新時(shí)期學(xué)校檔案管理的工作創(chuàng)新

摘 要：學(xué)校檔案管理，是學(xué)校的重要工作。檔案管理工作事關(guān)學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展，是提高學(xué)校工作成效、深化教育改革的重要抓手。在我縣學(xué)前、小學(xué)、初中、高中和中職學(xué)校檔案管理工作中還存在一些阻礙效率提升的問(wèn)題。本文以中職學(xué)校為重點(diǎn)，分析了學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了新時(shí)期學(xué)校檔案管理的工作創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;學(xué)校檔案管理;工作創(chuàng)新

教育改革不斷深化，教育事業(yè)發(fā)展突飛猛進(jìn)。學(xué)校檔案客觀、真實(shí)地記錄了學(xué)校在各階段的工作成果和探索經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮了指導(dǎo)作用。在高速發(fā)展的時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)逐漸落后，舊的管理制度開(kāi)始顯露弊端和缺陷，在設(shè)施、人員、制度、工作效率等各方面，都存在明顯的不足。這對(duì)教育改革成果的鞏固和深化造成了一定的阻礙，影響了學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展。在新時(shí)期，如何創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作方法，提高工作效率，發(fā)揮學(xué)校檔案本身具備的借鑒、參考、憑證等作用，推動(dòng)學(xué)校管理中各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保障教育改革成果得到鞏固，這是教育管理工作中的重要課題。

一、新時(shí)期學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校管理層忽視檔案管理工作

檔案管理是一件長(zhǎng)期工作，在短期內(nèi)往往看不到明顯的成果和回報(bào)，這往往會(huì)讓一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案工作的重要性，刻意回避了在檔案管理工作中存在的問(wèn)題[1]。由于有限的資金都投入到了教學(xué)資源的購(gòu)置中，造成了檔案管理配套設(shè)備的缺失，而設(shè)備的缺失更增加了檔案管理工作的難度，最終導(dǎo)致校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步回避檔案管理工作，這三個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，形成了惡性循環(huán)。這就導(dǎo)致檔案管理工作一直被其他教務(wù)工作所邊緣化，檔案管理問(wèn)題一直得不到有效解決。如何提高全體教職工對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視，這是新時(shí)期學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新面對(duì)的首要問(wèn)題。

（二）未實(shí)行辦公信息化

辦公信息化，這是新時(shí)代背景下，科技發(fā)展帶來(lái)的便利條件。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化能顯著的提高工作效率、減少失誤的風(fēng)險(xiǎn)。在觀察中發(fā)現(xiàn)很多中職學(xué)校依然在采用紙質(zhì)檔案，這種傳統(tǒng)的工作模式不僅僅效率低，而且會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力。信息化檔案對(duì)比紙質(zhì)檔案有兩大優(yōu)勢(shì)，第一，安全性高，紙質(zhì)檔案存在丟失、破損等隱患，而電子檔案則沒(méi)有這個(gè)問(wèn)題，電子檔案可以自動(dòng)檢測(cè)文件的完整性，并且通過(guò)備份、加密等手段為檔案內(nèi)容上多把“鎖”，保障文件的安全性;第二，存取方便，電子檔案無(wú)論是保存還是調(diào)取，在效率上都遠(yuǎn)勝傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，由于計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，直接省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案步驟復(fù)雜地分類和尋找工作[2]?；蛟S是由于缺乏信息化人才，或許是由于校方的忽視，檔案管理工作辦公信息化一直沒(méi)有得到實(shí)施，這是學(xué)校管理層需要思考的問(wèn)題。

（三）相關(guān)制度不完善

就我縣中職學(xué)校的情況而言，檔案管理人員配置少、沒(méi)有專職檔案管理工作人員、缺乏明細(xì)的工作流程是普遍存在的現(xiàn)象，很多學(xué)校的檔案管理工作都是由教師兼任。而這些教師時(shí)常忙于日常工作，鮮有時(shí)間和精力來(lái)處理檔案問(wèn)題，在檔案的保存和調(diào)取上非常不方便，甚至不少學(xué)校都默許了各辦公室自行保管檔案，這導(dǎo)致學(xué)校檔案室長(zhǎng)期處在檔案缺失的狀態(tài)中。而學(xué)校在臨近上級(jí)檢查時(shí)，又要?jiǎng)佑么罅咳肆ξ锪?lái)完善檔案，不僅造成了資源的浪費(fèi)，也導(dǎo)致了檔案內(nèi)容失去真實(shí)性。這種現(xiàn)象的存在，對(duì)我縣教育管理工作造成了系統(tǒng)性的風(fēng)險(xiǎn)[3]。如何開(kāi)展制度創(chuàng)新，提高檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性，這是現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作的重要內(nèi)容。

二、新時(shí)期學(xué)校檔案管理創(chuàng)新措施

（一）提高管理層重視

學(xué)校管理層對(duì)于檔案工作缺乏重視，這是在實(shí)踐中第一個(gè)要解決的問(wèn)題。首先，管理層應(yīng)提高重視，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，以及長(zhǎng)久以來(lái)忽視檔案管理所造成的惡性循環(huán)。其次，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，并定期組織考核，主要考察管理人員是否能夠嚴(yán)格按照工作流程辦事，能否遵守保密協(xié)議，保障培訓(xùn)產(chǎn)生相應(yīng)的效果。同時(shí)，為全體教職工舉辦檔案管理知識(shí)講座，讓全體教職工認(rèn)識(shí)到遵守檔案管理制度的重要性和意義，使其積極配合檔案管理，推動(dòng)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

（二）辦公信息化創(chuàng)新

信息技術(shù)的普及，極大地提高了各行業(yè)的辦公效率。對(duì)于學(xué)校檔案管理來(lái)說(shuō)，更是極大的助力。由于檔案管理工作流程固定且可編碼，因此可以有效地實(shí)現(xiàn)信息化。同時(shí)，信息化還提升了檔案管理的安全性和便利性，這對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式是一次巨大的顛覆和創(chuàng)新。在工作實(shí)踐中，各學(xué)校要積極推進(jìn)檔案管理的辦公信息化，引進(jìn)相關(guān)人才，將檔案以電子數(shù)據(jù)的形式加密保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，并定期進(jìn)行維護(hù)。這樣一來(lái)，檔案管理工作效率就會(huì)大大提升，檔案損壞、檔案丟失等情況從此不會(huì)再發(fā)生，檔案的調(diào)取只需要借助計(jì)算機(jī)的檢索功能便能實(shí)現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)辦公信息化創(chuàng)新服務(wù)，學(xué)校方面需要一定的資金投入，但是這筆投入是一次性的，并且會(huì)因此省下更多的人力、物力、財(cái)力，可以說(shuō)是有百利而無(wú)一害。

（三）管理機(jī)制創(chuàng)新

建立健全新時(shí)代下的檔案管理制度，是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的長(zhǎng)久保障。由于各學(xué)校具體情況存在一定的差異性，工作評(píng)價(jià)機(jī)制也標(biāo)準(zhǔn)不一，所以學(xué)校對(duì)檔案管理制度建設(shè)不能照搬照抄，還需要從實(shí)際情況出發(fā)，建立適用于各校的特色化、本土化的檔案管理制度。所謂“好的制度，就是行得通的制度”，制度建設(shè)要從實(shí)現(xiàn)發(fā)展的角度出發(fā)，細(xì)化工作流程，提高制度的實(shí)用性和規(guī)范性，設(shè)立監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制，保障機(jī)制長(zhǎng)效運(yùn)轉(zhuǎn)。在工作實(shí)踐中，應(yīng)將檔案管理人員工作規(guī)范進(jìn)行詳細(xì)而明確的規(guī)范，并形成工作手冊(cè);并對(duì)工作成果建立考核機(jī)制，激發(fā)管理人員的自覺(jué)意識(shí)。

（四）檔案服務(wù)創(chuàng)新

學(xué)校進(jìn)行檔案管理的目的之一，就是為了方便調(diào)取使用，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，在提高學(xué)校檔案資源利用效率的同時(shí)，也激發(fā)了全校人員自覺(jué)配合檔案管理工作的意識(shí)?，F(xiàn)階段的學(xué)校檔案管理，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)服務(wù)效率的重視，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，讓信息資料更方便地被提供給使用者，有效發(fā)揮學(xué)校檔案室的基本功能。在工作實(shí)踐中，學(xué)校應(yīng)建立校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檔案查詢平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息調(diào)取的自動(dòng)化，進(jìn)一步提升使用效率和滿意度。在面臨上級(jí)單位各項(xiàng)工作檢查時(shí)，也能及時(shí)提供全面、完整、真實(shí)的檔案信息，這對(duì)提升學(xué)校整體工作效率具有很大的幫助。

結(jié) 語(yǔ)

新時(shí)期的學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新，需要從四個(gè)方面入手，多途并舉，形成合力。在實(shí)踐中強(qiáng)化校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，提高管理人員的工作效率，建立健全管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量提升，讓學(xué)校檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用，持續(xù)推動(dòng)學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)立德樹(shù)人的總目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳思宇. 新時(shí)期學(xué)校檔案信息化管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑研究[J]. 今日財(cái)富：中國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)， 2019， 000（009）：P.197-197.

[2] 林秋燕（Lin， Chiu-Yen）， 楊曉雯（Yang， Hsiao-Wen）. 我國(guó)國(guó)家檔案管理及服務(wù)變革之規(guī)劃與推動(dòng)[J]. 檔案季刊， 2019， 18（1）：4-21.

[3] 蔣偉紅. 新時(shí)代職業(yè)學(xué)院檔案管理工作創(chuàng)新策略探究[J]. 現(xiàn)代職業(yè)教育， 2019， 000（005）：220-221.

作者簡(jiǎn)介：羅黎（1985-02），性別：女，民族：漢族，籍貫：四川廣安，職務(wù)/職稱：學(xué)生資助管理中心館員，學(xué)歷：本科，單位：岳池縣學(xué)生資助管理中心，研究方向：檔案管理。