信息時代讓數(shù)字化檔案助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營

任瑩瑩

摘 要：大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+的信息時代下，傳統(tǒng)檔案觀念與新技術(shù)的碰撞，檔案載體的豐富多樣，企業(yè)檔案管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。本文闡述企業(yè)檔案管理工作的重要性，分析企業(yè)檔案管理工作面臨的不足和挑戰(zhàn)，提出企業(yè)數(shù)字化檔案可持續(xù)發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息時代;檔案資源開發(fā);企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息時代的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)的價值、形式等方面對企業(yè)生產(chǎn)運營產(chǎn)生了巨大影響。企業(yè)檔案的數(shù)字化信息資源作為一項無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。習(xí)近平總書記曾對檔案工作做出評價：寶貴經(jīng)驗與慘痛教訓(xùn)的總結(jié)、社會發(fā)展規(guī)律的充分認(rèn)知、國家的可持續(xù)發(fā)展均離不開檔案資源的科學(xué)管理、有效開發(fā)與合理運用。立足檔案資源，努力做好檔案開發(fā)利用工作，在完成服務(wù)保障工作的同時，助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，提升企業(yè)核心競爭力。

1、企業(yè)檔案數(shù)字化開發(fā)利用的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)歷史的原始性記憶，它真實而全面地記錄了企業(yè)的過去與現(xiàn)在，見證了企業(yè)的成長，不僅是企業(yè)生產(chǎn)、管理等時間活動的客觀反映，也包含企業(yè)的知識、技術(shù)和經(jīng)驗，更蘊含著豐富的企業(yè)文化，是企業(yè)重要的信息資源、文化資源。企業(yè)檔案在構(gòu)成、內(nèi)容、形式上的多樣性以及數(shù)量上的與日俱增，加之企業(yè)對檔案集中統(tǒng)一管理的原則，使檔案在企業(yè)文化積累方面具有不可替代的作用。

檔案的鑒定、統(tǒng)計、歸納、整理工作具有很強(qiáng)的技術(shù)性和科學(xué)性、政治性。檔案的信息不僅具有潛在的歷史價值，同時也是企業(yè)進(jìn)步的基石，企業(yè)如果運用得當(dāng)，肯定可以更好地發(fā)揮其在國計民生中的重要作用。信息時代，各企業(yè)面對激烈的市場競爭壓力，只有合理利用檔案、分析數(shù)據(jù)，將檔案中的信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能提高企業(yè)競爭力，開發(fā)創(chuàng)新新技術(shù)、管理經(jīng)驗、設(shè)備運維經(jīng)驗等，具有很高的市場經(jīng)濟(jì)價值。檔案開發(fā)利用工作是檔案工作的一個重要內(nèi)容，更是彰顯檔案價值、服務(wù)企業(yè)發(fā)展、傳承和傳播企業(yè)文化的一個重要途徑。

2、企業(yè)檔案數(shù)字化開發(fā)利用中存在的問題

2.1檔案的特殊屬性束縛了檔案信息資源的開發(fā)和利用。由于歷史上檔案通常是國家所收藏和使用的資源，因此檔案的屬性帶有濃重的政治色彩。同樣在企業(yè)中，絕大部分企業(yè)員工對檔案產(chǎn)生敬畏感，這就減弱了檔案信息資源需求的提出。此外，某些企業(yè)的部分檔案具有一定的密級或商業(yè)秘密屬性，這就限定了檔案使用者的范圍。由于檔案本身的原因和某些認(rèn)識上的偏差，從而使得檔案信息資源遠(yuǎn)離企業(yè)員工，整個企業(yè)的檔案利用意識薄弱，最終束縛了整個企業(yè)的檔案信息資源建設(shè)。

2.2企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不足。信息化飛速發(fā)展的時代下，要使得檔案數(shù)字化開發(fā)工作實現(xiàn)質(zhì)的提升，企業(yè)的信息化建設(shè)也需要投入大量的資金，配套設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)人才，同時企業(yè)要獲得更多的效益，在其信息資源的開發(fā)中都主要以自身生產(chǎn)經(jīng)營為主，常忽略了檔案資源信息化建設(shè)上的投入。

2.3檔案信息資源的質(zhì)量需要進(jìn)一步提升。大數(shù)據(jù)時代信息量的巨大是顯著特征，在海量資源中獲取最大化價值的資源是企業(yè)檔案管理必須具備的基本技能，但是在企業(yè)檔案收集資源中，檔案質(zhì)量卻難以得到保證。影響因素繁多，首先，企業(yè)為盡可能提升自身所具備的信息資源，在檔案信息的整合中通常會從各方面進(jìn)行收集，這提升了檔案資源的豐富性，但也同時增加了初期收集人員的篩選工作量，難以對檔案質(zhì)量把關(guān);再有工作人員鑒別有價值資源的范圍和工作量相應(yīng)增大，整合、分析工作難度增加，因此提升檔案資源質(zhì)量是一個需要關(guān)注的問題。

2.4信息時代下檔案工作及時含量越來越高，檔案資源載體日漸豐富，這對檔案人員的能力、綜合素質(zhì)等要求不斷提升，需要檔案管理人員具備過硬的計算機(jī)操作能力以保障信息資源的安全，同時還需要具備良好的檔案管理能力。要求檔案人員主動服務(wù)意識，檔案管理工作雖然不直接參與企業(yè)一線的經(jīng)營生產(chǎn)，但檔案工作服務(wù)于企業(yè)管理的前線。而現(xiàn)階段大多數(shù)的檔案工作人員并沒有樹立主動為企業(yè)生產(chǎn)人員服務(wù)的意識，逐漸養(yǎng)成了“你問我查”的被動式、等待型的工作思維。這就直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案信息資源的被動開發(fā)甚至不開發(fā)不建設(shè)的尷尬局面。

3、信息時代下拓展檔案數(shù)字化開發(fā)利用建議

增強(qiáng)全員檔案意識，企業(yè)以領(lǐng)導(dǎo)重視為前提，優(yōu)化企業(yè)檔案工作環(huán)境，以重點工程檔案工作為重點，夯實企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)。在檔案工作人員、設(shè)施、經(jīng)費保障有力的基礎(chǔ)上，注重企業(yè)檔案管理規(guī)章制度的建立和完善，明確重點建設(shè)工程檔案工作要求。針對企業(yè)在建、新建項目較多、投資額巨大的情況，多方征詢意見，專門發(fā)文要求各重點建設(shè)項目要編制各單位項目檔案工作方案，將項目檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制;納入項目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)理制和合同管理制;納入項目建設(shè)管理計劃和工作程序，納入工程質(zhì)量日常檢查，采取有效措施，使檔案驗收工作和工程驗收同步，確保項目檔案能夠真實、有效地反映工程建設(shè)的全過程，做到完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，滿足開發(fā)利用的需要。及時制訂印發(fā)了《XX公司基本建設(shè)項目檔案管理實施細(xì)則》，規(guī)定了文件的收集、整理、歸檔、編制的要求，使各新建、擴(kuò)建、改建和技改等建設(shè)項目檔案工作有了可參照執(zhí)行的制度標(biāo)準(zhǔn)。全力抓好重點工程檔案工作。嚴(yán)格執(zhí)行重點工程項目檔案登記移交制度和專項驗收制度，做好重點建設(shè)項目檔案管理登記、專項驗收和基建達(dá)標(biāo)工作。

以信息化建設(shè)為平臺，建立檔案管理系統(tǒng)，與企業(yè)OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、流程平臺等內(nèi)部系統(tǒng)集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成線上歸檔，豐富了檔案資源的同時進(jìn)行了數(shù)據(jù)線上篩選、分析、鑒別，努力實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化共享。檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)共享，是其對外宣傳的“窗口”，豐富的內(nèi)容及海量的數(shù)據(jù)極易吸引用戶，充分應(yīng)用信息化手段整合資源，提升企業(yè)工作效率。完善系統(tǒng)自身不足的同時，要建設(shè)嚴(yán)密的系統(tǒng)安全體系，以保障信息資源的安全共享，切實提升檔案管理工作水平。

樹立積極的檔案服務(wù)觀念，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)，樹立開放、共享、主動、創(chuàng)新的服務(wù)意識，檔案人員要變被動服務(wù)為積極、主動服務(wù)，有效地分析員工的潛在需求，主動為企業(yè)員工提供方便、快捷的信息服務(wù)，樹立“一切為用戶服務(wù)”的宗旨，保證查全率和查準(zhǔn)率都能達(dá)到100%，滿足員工的檔案信息需求。

實踐證明，企業(yè)檔案工作對企業(yè)各項工作的開展都具有促進(jìn)作用，通過增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識，梳理檔案服務(wù)觀，建立檔案管理制度，加快信息化檔案平臺建設(shè)，有利于企業(yè)提高檔案數(shù)字化利用率，促進(jìn)檔案管理工作水平的提升，從而促進(jìn)檔案資源助力企業(yè)生產(chǎn)運營。