業(yè)財(cái)融合背景下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷體系建設(shè)路徑探討

馬惠媚

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，各行各業(yè)爭(zhēng)相探索用新技術(shù)推動(dòng)單位經(jīng)營(yíng)效率更上臺(tái)階。構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系，通過信息化技術(shù)打破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷中業(yè)務(wù)信息壁壘，提高財(cái)務(wù)管理效率，為政府會(huì)計(jì)改革和單位決策提供全面、精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息，是高校財(cái)務(wù)管理發(fā)展的趨勢(shì)。本文從項(xiàng)目背景、痛點(diǎn)剖析、實(shí)施步驟等方面著手，深入分析了高校財(cái)務(wù)探索智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的建設(shè)路徑，可為相關(guān)領(lǐng)域智慧財(cái)務(wù)體系建設(shè)提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：技術(shù)創(chuàng)新;業(yè)財(cái)融合;流程梳理;嵌入式管理

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、AI的概念廣為人知，在我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)得到大范圍的應(yīng)用，并逐步影響至國(guó)內(nèi)各行各業(yè)。在財(cái)會(huì)領(lǐng)域中，信息技術(shù)的應(yīng)用極大提升了會(huì)計(jì)信息生成的速度和效率，推動(dòng)了各行業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的浪潮。聚焦到高校財(cái)務(wù)管理，近年來，財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》以及《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則——基本準(zhǔn)則》《政府會(huì)計(jì)制度——行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)科目和報(bào)表》等新制度規(guī)范的先后頒布實(shí)施，對(duì)高校的會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)信息質(zhì)量以及內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防范等提出了更具體、更精細(xì)的要求，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷體系已無法滿足政府會(huì)計(jì)改革和單位決策發(fā)展的需求，構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系是高校財(cái)務(wù)發(fā)展的重要趨勢(shì)。通過搭建與業(yè)務(wù)相適應(yīng)的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系，可提高經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理工作效率，實(shí)現(xiàn)資金流、業(yè)務(wù)流、信息流等數(shù)據(jù)共享，為單位管理決策提供全面精確的信息，同時(shí)將財(cái)務(wù)管理貫穿于業(yè)務(wù)過程中，可實(shí)現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過程實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)服務(wù)和監(jiān)督，對(duì)強(qiáng)化預(yù)算資金監(jiān)管，增強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范能力等，具有重要作用。

一、現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的痛點(diǎn)分析

（一）信息傳輸缺乏時(shí)效性和準(zhǔn)確性

隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，高校經(jīng)費(fèi)規(guī)模日益增長(zhǎng)，來源日益多元化，財(cái)務(wù)報(bào)銷所涉及的內(nèi)容也日趨復(fù)雜，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和相關(guān)政策更新迅速，不同來源和性質(zhì)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷要求不同，現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)銷體系缺乏對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷要求的嵌入管控和有效傳遞，一方面，為新業(yè)務(wù)或已有業(yè)務(wù)新問題制定的報(bào)銷規(guī)范，通過紙質(zhì)件、郵件、微信的形式都不能最快、最精準(zhǔn)的傳遞到每一位報(bào)銷需求者手中，極容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)側(cè)不明規(guī)則、財(cái)務(wù)側(cè)反復(fù)解釋的情況，在高校中形成內(nèi)耗，極大影響財(cái)務(wù)報(bào)銷效率和服務(wù)效果。另一方面，由于財(cái)務(wù)內(nèi)部工作人員知識(shí)層次不同，對(duì)新業(yè)務(wù)和政策理解和接受程度有差異，容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理不統(tǒng)一和政策解釋宣傳不準(zhǔn)確。此外，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)后才能填制生成和整理分析，無法與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步，影響財(cái)務(wù)信息使用者決策的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）業(yè)務(wù)系統(tǒng)間缺乏整合，形成信息孤島

建立相應(yīng)的系統(tǒng)助力高校精細(xì)化運(yùn)營(yíng)，是高校管理要求向下延伸、集中統(tǒng)計(jì)經(jīng)營(yíng)信息的利器。同一業(yè)務(wù)在流程上若涉及不同的管理部門，則可能出現(xiàn)不同系統(tǒng)管控不同環(huán)節(jié)的情況，各系統(tǒng)相互割裂、形成孤島。財(cái)務(wù)報(bào)銷作為業(yè)務(wù)完結(jié)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)通常僅有數(shù)據(jù)收集功能，數(shù)據(jù)分析與檢查還是人工完成占多。在上述情形下，報(bào)賬人員信息重復(fù)填寫的惱怒情緒極易歸責(zé)財(cái)務(wù)。

（三）財(cái)務(wù)審核缺乏自動(dòng)化

當(dāng)前，大部分高校都不同程度地使用了網(wǎng)上報(bào)銷模式，報(bào)銷人通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)填寫報(bào)銷信息，采用電子影印件傳輸報(bào)銷附件，再人工核查判定單筆報(bào)銷是否符合財(cái)務(wù)要求。在此期間，對(duì)報(bào)銷發(fā)票內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等審核點(diǎn)主要依靠人工審核，自動(dòng)化審核的少，很大程度上影響了審核效率，降低了單據(jù)全流程流轉(zhuǎn)速度。此外，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)因缺乏實(shí)時(shí)性的管控，若報(bào)銷審核中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)問題，整改成本極高。

二、高校財(cái)務(wù)構(gòu)建業(yè)財(cái)融合一體化的必要性

（一）適應(yīng)財(cái)經(jīng)體制改革，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的需要

大數(shù)據(jù)時(shí)代，伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和財(cái)會(huì)、經(jīng)濟(jì)體制改革的加快推進(jìn)，對(duì)高校財(cái)務(wù)推進(jìn)業(yè)財(cái)融合提出了迫切要求。一方面，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)體制和技術(shù)的不斷革新，促使高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日益復(fù)雜多樣，財(cái)務(wù)管理任務(wù)日漸繁重，對(duì)財(cái)務(wù)信息處理效率和質(zhì)量要求日趨高標(biāo)準(zhǔn)。電子發(fā)票、手機(jī)支付、掃碼支付等新生事物的推廣應(yīng)用，也迫切要求高校財(cái)務(wù)與外界進(jìn)行信息共享，打破當(dāng)前財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)間壁壘，將財(cái)務(wù)管理前移，實(shí)現(xiàn)事中控制甚至達(dá)到事前控制，提升財(cái)務(wù)管理效率和質(zhì)量。另一方面，政府會(huì)計(jì)改革的貫徹實(shí)施，權(quán)責(zé)發(fā)生制、成本核算、績(jī)效管理等概念引入高校，對(duì)高校的財(cái)務(wù)提出了更精細(xì)化的管理要求，迫切需要業(yè)財(cái)融合一體化來推動(dòng)。通過業(yè)財(cái)融合的實(shí)施，將高校資金流、業(yè)務(wù)流、信息流等數(shù)據(jù)充分共享，能夠更有效地掌控財(cái)務(wù)支出狀態(tài)和資金使用效益，更充分了解績(jī)效情況，為單位規(guī)劃、決策等管理活動(dòng)提供全面精細(xì)的信息，促進(jìn)單位戰(zhàn)略決策的有效實(shí)施和不斷改良。

（二）提高財(cái)務(wù)工作效率和風(fēng)險(xiǎn)防范能力的需要

當(dāng)前，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的全面推進(jìn)，要求高校加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)防范和管控，充分利用信息技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其內(nèi)部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中。業(yè)財(cái)融合是高校落實(shí)內(nèi)部控制規(guī)范要求，全面提升財(cái)務(wù)工作效率和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范能力的必然選擇。通過業(yè)財(cái)融合，使財(cái)務(wù)管理觸角前移，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全過程進(jìn)行服務(wù)和監(jiān)督，有利于加強(qiáng)預(yù)算資金的監(jiān)管，及時(shí)化解潛在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。此外，通過財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)流程再造，將標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的重復(fù)性會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)通過內(nèi)部控制進(jìn)行自動(dòng)化處理，提升會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理效率，從而有效提高高校管理水平，增強(qiáng)集中管控能力。

（三）提升高校財(cái)會(huì)人員素質(zhì)和核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要

目前高校財(cái)務(wù)人員主要是基礎(chǔ)會(huì)計(jì)核算人員，能有效進(jìn)行信息分析并輔助戰(zhàn)略決策的管理型、復(fù)合型財(cái)務(wù)人才匱乏。業(yè)財(cái)融合要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和分析的功能，需要更高素質(zhì)的財(cái)務(wù)管理人員來引導(dǎo)和對(duì)接。而業(yè)財(cái)融合的推進(jìn)，將簡(jiǎn)單重復(fù)性核算業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)至內(nèi)部控制中，壓縮了低素質(zhì)財(cái)務(wù)人員數(shù)量，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的提升，信息智能化平臺(tái)和信息分析與決策中心的創(chuàng)建，為管理層決策提供了更準(zhǔn)確有效的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息，能更有效地為高校創(chuàng)造價(jià)值，提高高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

三、高校智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系建設(shè)路徑

構(gòu)建高校智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系，首先應(yīng)明確報(bào)銷體系要達(dá)到的目標(biāo)，才能在體系搭建上有中心和主線。高校智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系建設(shè)的主要目的有兩個(gè)：一是服務(wù)廣大師生和相關(guān)的工作人員，讓報(bào)銷使用人有高效便捷的使用體驗(yàn)，同時(shí)減少財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的人工審核點(diǎn)，釋放人力資源轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)或管理會(huì)計(jì)，使得校內(nèi)人員的工作達(dá)到最優(yōu);二是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制。智慧財(cái)務(wù)更多依靠系統(tǒng)手段實(shí)現(xiàn)管理目的，能夠更加客觀、全面的控制標(biāo)準(zhǔn)化風(fēng)險(xiǎn)管理點(diǎn)，進(jìn)一步織密高校風(fēng)控網(wǎng)絡(luò)。其次應(yīng)充分認(rèn)識(shí)構(gòu)建智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的兩個(gè)支撐點(diǎn)：新技術(shù)和業(yè)財(cái)融合。在效率提升方面要打破固思維，積極擁抱新技術(shù)，構(gòu)建新模式，通過流程再造進(jìn)一步激發(fā)生產(chǎn)力。在風(fēng)險(xiǎn)控制方面要前移財(cái)管理觸角，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)發(fā)生狀態(tài)的記錄，它伴隨業(yè)務(wù)而生，因此僅想在財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)控制全部財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，是不全面的。

通過以上分析，高?？梢詮乃膫€(gè)方面推進(jìn)智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系的建設(shè)。

（一）業(yè)財(cái)融合達(dá)成共識(shí)

構(gòu)建智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系對(duì)業(yè)務(wù)從申請(qǐng)到入賬進(jìn)行全流程的財(cái)務(wù)管控，在此鏈條上除財(cái)務(wù)部門外，還涉及業(yè)務(wù)需求部門與業(yè)務(wù)歸口管理部門。因此要將財(cái)務(wù)管理延伸甚至嵌入業(yè)務(wù)，必須業(yè)財(cái)融合達(dá)成共識(shí)。高校主要開展以下三方面的工作：一是有高校領(lǐng)導(dǎo)的支持。從頂層向下統(tǒng)籌，最大化打破部門間的行政壁壘，站在高校層面統(tǒng)一調(diào)度資源;二是強(qiáng)化全員財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。高校一直推進(jìn)全員報(bào)銷工作，誰經(jīng)辦的業(yè)務(wù)由誰負(fù)責(zé)報(bào)銷，因個(gè)人原因觸發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的，建立相應(yīng)的問責(zé)機(jī)制;三是權(quán)責(zé)劃分明確有序。前移財(cái)務(wù)管理必定需要有清晰的業(yè)財(cái)責(zé)任劃分，既要避免重復(fù)管控更要避免管理盲區(qū)，只有劃定要點(diǎn)，明確責(zé)任才能順利達(dá)成業(yè)財(cái)共識(shí)。

（二）一張表呈現(xiàn)報(bào)銷管控要點(diǎn)

基于業(yè)務(wù)生命周期全流程，以高校費(fèi)用管理規(guī)范為準(zhǔn)繩，依次梳理影響特定費(fèi)用入賬準(zhǔn)確性的要素，形成費(fèi)用管控一張表。該表至少應(yīng)該包含以下內(nèi)容：管控要求、內(nèi)容描述、管控環(huán)節(jié)、若有系統(tǒng)是否需要會(huì)計(jì)人工審核。

以差旅費(fèi)為例，第一個(gè)管控要求為：出差需報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事前審批;對(duì)應(yīng)的管控內(nèi)容描述為：會(huì)計(jì)審核經(jīng)辦人是否提交含有出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由等的申請(qǐng)單，且已經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事前批準(zhǔn);對(duì)應(yīng)的管控環(huán)節(jié)為：出差申請(qǐng);若有系統(tǒng)是否需要會(huì)計(jì)人工判定：否。后續(xù)管控要點(diǎn)以此類推進(jìn)行歸納總結(jié)。

（三）建立系統(tǒng)增強(qiáng)自動(dòng)化能力

為重點(diǎn)費(fèi)用量身打造管理系統(tǒng)，不僅滿足業(yè)務(wù)管理要求，還應(yīng)嵌入財(cái)務(wù)管控要點(diǎn)，并根據(jù)前述梳理的管控內(nèi)容逐一匹配系統(tǒng)控制方式，主要?dú)w納為以下三類：一是有明確量化關(guān)系的。如根據(jù)高校內(nèi)部舉行的會(huì)議和對(duì)校外專家招待費(fèi)管理辦法，每一類招待對(duì)應(yīng)不同的招待人數(shù)和陪同人數(shù)，在招待費(fèi)申請(qǐng)階段，系統(tǒng)根據(jù)招待類別依次嵌入對(duì)應(yīng)的出席及陪同人數(shù)比例，招待費(fèi)申請(qǐng)人在填寫電子申請(qǐng)單時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)自動(dòng)校驗(yàn)，若有超標(biāo)顯性化提示及糾錯(cuò)，在業(yè)務(wù)形成的初期便實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)控制;二是文字描述類的。如招待費(fèi)發(fā)票抬頭為高校全稱，且不應(yīng)為增值稅專用發(fā)票，該類原則性要求分場(chǎng)景在系統(tǒng)界面顯著位置予以提醒;三是需報(bào)銷人員錄入的標(biāo)準(zhǔn)格式信息。比如差旅報(bào)銷要求錄入以下信息：火車票起始地點(diǎn)、乘坐時(shí)間、票面金額、座位等次信息。如果僅是一人往返單一地點(diǎn)，也需要錄入八個(gè)信息點(diǎn)，還不論多人多地點(diǎn)出差的情況。高校積極引入光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)（OCR），通過手機(jī)拍照對(duì)標(biāo)準(zhǔn)格式所包含的信息進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，自動(dòng)填寫至系統(tǒng)指定位置，大幅提升了員工報(bào)銷信息的填報(bào)效率。

（四）大數(shù)據(jù)分析深入控制報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)

前述控制均是基于單筆報(bào)銷而言，但是對(duì)某些需要交叉比對(duì)才能發(fā)現(xiàn)的問題，則需要進(jìn)一步開展大數(shù)據(jù)分析。筆者以差旅費(fèi)為例，通過大數(shù)據(jù)分析我們可以快速發(fā)現(xiàn)差旅費(fèi)報(bào)銷單的出差日期是否重疊，進(jìn)而人工介入分析重疊是否合理，有無重復(fù)領(lǐng)取出差補(bǔ)助。以上控制如果采用全人工的方式將花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，且不一定能做到全面檢查，投入和產(chǎn)出不成正比。

四、對(duì)智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系建設(shè)的思考

（一）系統(tǒng)建設(shè)需要業(yè)務(wù)骨干深度參與

高校要構(gòu)建“好用、管用”的智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系，不是財(cái)務(wù)部門一張藍(lán)圖繪制好，交給技術(shù)部門完成系統(tǒng)開發(fā)即可。建立一個(gè)好的財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要熟悉費(fèi)用管理制度、管控要點(diǎn)的業(yè)務(wù)骨干深度參與，系統(tǒng)設(shè)計(jì)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要財(cái)務(wù)和技術(shù)的雙重確認(rèn)，否則開發(fā)出來的系統(tǒng)僅是完成上線使命而不是管理使命。

（二）加快建設(shè)校級(jí)數(shù)據(jù)池

目前部分高校一項(xiàng)費(fèi)用涉及多個(gè)管理系統(tǒng)，或一項(xiàng)費(fèi)用雖由一個(gè)系統(tǒng)管控，但數(shù)據(jù)也僅附著于該系統(tǒng)，較為獨(dú)立。換句話說，若需要分析費(fèi)用與費(fèi)用間的關(guān)系，只能通過手工取數(shù)的方式完成。因此加快校級(jí)數(shù)據(jù)池建設(shè)，連通各系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)形成共享數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)務(wù)報(bào)銷管控及分析能力大有益處。

（三）形成用戶問題反饋與解決的閉環(huán)機(jī)制

智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系不是靜止的，只有隨業(yè)務(wù)發(fā)展、用戶使用習(xí)慣的變化不斷演進(jìn)才能發(fā)揮更高效的作用。因此在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，應(yīng)該重視用戶體驗(yàn)，建立健全問題反饋、分析、整改的閉環(huán)管理機(jī)制，才能讓智慧報(bào)銷真正惠及師生，助力管理。

結(jié)語

智慧財(cái)務(wù)在高校風(fēng)險(xiǎn)控制、高效運(yùn)營(yíng)方面有重要的意義。高校通過明確目標(biāo)、分析痛點(diǎn)、制定措施、創(chuàng)新技術(shù)等多措并舉的方式，打破業(yè)財(cái)壁壘構(gòu)建智慧財(cái)務(wù)報(bào)銷體系，在提高師生報(bào)銷效率，輸出高質(zhì)量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上進(jìn)行了大膽探索，結(jié)果表明這種探索取得了較好成效。未來智慧財(cái)務(wù)的概念會(huì)應(yīng)用到財(cái)務(wù)工作的方方面面，比如財(cái)務(wù)機(jī)器人替代標(biāo)準(zhǔn)化支付、附件一站式傳輸電子化保存等，但無論走向何處，都離不開與業(yè)務(wù)的融合，離不開培養(yǎng)一批復(fù)合型財(cái)務(wù)人才。此外還需要更進(jìn)一步挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，用財(cái)務(wù)智慧為高校發(fā)展賦能。

參考文獻(xiàn)

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