淺談水利水電工程檔案信息化建設(shè)的意義與措施

邢京燕 候潔

水利水電工程檔案是在工程項目建設(shè)過程中形成的各種數(shù)據(jù)、圖像、照片、文件等不同形式的具有保存價值的歷史記錄。水利水電工程檔案信息化是將各類文字、數(shù)據(jù)匯總形成一個數(shù)據(jù)庫，同時具有情報、存儲、查詢、依據(jù)憑證等功能。通過對工程檔案進行信息化管理能夠為以后的工程項目提供借鑒、促進水利水電工程技術(shù)的發(fā)展。

一、工程檔案信息化建設(shè)的重要性

工程檔案是歷史的原始資源，它可以為以后的工程建設(shè)提供借鑒。特別是在現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展中，科技檔案在生產(chǎn)、技術(shù)、管理中顯得越來越重要。隨著時間的積累工程檔案信息越來越多，部門的分類也越來越細，各類資料需要分門別類的儲存，這就給工程檔案管理工作增加了非常大的負擔，所以加快檔案信息化建設(shè)的進程成為現(xiàn)代化企業(yè)越來越迫切的要求。

（一）對工作的開展起到監(jiān)督和借鑒的作用

工程檔案通常是以書面的形式進行項目的監(jiān)督和管理工作。主要體現(xiàn)在建設(shè)前期項目建議書、可行性研究、土地預審文件、環(huán)保部門審批文件等各類文件的批復，施工過程中形成的施工記錄、質(zhì)量檢查記錄、隱蔽工程驗收記錄，以及竣工驗收時形成的文件。這些文件、報告、批復、通知等多種形式的工程檔案，對項目建設(shè)各個階段的工程管理起到了監(jiān)督的作用，同時形成的工程檔案是工程建設(shè)經(jīng)驗的積累，為將來水利水電工程建設(shè)的發(fā)展起到借鑒的作用。

（二）發(fā)揮水利水電工程的經(jīng)濟價值

水利水電工程建設(shè)檔案對技術(shù)經(jīng)濟的發(fā)展有重要的價值，工程技術(shù)的發(fā)展要依靠以前成功工程建設(shè)的經(jīng)驗，吸取前任的失敗教訓，利用現(xiàn)階段的科學技術(shù)，將新科技新技術(shù)轉(zhuǎn)化為科學生產(chǎn)力，使其產(chǎn)生更大的經(jīng)濟價值。檔案工作人員通過對檔案信息進行分類整理、立卷、編目等進行保管，而將檔案以電子信息的形式儲存于計算機形成數(shù)據(jù)庫，再對數(shù)據(jù)庫進行索引標注以便于查閱，所以工程檔案的信息化建設(shè)能夠保障水利水電工程更好的發(fā)揮經(jīng)濟價值[2]。

二、工程檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

（一）前期工作開展阻力大

任何新事物的發(fā)展都要受到舊事物的阻礙，許多檔案管理人員已經(jīng)熟悉了手工操作程序，不愿接受新的技術(shù)流程，還有一些年齡較大的檔案管理人員利用先進的計算機程序接受比較慢，甚至可能產(chǎn)生抵觸情緒。有的人對工程檔案信息化建設(shè)持懷疑的態(tài)度，他們認為只利用計算機技術(shù)對信息的存儲不可靠而且需要投入大量的資金，信息在存儲傳輸?shù)倪^程中容易受到破壞或者造成丟失，如果網(wǎng)絡不安全可能造成信息外漏等事故發(fā)生。

（二）數(shù)字化和網(wǎng)絡化不等同于信息化

工程檔案信息化是運用系統(tǒng)工程原理開發(fā)管理信息系統(tǒng)軟件，其中數(shù)字化和網(wǎng)絡化只是工程檔案信息化建設(shè)的一部分。檔案信息化建設(shè)應當具備檔案綜合管理的功能，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，在此過程中要保證數(shù)據(jù)的完整性、真實性和安全性。利用現(xiàn)代高效的網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)對各類檔案資料進行數(shù)字化、網(wǎng)絡化集中管理，并進行實時監(jiān)控[3]。

（三）數(shù)字化對象篩選復雜

隨著時間的積累，儲存的工程檔案資料有的將近十幾年甚至幾十年的都有，要將所有紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，要花費很大的人力物力。這樣就要求檔案工作人員統(tǒng)籌兼顧，抓住重點將數(shù)字化對象進行篩選。按照保密程度、文件重要性以及保管期限等依據(jù)劃分數(shù)字化對象，區(qū)分開哪些是重要信息，哪些是可刪除信息、哪些是可暫緩的一般信息。這樣循序漸進集中精力進行檔案管理信息化建設(shè)。

三、加強水利水電工程檔案信息化建設(shè)的措施

水利水電工程的檔案具有周期長、數(shù)量大、種類多、利用率高等特點，在檔案管理活動中要綜合運用計算機技術(shù)對檔案數(shù)字化工作中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、文字識別、校對、審核等所有環(huán)節(jié)進行管理。加強檔案數(shù)字信息管理工作，包括數(shù)據(jù)采集、分類排序、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、目錄生成等。做好與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的銜接工作，提高工程檔案信息化管理水平。

（一）加強原始數(shù)據(jù)的信息采集工作

為保障原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量，檔案管理人員應該提高主動性，進行多形式、多渠道的采集原始數(shù)據(jù)。針對不同工程的建設(shè)時間、建設(shè)地點、規(guī)模要因地制宜的采取主動收集與被動收集相結(jié)合。為確保工程檔案質(zhì)量應該對收集的資料進行全面檢查，檢查歸檔的文件是否齊全，圖紙簽章是否完備，案卷編排是否規(guī)范等。做到工程檔案資料的真實和完整，防止檔案資料的流失[4]。

（二）建立完善的水利水電工程檔案管理信息系統(tǒng)

針對水利水電工程建立具有綜合管理功能的檔案管理信息系統(tǒng)，它將檔案信息系統(tǒng)分成數(shù)據(jù)采集與加工、數(shù)據(jù)查詢、系統(tǒng)維護、系統(tǒng)幫助、用戶權(quán)限分配五個子模塊，同時與相關(guān)部門業(yè)務整合。水利水工程檔案管理信息系統(tǒng)以建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件為基礎(chǔ)，利用網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)水利水電工程檔案自動化管理，同時改變傳統(tǒng)紙質(zhì)儲存模式，優(yōu)化檔案管理方法并實施更新與維護。通過對水利水電工程檔案以網(wǎng)絡方式實現(xiàn)信息共享，使用者可以根據(jù)自己的需要在網(wǎng)絡平臺上查閱所有工程項目的信息數(shù)據(jù)，提高工作效率。用戶權(quán)限分配會使不同管理層次的人能夠查詢到的信息不同，因此提高了數(shù)據(jù)信息的安全性。

（三）努力提高水利水電工程檔案信息的安全性

因為檔案信息是通過網(wǎng)絡技術(shù)進行傳輸，而網(wǎng)絡存在不穩(wěn)定因素，比如黑客的入侵可能產(chǎn)生檔案管理信息系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)丟失。所以要定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份。建立計算機安全使用制度，禁止使用外來數(shù)據(jù)傳輸設(shè)備，在計算機上安裝殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒修復。

（四）定期對管理人員進行培訓

隨著檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展，工程檔案信息化建設(shè)需要提高檔案管理人員信息素養(yǎng)和專業(yè)技能。而檔案管理信息系統(tǒng)軟件更新速度很快，只有對檔案管理人員定期進行專業(yè)知識培訓，提高管理人員的管理水平，才能更好的適應信息化的發(fā)展，才能使管理人員更熟練的運用工程檔案管理信息系統(tǒng)，從而更好的把檔案管理工作做好。

參考文獻：

[1] 譚新玲.淺析水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理[J].科技與企業(yè)，2012（13）

[2] 黎華.水利水電檔案資源整合實施策略初探[J].蘭臺世界，2014（4）

[3] 何鋼.淺議水利工程科技檔案管理[ J ].中外建筑，2012，（01）：101-102

[4] 杜建民.關(guān)于對水利科技檔案資料收集工作的認識[J].水利規(guī)劃與設(shè)計2014，（8）：50-51

作者單位：河北張河灣蓄能發(fā)電有限責任公司