綜合辦公平臺(tái)建設(shè)與發(fā)展的思考

陳摯

四川省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳信息中心，四川成都

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，一個(gè)高效無紙化的辦公時(shí)代已經(jīng)到來。更好地服務(wù)于三農(nóng)，夯實(shí)信息化、數(shù)字化應(yīng)用的基石，四川省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳于2017年底開始進(jìn)行綜合辦公平臺(tái)的建設(shè)，期間對(duì)各項(xiàng)功能模塊進(jìn)行了多次新增、修改、優(yōu)化、完善等調(diào)整，現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)了辦公信息化管理。

1 綜合辦公平臺(tái)的建設(shè)思路及建設(shè)意義

四川省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳綜合辦公平臺(tái)以廳內(nèi)人員為核心，以工作流為“血脈”的設(shè)計(jì)理念來構(gòu)建出整個(gè)系統(tǒng)的權(quán)限角色架構(gòu)，基于整體組織架構(gòu)從而構(gòu)建整體應(yīng)用，通過工作流帶動(dòng)各模塊信息的運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)為廳內(nèi)不同用戶提供協(xié)同辦公及移動(dòng)辦公的能力。平臺(tái)基于“框架+應(yīng)用組件+功能定制平臺(tái)”的架構(gòu)模型，可提供后續(xù)應(yīng)用模塊開發(fā)與第三方系統(tǒng)數(shù)據(jù)接入、輸出的整合共享功能。

平臺(tái)主體部分包括工作臺(tái)、日程安排、公文管理、通知公告、會(huì)議通知與報(bào)名、會(huì)務(wù)管理、廳網(wǎng)報(bào)送、資料庫(kù)管理、系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)看板等多個(gè)功能點(diǎn)，全面助力廳內(nèi)各處（室、局）、廳屬各單位協(xié)同辦公。系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用多屏同步多端共享的方式，使用云端管理平臺(tái)，僅用一個(gè)數(shù)據(jù)中心從而實(shí)現(xiàn)平臺(tái)整體無縫數(shù)據(jù)對(duì)接，增強(qiáng)用戶使用體驗(yàn)。

1.1 綜合辦公平臺(tái)建設(shè)思路

一是統(tǒng)規(guī)分建，統(tǒng)籌兼顧。立足四川省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳各處（室局）廳屬各單位辦公需求，優(yōu)化工作流程，與業(yè)務(wù)工作信息化系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合和兼容，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作、學(xué)習(xí)提升、績(jī)效管理相輔相成，促進(jìn)業(yè)務(wù)能力和管理水平提升。

二是提升效率，降低成本。通過技術(shù)手段對(duì)辦公系統(tǒng)進(jìn)行高度整合，實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)一、入口統(tǒng)一、管理統(tǒng)一，打破信息孤島和流程壁壘，把辦公協(xié)作、信息共享和監(jiān)督制約理念貫穿平臺(tái)建設(shè)始終，做到辦公效率提升、流程規(guī)范、集中管控，實(shí)現(xiàn)不同層次、各個(gè)環(huán)節(jié)、各類主體之間閉合的業(yè)務(wù)運(yùn)行和監(jiān)督體系。

三是改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。改變思維定勢(shì)、工作格局、行為習(xí)慣等，利用信息化手段突破各種束縛、阻力和障礙，主動(dòng)探索新思路、新辦法、新途徑和新技術(shù)，適應(yīng)新機(jī)制、新模式；把握政務(wù)信息化建設(shè)的動(dòng)態(tài)性、開放性、實(shí)時(shí)性和長(zhǎng)期性，適應(yīng)不同時(shí)期的新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求，不斷更新相關(guān)數(shù)據(jù)、改進(jìn)架構(gòu)體系和實(shí)現(xiàn)方法等，使其不斷自我完善。

1.2 系統(tǒng)建設(shè)意義

建設(shè)四川省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳綜合辦公平臺(tái)，做好辦公政務(wù)信息化工作的意義，一是可以提高四川省整個(gè)農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門的信息化程度，加快提升部門管理信息化水平，提高行業(yè)主管部門行政辦公效率，并以此帶動(dòng)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化發(fā)展水平；二是可以建立健全管理系統(tǒng)，提高信息的傳遞速度和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化和決策的科學(xué)性、先進(jìn)性和實(shí)時(shí)性，及時(shí)進(jìn)行有效的遠(yuǎn)程指揮和處置，還能及時(shí)傳達(dá)上級(jí)的工作部署，提高行政效率，大大節(jié)約事務(wù)辦理的時(shí)間；三是可以規(guī)范審批流程和審批工作，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)的協(xié)調(diào)化管理，強(qiáng)化單位管理能力，能及時(shí)有效地查看工作進(jìn)度，實(shí)時(shí)全面掌握工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。

2 對(duì)綜合辦公平臺(tái)優(yōu)化建議

2.1 公文管理

進(jìn)一步優(yōu)化公文管理的功能，增加批量導(dǎo)入和批量導(dǎo)出功能，優(yōu)化公文自定義流程的算法，同時(shí)完善移動(dòng)端的對(duì)應(yīng)功能，增加移動(dòng)端對(duì)手寫簽批的支持，同時(shí)可以嘗試支持語音批示、批注等簽批功能，通過語音記錄或語音轉(zhuǎn)文字簽批的方式，來降低用戶使用難度。

2.2 廳網(wǎng)報(bào)送

按廳門戶網(wǎng)站信息報(bào)送的要求，增加廳網(wǎng)報(bào)送功能模塊，各單位可以通過該功能上傳需要發(fā)布到廳門戶網(wǎng)站上的信息、圖片和審核表，同時(shí)在資料庫(kù)管理中增加廳網(wǎng)報(bào)送的欄目，用于自動(dòng)保存審核通過的廳網(wǎng)報(bào)送信息，便于網(wǎng)站科對(duì)不同時(shí)間段、不同人物的網(wǎng)站信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，該模板功能也進(jìn)一步規(guī)范了報(bào)送流程、提高了信息發(fā)布效率。

2.3 微信公眾號(hào)消息提醒

新增微信公眾號(hào)消息提醒功能。只要將個(gè)人平臺(tái)賬號(hào)在微信公眾號(hào)上綁定，即可在微信公眾號(hào)內(nèi)接收到平臺(tái)的通知公告、會(huì)議報(bào)名、公文流程等通知。

2.4 視頻會(huì)議

視頻會(huì)議系統(tǒng)與綜合辦公平臺(tái)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)通過平臺(tái)直接管理視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)，預(yù)約會(huì)議等常用操作，同時(shí)，可以通過綜合辦公平臺(tái)（電腦端和移動(dòng)端）直接收看視頻會(huì)議直播或錄像，甚至能直接通過綜合辦公平臺(tái)進(jìn)行移動(dòng)端參會(huì)，該功能模塊將對(duì)重大農(nóng)業(yè)公共安全現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)情況溝通協(xié)助、應(yīng)急現(xiàn)場(chǎng)處置起到了支撐作用。

2.5 平臺(tái)安全升級(jí)

為提升綜合辦公平臺(tái)的安全性，需要進(jìn)行安全升級(jí)，提升密碼規(guī)則的安全等級(jí)，對(duì)平臺(tái)整體的基礎(chǔ)架構(gòu)進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化。

2.6 全省農(nóng)業(yè)農(nóng)村系統(tǒng)推廣應(yīng)用

根據(jù)各地農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門的實(shí)際需求，分步分層向基層推廣，可以對(duì)綜合辦公平臺(tái)進(jìn)行適應(yīng)性改造后，供當(dāng)?shù)剞r(nóng)業(yè)農(nóng)村部門使用。同時(shí)，也能和四川省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳平臺(tái)互聯(lián)互通，進(jìn)一步消除消息孤島效應(yīng)，從而推動(dòng)辦公效率。

3 綜合辦公平臺(tái)相關(guān)的工作思考

四川省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳綜合辦公平臺(tái)建設(shè)的本質(zhì)是以提高決策效能為目的。通過實(shí)現(xiàn)辦公一體化、自動(dòng)化和無紙化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公的能力，強(qiáng)化決策的一致性與及時(shí)性，最終實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)各部門的橫向連接，通過對(duì)數(shù)據(jù)的采集和整合，為員工提供一個(gè)數(shù)字化的辦公環(huán)境，基本實(shí)現(xiàn)信息資源共享、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、交換電子化和管理科學(xué)化，為事務(wù)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。為進(jìn)一步推進(jìn)綜合辦公平臺(tái)應(yīng)用的開展，建議在實(shí)際應(yīng)用中采取以下措施。

一是發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)示范推動(dòng)作用。綜合辦公平臺(tái)的應(yīng)用效能有效發(fā)揮的關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。如果領(lǐng)導(dǎo)能通過綜合辦公平臺(tái)辦理日常事務(wù)，員工必將自覺適應(yīng)和應(yīng)用綜合辦公平臺(tái)。

二是完善規(guī)章制度。無規(guī)矩不成方圓，綜合辦公平臺(tái)的操作性很強(qiáng)，需要進(jìn)一步建立和完善與之相適應(yīng)的規(guī)章制度。明確綜合辦公平臺(tái)各個(gè)功能模塊的責(zé)任落實(shí)等，加強(qiáng)督促、檢查和指導(dǎo)，認(rèn)真解決存在的問題，不斷推動(dòng)廳綜合辦公平臺(tái)應(yīng)用工作的開展。

三是強(qiáng)化培訓(xùn)。抓好系統(tǒng)管理人員和使用人員在綜合辦公平臺(tái)使用方面的培訓(xùn)，讓大家對(duì)其充分了解、熟悉、使用，才能確保綜合辦公平臺(tái)更好地運(yùn)用到實(shí)際工作中。

四是規(guī)范已開發(fā)功能模塊的管理。對(duì)目前公文管理、通知公告、會(huì)議通知與報(bào)名、會(huì)務(wù)管理、廳網(wǎng)報(bào)送等基本功能，進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范管理，要求使用人員按照相應(yīng)的要求，完全在綜合辦公平臺(tái)上操作，推進(jìn)辦公的一體化、自動(dòng)化和無紙化。

在全廳甚至全省農(nóng)業(yè)農(nóng)村系統(tǒng)推廣應(yīng)用綜合辦公平臺(tái)的同時(shí)，仍需注意與傳統(tǒng)辦公模式的銜接。綜合辦公平臺(tái)源于傳統(tǒng)辦公模式，并應(yīng)逐步取而代之。在推行綜合辦公平臺(tái)的初期甚至相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，為保證正常的辦公秩序，須將傳統(tǒng)辦公模式和綜合辦公平臺(tái)并行，使其處于共存、互補(bǔ)狀態(tài)。現(xiàn)代化辦公手段取代傳統(tǒng)辦公手段，必須是一個(gè)長(zhǎng)期的、漸進(jìn)的過程，只有一步一個(gè)腳印地進(jìn)行，才能讓綜合辦公平臺(tái)逐步擴(kuò)展到各個(gè)工作領(lǐng)域，最終實(shí)現(xiàn)辦公手段的數(shù)字化變革。