智慧校園下的軍隊(duì)院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)

摘? 要： 隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中極其重要。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理中，是提高教學(xué)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化的必然選擇。教學(xué)檔案信息化是智慧校園建設(shè)中的必要環(huán)節(jié)，體現(xiàn)院校教育教學(xué)水平的發(fā)展。本文從院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要性，院校教學(xué)檔案管理中存在的問題和教學(xué)檔案信息化建設(shè)的可行性幾方面進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞： 智慧校園;教學(xué)檔案;信息化

中圖分類號(hào)： G271? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A? ? DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2020.10.037

本文著錄格式：田倩倩. 智慧校園下的軍隊(duì)院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)[J]. 軟件，2020，41（10）：148149+183

【Abstract】： With the promotion and development of smart campus construction， information technology is extremely important in the field of archives management. Applying modern information technology to teaching archives management is an inevitable choice to improve the efficiency of teaching archives management and realize the informatization of teaching archives. The informationization of teaching archives is a necessary link in the construction of smart campus， which reflects the development of education and teaching level in colleges and universities. This paper analyzes the necessity， problems and feasibility of the informationization construction of teaching archives in colleges and universities.

【Key words】： Smart campus; Teaching archives; Informatization

0? 引言

智慧校園的建設(shè)與發(fā)展，使軍隊(duì)院校信息化建設(shè)飛速發(fā)展。信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合已成為教育信息化的主旋律，作為教育信息化工作重要組成部分的教學(xué)檔案信息化，通過參與智慧校園的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化、科學(xué)化、服務(wù)化[1]。教學(xué)檔案信息化建設(shè)，首先實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案電子化，為信息化管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，完成高效的信息利用，以供下一步教育教學(xué)數(shù)據(jù)的整合、分析，真正做到為教育教學(xué)服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是我國檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展需求的必然趨勢(shì)，是提高檔案工作服務(wù)水平的必由之路[2]。

1? 院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1? 教學(xué)檔案是一種重要的信息資源

教學(xué)檔案，是指軍隊(duì)院校在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，是院校檔案的重要組成部分。教學(xué)檔案作為教育教學(xué)工作中重要的信息資源，通過檔案信息化建設(shè)，完成高效的檔案利用，才能體現(xiàn)教學(xué)檔案作為重要信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案對(duì)教育教學(xué)工作的數(shù)據(jù)支撐。

1.2? 教學(xué)檔案信息化建設(shè)完善于智慧校園建設(shè)。

教學(xué)檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)教育教學(xué)工作的信息化，教學(xué)檔案作為院校檔案的一部分，其信息化管理融入到智慧校園建設(shè)的大背景中，通過參與智慧校園的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案利用的科學(xué)化。教學(xué)檔案管理融入智慧校園建設(shè)，成為其中一環(huán)，有了強(qiáng)大的信息技術(shù)支持，既有利于檔案有效利用，又有利于完善智慧校園建設(shè)。

1.3? 教學(xué)檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理工作效率的保障

教學(xué)檔案的紙質(zhì)化手工管理、手工操作，導(dǎo)致人工查詢速度慢、準(zhǔn)確率低、出錯(cuò)率高，利用者需要不同數(shù)據(jù)時(shí)就要一遍遍查詢，嚴(yán)重影響利用效率，無法產(chǎn)生應(yīng)有的效益，滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展，無論是對(duì)教學(xué)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，還是對(duì)于智慧校園的建設(shè)，教學(xué)檔案的信息化建設(shè)顯得越發(fā)迫切。教學(xué)檔案信息化的建設(shè)，一方面可以提高檔案利用效率，減輕檔案工作者工作量，另一方面信息化管理有效保護(hù)檔案原件的完整性，避免多次翻閱造成原件的磨損破壞。

1.4? 教學(xué)檔案信息化建設(shè)是學(xué)校發(fā)展的必要保障

有效且高效利用教學(xué)檔案，充分利用教學(xué)檔案數(shù)據(jù)，是教學(xué)管理、學(xué)員培養(yǎng)等教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，利于為軍隊(duì)培養(yǎng)優(yōu)秀人才。在下一階段智慧校園建設(shè)中，接入機(jī)密網(wǎng)數(shù)據(jù)中心，利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)、超算平臺(tái)等完成對(duì)教育教學(xué)數(shù)據(jù)的整合、分析，真正做到位教育教學(xué)服務(wù)?！盾婈?duì)檔案條例》對(duì)檔案信息化管理提出了明確要求，對(duì)教學(xué)檔案的信息化管理，不僅是衡量教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志，同時(shí)對(duì)學(xué)?？茖W(xué)繁榮發(fā)展具有重要意義。

2? 院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨的問題

2.1? 缺乏配套的基礎(chǔ)設(shè)施

教學(xué)檔案信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施包括教學(xué)檔案管理軟件和配套的信息化設(shè)備。教學(xué)檔案管理軟件和計(jì)算機(jī)等信息化硬件設(shè)施配備不足、發(fā)展滯后、缺乏更新?lián)Q代，造成教學(xué)檔案的紙質(zhì)化手工管理、手工操作成為常態(tài)，從而使得教學(xué)檔案利用率極低，無法滿足現(xiàn)代化教育教學(xué)的發(fā)展需求。要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，相關(guān)的硬件、軟件是必備的，而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，還要定期進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)、換代，目前的軟硬件設(shè)施很難匹配教學(xué)檔案信息化的相應(yīng)要求[3]。

2.2? 重視程度不夠

隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理中得到了普遍的認(rèn)可，認(rèn)識(shí)到了教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要性，但受到傳統(tǒng)觀念的影響，教學(xué)檔案信息化建設(shè)得不到應(yīng)有的重視。首先表現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)缺乏全局觀念和自上而下的政策和措施，未將其納入院校建設(shè)的整體環(huán)境中統(tǒng)籌考慮，認(rèn)為教學(xué)檔案工作是教務(wù)工作的附屬而不是獨(dú)立的完整工作，檔案管理人員不能專職專干。其次是教學(xué)檔案室使用空間有限，除了庫存檔案外，檔案資料逐年增加，沒有檔案預(yù)留發(fā)展空間。

2.3? 教學(xué)管理制度不規(guī)范

雖然我國陸續(xù)頒布了一系列的檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，但是信息技術(shù)的快速發(fā)展，軍隊(duì)院校教學(xué)檔案管理?xiàng)l例已不能完全適應(yīng)當(dāng)前的教學(xué)檔案管理，缺乏具體的管理制度。院校教學(xué)檔案保存涉及范圍廣，在收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)缺乏完善的制度規(guī)范，比如教學(xué)檔案接收登記制度、教學(xué)檔案整理技術(shù)規(guī)范、教學(xué)檔案安全保密制度、教學(xué)檔案借閱制度等，在使用過程中不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響教學(xué)檔案信息化進(jìn)程。

3? 院校教學(xué)檔案信息化的可行性

3.1? 政策可行性

國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出，到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。中國人民解放軍總參謀部印發(fā)的《中國人民解放軍院校教學(xué)檔案工作規(guī)定》中一個(gè)

章節(jié)專門規(guī)定教學(xué)檔案信息化建設(shè)，提出院校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)部門，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，對(duì)教學(xué)檔案信息資源進(jìn)行加工處理，并充分利用教學(xué)檔案工作的信息化成果，建立教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫，為教學(xué)檔案信息的有效利用創(chuàng)造條件。2020年1月1日施行的《軍隊(duì)檔案條例》中規(guī)定當(dāng)前各單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保管的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，加快完成檔案數(shù)字化任務(wù)目標(biāo)，組織開展配套建設(shè)，在軍隊(duì)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、檔案信息共享系統(tǒng)建設(shè)成熟后，可以快速應(yīng)用發(fā)揮效益。軍隊(duì)院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

3.2? 技術(shù)可行性

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，為教學(xué)檔案信息化建設(shè)提供了必要的技術(shù)支撐。通過充分調(diào)動(dòng)和利用檔案管理軟件，形成相對(duì)完善的教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫。教學(xué)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用多種先進(jìn)技術(shù)，整合各類檔案信息資源，建立成集成式的教學(xué)檔案業(yè)務(wù)工作平臺(tái)，通過檔案門戶網(wǎng)站，提供全方位、一門式的教學(xué)檔案信息服務(wù)，整體架構(gòu)先進(jìn)、設(shè)計(jì)方法科學(xué)、服務(wù)功能豐富、操作界面友好、運(yùn)行安全穩(wěn)定、應(yīng)用工作扎實(shí)，積累大規(guī)模數(shù)據(jù)庫資源，在數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用中發(fā)揮了顯著的作用。教學(xué)檔案管理系統(tǒng)通過建立完善的索引機(jī)制，以及自身提供的強(qiáng)大的文本檢索引擎，將教學(xué)檔案輸入到檔案數(shù)據(jù)庫中，所有學(xué)員的信息逐條記錄，每個(gè)輸入字段都可作為查詢檢索的入口，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的自動(dòng)化管理，提高查詢準(zhǔn)確性，提升工作效率，提高檔案利用率。教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，必須充分利用校園網(wǎng)，將檔案管理系統(tǒng)同辦公自動(dòng)化管理融為一體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源存儲(chǔ)的數(shù)字化、傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、管理的自動(dòng)化、服務(wù)的遠(yuǎn)程化，使檔案信息資源配置更加合理，提高信息采集、傳輸和服務(wù)的效率[4]。

3.3? 效率可行性

教學(xué)檔案信息化建設(shè)，提升檔案工作信息化水平，提高檔案管理服務(wù)效能。一是減輕檔案工作者工作量，提高檔案管理工作效率，進(jìn)行更深層次的檔案管理研究。二是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化便捷化檔案利用服務(wù)，為教學(xué)管理、教學(xué)研究等教育教學(xué)工作提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，完善教學(xué)方式、教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)目標(biāo)。三是有效保護(hù)教學(xué)檔案原件的完整性，避免多次翻閱造成原件的磨損破壞影響檔案的壽命。

4? 結(jié)論

信息技術(shù)發(fā)展給教學(xué)檔案工作帶來了新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，要抓住機(jī)遇，將信息技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化，使檔案在收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等環(huán)節(jié)上實(shí)現(xiàn)信息化。在發(fā)展過程中，將信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)需求緊密結(jié)合起來，適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的新特點(diǎn)新要求，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案作為重要信息資源的最大價(jià)值，充分服務(wù)于院校教育發(fā)展。

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