辦公自動(dòng)化的發(fā)展與實(shí)現(xiàn)技術(shù)

周峰

【摘? 要】我國(guó)現(xiàn)代化、信息化、智能化技術(shù)的發(fā)展進(jìn)程不斷加快，各個(gè)行業(yè)想要加快發(fā)展速度，必須積極主動(dòng)地推動(dòng)信息化建設(shè)，使用高效的辦公設(shè)備和自動(dòng)化技術(shù)，為企業(yè)各項(xiàng)信息管理工作的高效開展提供保障。論文就辦公設(shè)備自動(dòng)化管理的發(fā)展與實(shí)現(xiàn)技術(shù)中存在的各項(xiàng)問題進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)對(duì)策和措施。

【Abstract】China's modernization， informatization， intelligent technology development process is accelerating， all industries want to speed up the development speed， they must actively promote informatization construction and use efficient office equipment and automation technology to provide guarantee for the efficient development of various information management works in enterprises. This paper discusses the development of office equipment automation management and the various problems existing in implementation technology， and puts forward the corresponding countermeasures and measures.

【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè);設(shè)備管理;辦公自動(dòng)化;發(fā)展對(duì)策

【Keywords】informatization construction; equipment management; office automation; development countermeasures

【中圖分類號(hào)】TP317.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）11-0157-02

1 引言

我國(guó)的辦公軟件和辦公自動(dòng)化設(shè)備行業(yè)不斷進(jìn)步，隨著信息化的深入發(fā)展，對(duì)應(yīng)的辦公和管理的模式有了飛速的提升。企業(yè)進(jìn)行辦公自動(dòng)化技術(shù)使用，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)的信息化建設(shè)能提升辦公的經(jīng)濟(jì)質(zhì)量，加快社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐。企業(yè)的業(yè)務(wù)服務(wù)、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等都需要有高效的辦公處理設(shè)備和平臺(tái)管理。如何利用現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展來提高企業(yè)的服務(wù)效率水平，是當(dāng)今各個(gè)行業(yè)應(yīng)該著重關(guān)注的要點(diǎn)。

2 企業(yè)辦公自動(dòng)化和設(shè)備配套在發(fā)展中面臨的難題

在目前的企業(yè)運(yùn)行中，企業(yè)的辦公自動(dòng)化平臺(tái)構(gòu)建仍舊面臨著許多阻礙，以下是其信息化建設(shè)面臨的幾點(diǎn)難題。

2.1 辦公自動(dòng)化設(shè)備的資金投入不足

對(duì)于許多企業(yè)而言，由于規(guī)模較大，自動(dòng)化建設(shè)工作量也隨之增加，同時(shí)，企業(yè)中常常有大量業(yè)務(wù)信息涌入，這對(duì)辦公自動(dòng)化建設(shè)的設(shè)備和技術(shù)管理水平要求極高。也意味著企業(yè)需要投入較多的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行建設(shè)。然而許多企業(yè)并沒有較多的資金能供其使用投入，導(dǎo)致有些企業(yè)偏向于選擇傳統(tǒng)成本較低的人工登記管理方式。由于資金的缺乏導(dǎo)致了企業(yè)自動(dòng)化建設(shè)的停滯，不利于企業(yè)長(zhǎng)期運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。而資金充裕的企業(yè)，在初步投入部分設(shè)備設(shè)施取得成效后，便以為已經(jīng)達(dá)到了建設(shè)目的，停止繼續(xù)投入設(shè)備，疏于后期的設(shè)備和系統(tǒng)維護(hù)管理，導(dǎo)致企業(yè)的自動(dòng)化建設(shè)水平始終停留在初步階段。

2.2 沒有統(tǒng)一的辦公自動(dòng)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

關(guān)于企業(yè)的自動(dòng)化辦公平臺(tái)建設(shè)并沒有全面的標(biāo)準(zhǔn)和模板，可借鑒的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)較少，這為企業(yè)帶來許多建設(shè)問題，因其沒有統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于建設(shè)方式較為盲目和出現(xiàn)錯(cuò)誤等問題。由于國(guó)外在自動(dòng)化辦公方面已發(fā)展多年，許多企業(yè)會(huì)進(jìn)行模仿硬套，沒有結(jié)合自身的實(shí)際情況進(jìn)行改造，帶來了較低的建設(shè)效益。國(guó)內(nèi)各個(gè)企業(yè)的自動(dòng)化辦公建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)并沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這阻礙了企業(yè)之間的信息軟件共享，無法有效提升辦公行業(yè)的整體發(fā)展質(zhì)量。

2.3 管理層重視度不高

當(dāng)前，許多企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者對(duì)于自動(dòng)化辦公管理并沒有較高的了解度和重視度，認(rèn)為自動(dòng)化建設(shè)的時(shí)間成本較大，無法直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，更加注重企業(yè)其他利潤(rùn)較高的工作建設(shè)。當(dāng)企業(yè)辦公自動(dòng)化管理建設(shè)的重視程度不足時(shí)，會(huì)導(dǎo)致辦公自動(dòng)化發(fā)展遇到較大的阻礙。當(dāng)管理層青睞于使用傳統(tǒng)的管理模式，長(zhǎng)此以往會(huì)為自動(dòng)化建設(shè)的發(fā)展帶來負(fù)面的影響。

2.4 企業(yè)缺乏專業(yè)人才

管理層對(duì)辦公自動(dòng)化關(guān)注度不夠，會(huì)使得資金投入較低，自動(dòng)化設(shè)備和系統(tǒng)運(yùn)行管理進(jìn)程較慢。這也間接導(dǎo)致了企業(yè)對(duì)于辦公設(shè)備自動(dòng)化軟件人才的不重視，沒有提供較好的薪資待遇。建設(shè)辦公自動(dòng)化平臺(tái)和系統(tǒng)維護(hù)開發(fā)等工作都需要有高專業(yè)水平的人才。企業(yè)的不重視加上復(fù)合型人才的匱乏，會(huì)使得辦公自動(dòng)化建設(shè)難以高效發(fā)展，企業(yè)的自動(dòng)化辦公設(shè)備以及投入資金也無法發(fā)揮效用。

3 企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)問題的解決對(duì)策

辦公自動(dòng)化改造應(yīng)該是企業(yè)的重點(diǎn)發(fā)展對(duì)象，其發(fā)展建設(shè)緊緊關(guān)系著我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展進(jìn)程，以下是加強(qiáng)企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的幾點(diǎn)發(fā)展對(duì)策。

3.1 加大資金投入，完善企業(yè)辦公設(shè)備設(shè)施

在企業(yè)辦公自動(dòng)化發(fā)展的各項(xiàng)要求中，自動(dòng)化信息平臺(tái)系統(tǒng)設(shè)備建設(shè)是必不可少的環(huán)節(jié)之一，這要求企業(yè)擁有較先進(jìn)的信息技術(shù)水平，同時(shí)，必須讓企業(yè)辦公人員了解到自動(dòng)化建設(shè)的重要性，通過全員動(dòng)員共同構(gòu)建完善的自動(dòng)化信息辦公系統(tǒng)。同時(shí)，要設(shè)立一個(gè)管理部門，對(duì)于企業(yè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)管理，保障其良好高效地運(yùn)行，避免系統(tǒng)問題出現(xiàn)，對(duì)企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)隱患。當(dāng)前，我國(guó)的自動(dòng)化辦公技術(shù)和設(shè)備仍然在初步發(fā)展階段，企業(yè)信息系統(tǒng)仍需不斷改進(jìn)完善，才能日漸滿足企業(yè)日常使用需要，為辦公自動(dòng)處理提供保障。

3.2 創(chuàng)建專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)

辦公自動(dòng)化建設(shè)中面臨的難點(diǎn)之一就是技術(shù)人才的匱乏，因此，想要提高企業(yè)的建設(shè)質(zhì)量，必須創(chuàng)建一支具有高水準(zhǔn)的專業(yè)自動(dòng)化技術(shù)人才團(tuán)隊(duì)，通過尋找既能夠高效辦公同時(shí)又精通信息技術(shù)的人才，給予其較高的薪資水平，讓其能更好地為企業(yè)自動(dòng)化辦公建設(shè)貢獻(xiàn)力量。除此之外，也可以對(duì)企業(yè)工作人員進(jìn)行相關(guān)的自動(dòng)化技術(shù)培訓(xùn)，給予獎(jiǎng)勵(lì)讓其主動(dòng)提高自身能力水平，企業(yè)要設(shè)置完善的技能人才培訓(xùn)計(jì)劃。同時(shí)，加強(qiáng)企業(yè)的學(xué)習(xí)氛圍建設(shè)，讓員工更加重視自動(dòng)化發(fā)展，設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓員工主動(dòng)積極進(jìn)行自身素養(yǎng)的提高，從根本上提高企業(yè)自動(dòng)化辦公建設(shè)水平。

3.3 保障企業(yè)的信息安全

隨著自動(dòng)化時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展，各企業(yè)自動(dòng)化平臺(tái)上的數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)泄露和被利用等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于企業(yè)而言，系統(tǒng)中公司信息是十分詳細(xì)私密的，一旦被有心人泄露并利用，將為企業(yè)帶來巨大的利益?zhèn)?。所以，企業(yè)的自動(dòng)化信息數(shù)據(jù)必須有嚴(yán)苛的保障措施，對(duì)于企業(yè)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)，必須有足夠的安全保障。企業(yè)可以選擇較有名望和保障的系統(tǒng)開發(fā)公司進(jìn)行開發(fā)服務(wù)的購(gòu)買。要加快統(tǒng)一企業(yè)信息自動(dòng)化建設(shè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，完善各項(xiàng)制度，也可對(duì)企業(yè)本身已使用的自動(dòng)系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)和完善改造，加強(qiáng)設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)管理，保證企業(yè)的辦公系統(tǒng)安全度。

4 辦公自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異，辦公自動(dòng)化在各行業(yè)不斷普及，各個(gè)企業(yè)的自動(dòng)化進(jìn)程仍在加速發(fā)展，以下是幾點(diǎn)自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)中的具體應(yīng)用。

4.1 在企業(yè)管理流程中的應(yīng)用

自動(dòng)化辦公應(yīng)用的重要成效之一就是能夠減少各項(xiàng)人工工作的時(shí)間和勞動(dòng)的成本，能夠使用高效的工作流程，提高各項(xiàng)工作的效率。企業(yè)的自動(dòng)化應(yīng)用成效之一即對(duì)審批管理工作的簡(jiǎn)化。自動(dòng)化技術(shù)和辦公設(shè)備的完善為企業(yè)帶來了更為簡(jiǎn)單的管理流程，建設(shè)了完善的信息系統(tǒng)體系，工作人員從傳統(tǒng)的人工記錄轉(zhuǎn)化為電腦和掃描設(shè)備的自動(dòng)調(diào)整錄入，將業(yè)務(wù)信息放入一個(gè)全企業(yè)共同使用的系統(tǒng)之中，讓各方人員進(jìn)行管理審核，降低了業(yè)務(wù)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤、錯(cuò)漏的風(fēng)險(xiǎn)，為員工和管理層的審批工作提供便利[1]。

4.2 在企業(yè)業(yè)務(wù)管理中的應(yīng)用

在企業(yè)中重要的業(yè)務(wù)包括常見的商務(wù)、溝通、比價(jià)、合同管理等。這幾項(xiàng)業(yè)務(wù)層層聯(lián)系著企業(yè)的工作效率與處理水平。在企業(yè)業(yè)務(wù)管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，建立業(yè)務(wù)自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)，通過整個(gè)流程的系統(tǒng)應(yīng)用，將供應(yīng)商和合作方的信息自動(dòng)進(jìn)行高效的采集、整合、處理。同時(shí)，在各個(gè)部門能夠進(jìn)行高效的業(yè)務(wù)信息對(duì)接，讓業(yè)務(wù)工作流程簡(jiǎn)化處理，提升企業(yè)的業(yè)務(wù)辦公效率水平，輔助企業(yè)業(yè)務(wù)管理工作的開展。

4.3 在企業(yè)信息決策中的應(yīng)用

企業(yè)的各項(xiàng)工作決策、發(fā)展決策以及業(yè)務(wù)方案決策等，都需要極大量的自動(dòng)數(shù)據(jù)分析機(jī)制和討論工作。應(yīng)用自動(dòng)化辦公技術(shù)，搭建企業(yè)的自動(dòng)化信息決策系統(tǒng)，能提高企業(yè)全方位的決策工作效率，通過海量數(shù)據(jù)資料分析整合，得出有效的戰(zhàn)略決策結(jié)論。通過辦公決策系統(tǒng)的使用，可以制定企業(yè)未來的各項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略決策目標(biāo)，尋找清晰的發(fā)展戰(zhàn)略方向，滿足可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略要求。公自動(dòng)化技術(shù)的飛速發(fā)展，為企業(yè)的決策有效性提供了可靠的分析系統(tǒng)，保證了企業(yè)的有效運(yùn)行和長(zhǎng)效發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

近年來，隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)科技的普及，自動(dòng)化作業(yè)水平在各行各業(yè)都得到了較大的提升。在各個(gè)行業(yè)中，辦公自動(dòng)化建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來較高的服務(wù)水平和服務(wù)效率，加快業(yè)務(wù)審批流程，實(shí)現(xiàn)高效的企業(yè)信息共享。但當(dāng)下的企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)步伐較為緩慢，現(xiàn)存問題較多，只有不斷進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)和設(shè)備完善，才能為企業(yè)管理提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】姚卿達(dá).辦公自動(dòng)化的發(fā)展與實(shí)現(xiàn)技術(shù)[J].現(xiàn)代計(jì)算機(jī)：下半月版，2018（9）：4-10.