檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制措施分析

顧梅

摘 要 信息化時(shí)代來(lái)臨后，各領(lǐng)域都進(jìn)入了高速發(fā)展的階段。國(guó)家電網(wǎng)作為最重要的國(guó)家形式之一，在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下發(fā)揮的作用越來(lái)越大。檔案管理是國(guó)家電網(wǎng)最基礎(chǔ)的管理工作，如何有效利用檔案提高國(guó)家電網(wǎng)業(yè)務(wù)水平，已經(jīng)成為國(guó)家電網(wǎng)的首要工作目標(biāo)。國(guó)家電網(wǎng)管理者應(yīng)該牢牢抓住信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的契機(jī)，積極推動(dòng)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，促進(jìn)自身檔案管理水平不斷提高，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供全方位的支持。

關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化;安全保密控制;質(zhì)量

引言

檔案管理作為國(guó)家電網(wǎng)管理工作的重要組成部分之一，發(fā)揮著組織協(xié)調(diào)國(guó)家電網(wǎng)內(nèi)部工作的積極作用。電子信息技術(shù)的發(fā)展，為國(guó)家電網(wǎng)檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展指明了方向。雖然國(guó)家電網(wǎng)工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查詢、閱讀檔案工作的效率得到了顯著提高，但是因?yàn)槭艿礁鞣N外部因素的影響，國(guó)家電網(wǎng)的數(shù)字化檔案管理仍然存在諸多問(wèn)題[1]。因此，國(guó)家電網(wǎng)檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)影響檔案管理工作高效開(kāi)展的因素，并以此為基礎(chǔ)采取積極有效的應(yīng)對(duì)措施，才能確保國(guó)家電網(wǎng)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。

1檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制策略與安全保密措施

1.1 做好歸檔文件整理

在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理環(huán)節(jié)，諸如場(chǎng)地、崗位人員、檔案實(shí)體、信息技術(shù)等因素均有可能影響到檔案數(shù)字化質(zhì)量，因此應(yīng)從管理制度層面入手建立約束機(jī)制，圍繞檔案數(shù)字化管理方法、檔案數(shù)字化驗(yàn)收細(xì)則、檔案保密管理制度等層面推進(jìn)制度體系建設(shè)，為檔案數(shù)字化工作的具體執(zhí)行提供參考標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)面向檔案數(shù)字化掃描與加工環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作隊(duì)伍建設(shè)，保證檔案工作人員具備專業(yè)檔案管理知識(shí)、工作能力及計(jì)算機(jī)操作技能，圍繞自主加工、業(yè)務(wù)外包等不同形式進(jìn)行專項(xiàng)工作方案的設(shè)計(jì)，并成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，為檔案整理與加工創(chuàng)設(shè)完備的組織基礎(chǔ)。在檔案數(shù)字化掃描處理前，工作人員需依據(jù)規(guī)范預(yù)先完成紙質(zhì)檔案的歸檔整理，針對(duì)檔案資料是否歸檔及其保管期限進(jìn)行逐一鑒定，做好文件頁(yè)排序、頁(yè)碼編寫(xiě)、蓋章填寫(xiě)與檔案編目等工作，為掃描與加工提供完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的原始檔案，修復(fù)破損、褪色檔案，保障檔案質(zhì)量符合規(guī)范要求。做好出入庫(kù)檔案類型、數(shù)量等情況的清點(diǎn)登記，保障檔案實(shí)體安全。

1.2 檔案數(shù)字化掃描管理

在檔案數(shù)字化掃描加工環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格基于新規(guī)范的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)控制，針對(duì)年度歸檔紙質(zhì)非涉密檔案執(zhí)行全部掃描，依照檔案排列順序完成圖像掃描，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字圖像保持一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，對(duì)有無(wú)歸檔章、頁(yè)碼標(biāo)識(shí)是否正確、圖像完整度、字跡清晰度、方向準(zhǔn)確性、圖像明暗度等指標(biāo)進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量的嚴(yán)格把控。在執(zhí)行檔案數(shù)字化掃描任務(wù)時(shí)，要求工作人員嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)規(guī)程完成掃描儀連接、驅(qū)動(dòng)裝置及軟件安裝等操作，確保熟練掌握掃描處理方法、調(diào)節(jié)掃描儀的參數(shù)，并依照放入、掃描、拿出三個(gè)步驟完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描處理[2]。開(kāi)始掃描前，工作人員需結(jié)合檔案類型、處理要求進(jìn)行掃描方式、色彩模式、分辨率、存儲(chǔ)格式等項(xiàng)目的鑒別與設(shè)置。例如在掃描方式上，當(dāng)前常用掃描儀包含手持式、平板式、高拍式、膠片式等多種類型，需依據(jù)檔案要求與紙張狀況選擇掃描儀;在色彩模式上，依據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)要求選用彩色模式掃描，并合理調(diào)節(jié)占用空間。在檔案數(shù)字化的圖像處理環(huán)節(jié)，由于紙張幅面、紙質(zhì)粗糙度、字跡顏色等因素均會(huì)影響到檔案掃描質(zhì)量，需運(yùn)用圖像處理軟件進(jìn)行圖像拼接、裁剪、旋轉(zhuǎn)、糾偏處理，保障掃描圖像符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 落實(shí)檔案移交管理

工作人員需基于檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行圖像質(zhì)量檢查，確保抽檢比例不低于10%、抽檢合格率達(dá)到100%，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的圖像進(jìn)行修改、補(bǔ)掃或重新掃描。同時(shí)，由于當(dāng)前主要采用目錄檢索的方式進(jìn)行數(shù)字檔案的查詢，因此工作人員應(yīng)注重檢查檔案目錄、圖像、副本等是否保持一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保檢查率達(dá)到100%，并針對(duì)其中的質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修改、調(diào)整。待確認(rèn)圖像、數(shù)據(jù)質(zhì)量合格后，需將數(shù)字檔案分別存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)與存儲(chǔ)介質(zhì)中，采用在線存儲(chǔ)與脫機(jī)存儲(chǔ)相配合的方式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)管理，做好檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)與說(shuō)明文件的存儲(chǔ)，建立完整的檔案元數(shù)據(jù)[3]。待完成驗(yàn)收、交接處理后，經(jīng)由蓋章確認(rèn)完成數(shù)據(jù)移交，做好檔案實(shí)體出入庫(kù)登記。

1.4 細(xì)化安全保密措施

由于檔案管理涉及保密等級(jí)較高的數(shù)據(jù)信息，對(duì)于數(shù)字檔案的安全保密工作提出了具體要求。應(yīng)編制完善檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所、設(shè)備與系統(tǒng)的安全保密制度，檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤(pán)、無(wú)線鼠標(biāo)等具有無(wú)線網(wǎng)絡(luò)功能的設(shè)備。落實(shí)數(shù)字化加工場(chǎng)所防火、防潮、防電、防震與電磁場(chǎng)屏蔽等安全防護(hù)措施，完善門(mén)禁系統(tǒng)與身份識(shí)別認(rèn)證系統(tǒng)，基于“最小授權(quán)原則”，進(jìn)行不同群體檔案資源管理權(quán)限、獲取權(quán)限的設(shè)計(jì)，并利用數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)操作情況的全過(guò)程監(jiān)控記錄，便于后續(xù)追查。應(yīng)建立數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)管理機(jī)制，利用電磁屏蔽裝置、殺毒軟件、防火墻等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)與數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)，防范出現(xiàn)檔案信息被篡改、盜取、丟失等問(wèn)題，并做好數(shù)據(jù)備份與加密處理。建立健全檔案安全保密制度，基于責(zé)任制進(jìn)行人員分工，落實(shí)具體的獎(jiǎng)懲措施，針對(duì)因人為因素引發(fā)的安全問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格懲處與追責(zé)，保障數(shù)字檔案安全。還應(yīng)健全人員管理機(jī)制，采用定期培訓(xùn)、考核評(píng)價(jià)等方式提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力，引導(dǎo)他們樹(shù)立高度安全保密意識(shí)，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)反饋、追責(zé)、督促整改，并在崗位調(diào)動(dòng)、人員離職等環(huán)節(jié)做好信息更新與權(quán)限變動(dòng)的設(shè)置，保證檔案安全。

2結(jié)束語(yǔ)

最新檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)面向檔案行業(yè)中的不同需求層次，致力于為用戶檢索、查詢信息提供便捷服務(wù)，依托計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程操作實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的資訊化應(yīng)用，有效構(gòu)建起不同檔案信息間的關(guān)聯(lián)性，配合安全保密方案、制度體系與監(jiān)管機(jī)制的建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化質(zhì)量，推進(jìn)檔案信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 龐新林.淺談檔案數(shù)字化的必要性及解決主要問(wèn)題的對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2019（7）：147-148.

[2] 范弘磊.淺議紙質(zhì)底圖檔案的數(shù)字化管理措施[J].機(jī)電兵船檔案，2019（3）：78-80.

[3] 胡乃琪.懷柔區(qū)檔案館多舉措加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工安全保密工作[J].北京檔案，2018（2）：63.