提升辦公室管理方式創(chuàng)新助力企業(yè)提效增益

皮廷廷

摘 要：本文首先闡述了當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題，然后對創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理工作的有效策略進(jìn)行了探討。希望能夠為相關(guān)人員提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；創(chuàng)新；提效增益

引言

現(xiàn)如今，社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，企業(yè)間的競爭越發(fā)激烈，辦公室所承擔(dān)的工作越來越重要，是企業(yè)規(guī)范化良性發(fā)展的黏合劑和協(xié)調(diào)者。但是，我們對企業(yè)辦公室管理工作進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，存在很多制約或影響企業(yè)發(fā)展的問題，造成企業(yè)工作效率低下，目標(biāo)任務(wù)無法達(dá)成。面對這種情況，必須要加強(qiáng)對企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新研究。

1 當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

1.1 辦公室管理理念陳舊

辦公室人員，不僅僅是具體的執(zhí)行者、落實(shí)者，也是管理者、組織者，都應(yīng)當(dāng)具備管理與創(chuàng)新的本領(lǐng)?，F(xiàn)階段，不少企業(yè)辦公室仍然存在管理理念陳舊的現(xiàn)象，部分領(lǐng)導(dǎo)工作親歷親為能力有余，但抓班子帶隊伍、統(tǒng)攬分管工作能力不足，對辦公人員的管理，停留在對辦公室人員發(fā)號施令、監(jiān)督和控制的低級層次上，這只會讓企業(yè)辦公室人員的辦事水平停留在原地，被動接受工作任務(wù)，長此以往，整個辦公室的工作會變得往復(fù)循環(huán)。

1.2 辦公室的管理水平較低

在新時期，辦公室在企業(yè)中發(fā)揮的影響力日益重要，不僅要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的工作，負(fù)責(zé)日常瑣碎事物，還要收集行業(yè)信息，監(jiān)督各種任務(wù)的落實(shí)情況。可以說任何一點(diǎn)小的失誤，都將會引起嚴(yán)重后果，甚至導(dǎo)致整個企業(yè)不能順利運(yùn)轉(zhuǎn)。因此這就要求辦公人員要有較高的管理水平，能不斷地推陳出新，總結(jié)出較好的工作經(jīng)驗，能科學(xué)、高效地完成既定工作任務(wù)。

1.3 辦公室職能要求不斷提升

傳統(tǒng)觀念中，辦公室的主要任務(wù)是收發(fā)文件、接待賓客、查崗考勤等日常事務(wù)，但是在新時期，對辦公室工作提出更高要求，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”和“智庫”，如何做到在重大戰(zhàn)略工程中深度參謀、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、精細(xì)管理，時刻考驗著辦公室的謀劃能力、執(zhí)行能力和創(chuàng)新能力，對辦公室工作提出新的挑戰(zhàn)。

1.4 管理制度不完善

目前，很多企業(yè)辦公室面臨工作職能不清、工作目標(biāo)不確定、工作計劃不完善等問題，這些問題的存在對內(nèi)部而言，加重了企業(yè)工作人員、辦公室人員的工作任務(wù)和工作壓力；對外而言，企業(yè)的良好形象無法持續(xù)維持。只有完善辦公室的管理制度，理清企業(yè)、部門、個人的工作職責(zé)，制定科學(xué)的工作計劃，才能使得辦公室人員按制度辦事，提升辦公室的工作效率。

1.5 辦公人員綜合素質(zhì)較低

隨著辦公室管理工作在企業(yè)中的分量越來越重，辦公室的職能范圍也在不斷擴(kuò)大，不再僅僅要求辦公人員機(jī)械式地完成日常任務(wù)，更多的是要求辦公人員能進(jìn)行角色轉(zhuǎn)變，具備較高的信息整理分析能力，能幫助領(lǐng)導(dǎo)提出具有建設(shè)性的意見和建議，要從一個單純的服務(wù)者，變成一個決策建議者。然而在大多數(shù)企業(yè)中，辦公室人員綜合素質(zhì)偏低，并不能做到這一點(diǎn)。

2 創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理工作的有效策略

2.1 制定和完善辦公室的責(zé)任制度

我們對現(xiàn)如今企業(yè)辦公室管理工作研究的過程當(dāng)中，發(fā)現(xiàn)了管理制度不完善的情況。所以我們必須要及時全面地制定一個完善的辦公室責(zé)任制度。這樣才能夠有效地遏制因制度的不完善、不合理導(dǎo)致我們辦公室管理工作的效率不高等問題出現(xiàn)。因此我們首先應(yīng)當(dāng)對我們企業(yè)進(jìn)行定崗定制，企業(yè)應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)識到辦公室管理工作的重要性，應(yīng)當(dāng)積極借鑒現(xiàn)代管理的先進(jìn)理念，對我們辦公室的相應(yīng)做好制度化管理，真正做到有章可循，有制度可依，每個人都有相匹配的工作職責(zé)、明確的工作范圍、清晰的工作責(zé)任擔(dān)當(dāng)。與此同時，我們還應(yīng)當(dāng)將企業(yè)辦公室的責(zé)任納入實(shí)際管理工作的范圍，營造一個和諧穩(wěn)定的辦公室工作環(huán)境，從而促進(jìn)我們企業(yè)辦公室的工作能力和工作效率的提升，也促進(jìn)我們企業(yè)辦公室的執(zhí)行能力和執(zhí)行效果的提升。

2.2 融入現(xiàn)代企業(yè)管理理念

我們知道在之前的企業(yè)管理過程中，我們受到傳統(tǒng)管理理念的影響相對比較大，所以很多企業(yè)為了提高自身的經(jīng)濟(jì)效益，不惜對我們的員工進(jìn)行工作時間和勞動力的擠壓，這樣的發(fā)展理念并不是以人為本，時間一長員工的工作信心也就出現(xiàn)比較大的波動和喪失，企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營就會受到較大的損失。所以我們必須要改變現(xiàn)有的管理理念，意識到傳統(tǒng)的管理理念嚴(yán)重不利于企業(yè)團(tuán)隊的建設(shè)和凝聚力的培養(yǎng)。所以在這樣的情況，我們管理理念要進(jìn)行以人為本的根本轉(zhuǎn)變，要站在員工的角度去思考問題，多為員工著想，保障員工的基本權(quán)益和工作環(huán)境，進(jìn)而優(yōu)化我們辦公室的管理工作。

2.3 創(chuàng)新辦公室管理工作

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動力和源泉，是在市場挑戰(zhàn)中保持領(lǐng)先優(yōu)勢的根本保證。我們在創(chuàng)新優(yōu)化我們辦公室的管理方式的過程當(dāng)中，必須要以人為本，提升我們辦公室工作人員的幸福感和獲得感，通過開展各式各樣的團(tuán)隊建設(shè)，加強(qiáng)我們辦公室工作人員彼此之間的溝通與交流，建立起一個團(tuán)隊的信息共享，增強(qiáng)團(tuán)隊的凝聚力，產(chǎn)生業(yè)務(wù)創(chuàng)新的強(qiáng)大動力。

2.4 完善的辦公設(shè)施設(shè)備和工作環(huán)境

完善的辦公設(shè)施設(shè)備和工作環(huán)境，能夠使員工更加積極地投入到本職工作中，能夠有效地規(guī)范工作人員的文明行為，促進(jìn)員工綜合素質(zhì)的提升。除此之外，辦公室也可以說是一個企業(yè)實(shí)力的象征和形象的展示，能對企業(yè)的對外交流和業(yè)務(wù)拓展提供積極的影響。

2.5 加強(qiáng)辦公人員的綜合素質(zhì)

辦公室工作不是中心，但貼近中心；不是領(lǐng)導(dǎo)，但靠近領(lǐng)導(dǎo)；不作決策，但服務(wù)決策。辦公室人員必須境界抬高一步、標(biāo)準(zhǔn)再提一格、工作深思一層，不斷與時俱進(jìn)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化素質(zhì)提升，通過定期培訓(xùn)、對外交換、專家講座等形式的活動，來提升自己的知識儲備能力、現(xiàn)代化辦公能力以及溝通協(xié)作能力。

結(jié)束語

在對現(xiàn)在的辦公室工作做了全面的研究和分析后，我們更需要在實(shí)踐中進(jìn)一步加強(qiáng)我們的探索。我們有理由相信，在我們有效探索和創(chuàng)新之下，必將進(jìn)一步提升我們的企業(yè)效能，促進(jìn)辦公室工作有效和長期發(fā)展。

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