大數(shù)據(jù)背景下中小企業(yè)人事檔案信息化管理的問(wèn)題與對(duì)策

杜坤 王俊鶴 楊蕭

【摘? 要】在大數(shù)據(jù)背景下，信息化技術(shù)快速發(fā)展，中小企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已逐漸落后。論文通過(guò)闡述人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題，提出合理對(duì)應(yīng)的解決方案，以便人事檔案信息化管理進(jìn)程的順利推進(jìn)，為中小企業(yè)的發(fā)展提供更高效的服務(wù)。

【Abstract】Under the background of big data， with the rapid development of informatization technology， the traditional paper archives management mode of small and medium-sized enterprises has gradually lagged behind. Through the elaboration of the problems existing in the informatization management of personnel archives， the paper proposes reasonable corresponding solutions， so as to smoothly advance the informatization management process of personnel archives and provide more efficient services for the development of small and medium-sized enterprises.

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化管理;大數(shù)據(jù)

【Keywords】personnel archives; informatization management; big data

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271;F276.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）11-0001-02

1 大數(shù)據(jù)背景下中小企業(yè)人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)背景下，信息科技迅猛發(fā)展，中小企業(yè)也卷入時(shí)代的洪流，在邁向信息化的進(jìn)程中中小企業(yè)人事檔案信息化管理水平參差不齊，暴露出各種問(wèn)題。大部分中小企業(yè)缺乏對(duì)這一方面的重視，導(dǎo)致人事檔案信息化管理的工作質(zhì)量和效率低下，無(wú)法展現(xiàn)與大數(shù)據(jù)結(jié)合的優(yōu)勢(shì)。中小企業(yè)人事檔案信息化管理進(jìn)程緩慢和信息環(huán)境十分薄弱，這更是阻礙人事檔案信息化管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 當(dāng)前中小企業(yè)人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 信息化管理意識(shí)薄弱，重視程度不足

縱觀中小企業(yè)的人事檔案工作，大部分中小企業(yè)人事檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)匱乏并且不受領(lǐng)導(dǎo)管理層的器重，無(wú)法做到真正的識(shí)人、知人、用人，使得人事檔案管理步伐落后于企業(yè)的發(fā)展速度，也未滿足企業(yè)的發(fā)展要求。源于中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理層的信息化管理意識(shí)淡薄，直接導(dǎo)致：企業(yè)的人事檔案工作停留在最初階段，僅僅是查閱、傳遞、不丟失、不泄露等;人事檔案信息化的基礎(chǔ)電子設(shè)備設(shè)施貧乏和信息化平臺(tái)建設(shè)不足，檔案管理人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)落后;檔案工作者的積極主動(dòng)性不夠，缺乏熱情，管理觀念陳舊，缺乏時(shí)代創(chuàng)新性;中小企業(yè)無(wú)法從中受益，更不能在海量的人事檔案信息資料中進(jìn)行有效整理和提取，難以挖掘有深度和有用的信息。

2.2 信息化管理存在模式問(wèn)題、制度弊端

現(xiàn)代大部分中小企業(yè)人事檔案管理模式與制度依然存有漏洞。一是模式問(wèn)題。人事檔案信息化管理工作仍處于手工或半手工半信息化整理階段，手工操作對(duì)于信息記錄以及后續(xù)處理都存在一定難度，工作時(shí)間、精力、強(qiáng)度均具有壓力，始終沒(méi)有與電子信息化手段結(jié)合。而半手工半信息化整理階段，前者占比依舊比后者大，傳統(tǒng)人事檔案管理模式與現(xiàn)代人事檔案信息化管理模式銜接問(wèn)題突出，未將管理制度與工作方法等完全融合，不能體現(xiàn)出信息化優(yōu)勢(shì)。二是制度弊端。人事檔案信息化管理制度體系不健全，中小企業(yè)所制定的工作規(guī)章制度和責(zé)任體系落后于檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案的記錄、管理、移交與更新等方面都沒(méi)有完善的要求，在執(zhí)行和落實(shí)時(shí)就存在嚴(yán)重弊端。

2.3 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平有待提高

從事人事檔案信息化管理的人員存在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)低下和缺乏創(chuàng)新兩方面問(wèn)題。一是專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)低下，由于中小企業(yè)對(duì)人事檔案信息化管理重視不足，所以招聘人才要求低，缺乏一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，面對(duì)信息化的數(shù)字系統(tǒng)，中小企業(yè)的設(shè)備投入及技術(shù)使用培訓(xùn)不足，致使檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足以支撐檔案信息化管理要求。若是招聘人才專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬，但同樣由于重視不足迫使檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致工作重心偏移和業(yè)務(wù)上無(wú)法精進(jìn)。二是缺乏創(chuàng)新，由于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高和專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)不扎實(shí)，實(shí)際信息化操作少就難有創(chuàng)新思維去創(chuàng)新新思路、新方法、新技術(shù)。

2.4 信息化基礎(chǔ)環(huán)境薄弱

如今正處于4G向5G邁進(jìn)的信息化時(shí)代，而大多數(shù)中小企業(yè)的人事檔案信息化仍處于表面階段。一是由于檔案管理人員的水平低以及人工操作比重大，使得人事檔案資料的記錄、篩選以及審核都可能出現(xiàn)紕漏，使得檔案資料缺乏準(zhǔn)確性、完整性及客觀性;二是人事檔案資源具備隱蔽性，因此，人事檔案信息的運(yùn)用始終是最初級(jí)的，難以實(shí)現(xiàn)共享功能和無(wú)法合理配置資源、挖掘員工潛能，不利于人才流動(dòng)和信息交流，大量的人事檔案信息資源被動(dòng)落后不能最大限度地利用;三是由于人事檔案信息化建設(shè)起步晚又開(kāi)展速度迅猛，許多中小企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)滯后，電子設(shè)備投入不足以及軟硬件設(shè)備配置不齊，無(wú)法有效操縱大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存等功能;四是信息化安全性有待提升，當(dāng)前數(shù)據(jù)安全是重心，信息的丟失、泄露都會(huì)產(chǎn)生不可估量的損失。

3 大數(shù)據(jù)背景下中小企業(yè)人事檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)信息化管理意識(shí)，提高重視程度

中小企業(yè)是由領(lǐng)導(dǎo)管理層進(jìn)行工作規(guī)劃和指導(dǎo)，通常領(lǐng)導(dǎo)管理層的人事檔案信息化管理意識(shí)直接決定和間接影響企業(yè)今后人事檔案的信息化程度。只有提升領(lǐng)導(dǎo)管理層對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度，才能加大人力、物力和財(cái)力的投入，從而提出宏觀上人事檔案信息化管理戰(zhàn)略規(guī)劃和微觀上人事檔案信息化管理工作指導(dǎo)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)管理層的信息化意識(shí)與時(shí)俱進(jìn)，能夠轉(zhuǎn)化管理觀念和方法，才能提高人事檔案信息化管理效率和順利開(kāi)展人事檔案信息化管理工作。

3.2 優(yōu)化信息化管理模式，健全信息化管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，面對(duì)人事檔案信息化存在的模式和制度問(wèn)題，要結(jié)合中小企業(yè)自身情況進(jìn)行優(yōu)化和完善。在模式方面，根據(jù)中小企業(yè)的實(shí)際狀況，將手工紙質(zhì)操作通過(guò)信息技術(shù)手段進(jìn)行圖文數(shù)字化處理，全面實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，建立起符合模式的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而提升人事檔案資料的精準(zhǔn)性和效率性。在制度方面，根據(jù)中小企業(yè)自身人事檔案信息化管理運(yùn)營(yíng)的情況，建立由人事檔案管理部門(mén)牽頭、各部門(mén)聯(lián)動(dòng)的組織體系，結(jié)合國(guó)家相應(yīng)的法律制度健全人事檔案信息化管理制度，也可結(jié)合大數(shù)據(jù)選用合適的APP進(jìn)行制度管理，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案工作“于法有據(jù)”。

3.3 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平，積極創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和成熟，對(duì)于中小企業(yè)從事人事檔案信息化管理的工作人員有更高的要求，亟需創(chuàng)建一支高水平、強(qiáng)能力的專(zhuān)業(yè)化檔案人才隊(duì)伍。建立人才隊(duì)伍有以下幾點(diǎn)要求：一是提高檔案人員的政治素養(yǎng)和保密安全意識(shí)，能夠保證人事檔案信息的隱私安全;二是確保檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)化能力，選拔具備優(yōu)秀專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力的人才，保證業(yè)務(wù)水平和工作能力，為公司開(kāi)展完善、準(zhǔn)確、高效的人事檔案工作;三是保障員工熱愛(ài)本職工作以及有高度的責(zé)任心和行動(dòng)力，對(duì)所管理的檔案內(nèi)容清晰，在人事檔案信息化管理的初步階段實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

3.4 營(yíng)造良好的信息化基礎(chǔ)環(huán)境

要想建設(shè)完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，營(yíng)造良好的信息化基礎(chǔ)環(huán)境是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一是充分施展大數(shù)據(jù)、云計(jì)算在人事檔案信息化管理中的功用，建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)電子信息加工技術(shù)對(duì)搜集的信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)圖文數(shù)據(jù)化，提高工作效率，減少人工紕漏，保證信息資料的客觀性、準(zhǔn)確性及完整性。二是在利用人事檔案資源時(shí)，結(jié)合人事信息重要性來(lái)權(quán)衡利弊，對(duì)于可以公開(kāi)的信息實(shí)現(xiàn)合理的資源共享，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。三是構(gòu)建并完善人事檔案信息化平臺(tái)，將檔案資料與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，提供更方便的檢索和閱讀方式，信息資源要及時(shí)更新保持時(shí)效性。同時(shí)，引入先進(jìn)的電子信息設(shè)備和卓越的技術(shù)，并定期檢修維護(hù)設(shè)備，注重電子設(shè)備的軟硬件配置，做好備份以避免意外，常規(guī)調(diào)試及時(shí)升級(jí)保證系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。四是建立相應(yīng)的安全機(jī)制，對(duì)檔案信息進(jìn)行拷貝，設(shè)置信息恢復(fù)功能以及保存好紙質(zhì)資料，確保文件儲(chǔ)存安全。做好計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)工作，避免資料泄露和黑客入侵等。對(duì)于檔案人員進(jìn)行安全機(jī)制培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案安全意識(shí)，營(yíng)造良好健康的信息環(huán)境。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，許多中小企業(yè)仍存在人事檔案信息化管理的短板，因此，中小企業(yè)必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的要求補(bǔ)全短板，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的重視，建立健全人事檔案信息化管理的模式制度，培養(yǎng)優(yōu)秀專(zhuān)業(yè)的人才，共創(chuàng)良好的信息環(huán)境。

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