試論普洱檔案信息資源的開發(fā)與利用

羅 艷

普洱市疾控中心，云南 普洱 665000

檔案是社會(huì)信息資源構(gòu)成的重要組成部分，信息儲(chǔ)量之大、涉及面之廣，對(duì)研究各行業(yè)的發(fā)展有著重要意義。檔案信息資源的開發(fā)利用是在檔案工作中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)采集、處理、傳遞使用信息資源，提升檔案工作質(zhì)量的過(guò)程。開發(fā)的任務(wù)是生成有用信息，通過(guò)加強(qiáng)信息的生產(chǎn)與管理來(lái)確保信息的供給。利用是實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，通過(guò)研究確保檔案信息能夠在各領(lǐng)域中發(fā)揮作用。檔案信息資源開發(fā)是基礎(chǔ)，利用是目的。

一、充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

（一）檔案信息資源開發(fā)有利于提高經(jīng)濟(jì)效益

檔案信息資源富集，涉及領(lǐng)域廣泛，涵蓋各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)時(shí)期，價(jià)值巨大。具體表現(xiàn)在檔案信息資源對(duì)科研、生產(chǎn)和建設(shè)各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用上，信息工作者通過(guò)對(duì)信息資源的加工整理、分析研判，以及選題、選材、編排、出版、發(fā)行等一系列環(huán)節(jié)，把信息潛在的社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值充分發(fā)掘出來(lái)，服務(wù)社會(huì)，在促進(jìn)解決社會(huì)問(wèn)題和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步等方面發(fā)揮作用。其社會(huì)效益、長(zhǎng)遠(yuǎn)效益、整體效益是顯而易見(jiàn)的。從經(jīng)濟(jì)效益來(lái)看，主要體現(xiàn)在對(duì)科研、生產(chǎn)和建設(shè)工作的推動(dòng)下，對(duì)部門、行業(yè)、企事業(yè)節(jié)約人力物力、降低生產(chǎn)成本上，從而實(shí)現(xiàn)科研、生產(chǎn)和建設(shè)利益最大化。例如一份檔案，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有指導(dǎo)性和借鑒性的意義，就應(yīng)該充分進(jìn)行挖掘，以體現(xiàn)其價(jià)值。因此，檔案部門特別是檔案信息資源開發(fā)者必須提高思想認(rèn)識(shí)，努力進(jìn)行挖掘整理，實(shí)現(xiàn)信息資源利用價(jià)值最大化。

（二）檔案信息資源開發(fā)有利于提高單位部門或企業(yè)的工作效率

任何單位、部門、行業(yè)或企業(yè)，其工作的推動(dòng)、生產(chǎn)或建設(shè)都離不開科學(xué)決策，如果不參考檔案信息，進(jìn)行高位謀劃、系統(tǒng)謀劃、科學(xué)謀劃、長(zhǎng)遠(yuǎn)謀劃，必然導(dǎo)致工作失誤、生產(chǎn)的缺失，甚至造成重大經(jīng)濟(jì)損失。一是要建立健全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實(shí)行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效率。二是要加強(qiáng)檔案的鑒定，提高檔案信息的利用率。三是深度開發(fā)信息資源的潛在價(jià)值，提升開發(fā)、創(chuàng)新、研判與利用的質(zhì)量。開發(fā)利用好檔案信息資源，可以避免在決策時(shí)少走彎路，精準(zhǔn)厘清工作、生產(chǎn)思路，實(shí)現(xiàn)高效快速地推進(jìn)單位、部門、行業(yè)、企業(yè)的發(fā)展建設(shè)，收到事半功倍的成效。例如，2002 年,根據(jù)x 市財(cái)政局有關(guān)免房屋契稅文件的精神，由x 市新時(shí)代房地產(chǎn)有限公司負(fù)責(zé)開發(fā)的環(huán)湖花園高層住宅130 戶、別墅33 戶共163 戶符合免契稅條件，但缺乏憑據(jù)。該公司于6 月3 日到x 檔案館，急需查找這批住宅的單位工程竣工驗(yàn)收證明書及規(guī)劃驗(yàn)收合格證等有關(guān)檔案材料。如果沒(méi)有這些檔案為憑證，則這163 戶住宅將不能享受免契稅，其中高層住宅每戶不能享受免契稅近萬(wàn)元，別墅每戶不能享受免契稅2 萬(wàn)元。為了群眾的切身利益,該館工作人員不辭辛苦，一份一份地查找，終于為他們申報(bào)辦理免契稅提供了全部依據(jù)，使環(huán)湖花園163 戶住戶免契稅共156 萬(wàn)元。這一案例充分說(shuō)明檔案資源不僅達(dá)到事半功倍的效果，還為163 戶住戶免契稅共156 萬(wàn)元，保障了住戶的切身利益。

（三）檔案信息資源開發(fā)有利于加強(qiáng)精神文明建設(shè)的需要

開展精神文明建設(shè)，需要參考、借鑒豐富的檔案史料，這些史料不僅是重要的內(nèi)容，也是最生動(dòng)的素材，能為精神文明建設(shè)提供材料支撐，豐富和拓展精神文明建設(shè)的內(nèi)涵。普洱檔案館珍藏著思普革命先烈各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)和歷史的真實(shí)資料，記載著普洱早期革命斗爭(zhēng)波瀾壯闊的歷史, 它也是普洱各民族爭(zhēng)取解放、爭(zhēng)取幸福、爭(zhēng)取文明、爭(zhēng)取進(jìn)步的階梯，是普洱經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)的寶貴財(cái)富，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)這些信息資源的研究，對(duì)于地方加強(qiáng)黨的建設(shè)和社會(huì)主義精神文明建設(shè)具有不可替代的作用。合理開發(fā)和利用上述檔案信息資源，是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的重要手段，也是加強(qiáng)兩個(gè)文明建設(shè)的有效途徑。尤其當(dāng)前，普洱正緊鑼密鼓開展文明城市創(chuàng)建工作，以及“不忘初心 牢記使命”的主題教育，它的作用更是不可低估。所以，不斷開發(fā)和利用思普革命史、民族團(tuán)結(jié)進(jìn)步等方面的檔案信息資源，必將為普洱精神文明建設(shè)發(fā)展服務(wù)方面，取得良好的社會(huì)效益。

二、普洱當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）普洱當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

普洱社會(huì)發(fā)育程度低，檔案信息管理起步晚，投入不夠，對(duì)檔案資源管理開發(fā)的重要性認(rèn)識(shí)不足，很多部門、單位和機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的處理簡(jiǎn)單化、邊緣化，導(dǎo)致各部門、各縣（區(qū)）檔案部門大量的民族歷史文化信息檔案，留存在庫(kù)房里，未發(fā)揮應(yīng)有的作用，歸納起來(lái)，其原因：一是對(duì)檔案管理開發(fā)的重要性認(rèn)識(shí)不到位。檔案意識(shí)偏低，思想觀念陳舊，還停留在“保管”這個(gè)層面上，對(duì)“利用”缺乏思考，導(dǎo)致產(chǎn)生只要有檔案這個(gè)管理機(jī)構(gòu)就行了，對(duì)為何管、管什么、怎么管等基本的檔案管理問(wèn)題，檔案部門和檔案從業(yè)人員在認(rèn)識(shí)上存在差距，有的檔案館（室）缺“為”缺“位”，存在提起來(lái)重要、忙起來(lái)不要的現(xiàn)象，甚至被“邊緣化”，很難發(fā)揮應(yīng)有的作用。二是檔案管理設(shè)施落后，投入資金嚴(yán)重不足。技術(shù)設(shè)備陳舊，檢索手段落后的現(xiàn)象普遍存在，從市級(jí)層面到縣（區(qū)）到單位部門館（室），至今還未建立檔案網(wǎng)站，缺乏更新、交流、利用的工作體制與機(jī)制，信息寶庫(kù)被“鎖在深閨人未識(shí)”，更談不上發(fā)揮檔案信息資源的作用。三是檔案管理粗放，手段單一。檔案信息資源像保管在倉(cāng)庫(kù)里的“東西”。只要不丟失、找得著就行，檔案館（室）成了名副其實(shí)的“保管室。四是檔案管理人才奇缺，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、深造、研究措施跟進(jìn)不到位。全市檔案部門管理人員隊(duì)伍建設(shè)從規(guī)劃到實(shí)施力度不夠、方法不多、成效不明顯。缺少對(duì)檔案信息資源研判、分析、研究、開發(fā)利用的領(lǐng)軍人才。

（二）普洱檔案信息資源開發(fā)利用中存在的主要問(wèn)題

一是對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的認(rèn)識(shí)不到位，甚至有偏差，存在重硬件建設(shè)，輕軟件建設(shè)，“重建輕管輕用”的問(wèn)題。二是信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，檔案網(wǎng)站尚未建立，存在檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、信息安全防護(hù)設(shè)備缺失或不盡完善，致使檔案信息資源開發(fā)利用受到多重限制。三是檔案信息開發(fā)利用的體系還未全面建立。目前，普洱檔案系統(tǒng)還沒(méi)有建立開發(fā)利用的標(biāo)準(zhǔn)體系，甚至沒(méi)有系統(tǒng)實(shí)施開發(fā)利用，在互聯(lián)、互通、共享方面存在明顯問(wèn)題，直接影響信息資源作用的發(fā)揮。四是急需培養(yǎng)和造就一支檔案信息資源研究、開發(fā)、創(chuàng)新、利用為一體的人才隊(duì)伍。此外，信息安全防護(hù)也不到位，存在安全隱患。

三、普洱開發(fā)利用檔案信息資源的對(duì)策

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，積極推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，不僅是檔案信息管理部門自己的職責(zé)所在，也是提升檔案治理能力和服務(wù)水平的客觀需要。

（一）更新觀念，強(qiáng)化認(rèn)識(shí)

當(dāng)前，普洱在推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用中，要主動(dòng)適應(yīng)信息化發(fā)展要求，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，改變慣性思維定性思維模式，在提升質(zhì)量、強(qiáng)化檔案管理服務(wù)、加強(qiáng)與其他有關(guān)部門的合作，合力推動(dòng)檔案信息資源的開發(fā)與利用等方面下功夫，實(shí)現(xiàn)深入結(jié)合、良性發(fā)展。一是樹立“信息就是生產(chǎn)力”的理念，把檔案信息資源開發(fā)利用作為促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)發(fā)展的高度，抓好工作的落實(shí)。二是樹立“信息共享”理念，探索建立信息交換協(xié)調(diào)工作機(jī)制，整合檔案信息資源，發(fā)揮信息整體優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用向縱深發(fā)展，實(shí)現(xiàn)工作效益最大化。三是樹立“以需求為導(dǎo)向”的理念，緊緊圍繞信息需求、建設(shè)需求和服務(wù)需求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使信息內(nèi)容完整、格式規(guī)范、存儲(chǔ)方式合理、傳輸流程通暢便捷。

（二）加強(qiáng)力度，完善體系

檔案管理部門要加強(qiáng)信息管理和使用的力度，及時(shí)跟上檔案信息化發(fā)展步伐，強(qiáng)化開發(fā)利用措施，投入與之相適應(yīng)的人力、物力、財(cái)力，保證檔案信息資源開發(fā)利用運(yùn)行有支撐、推進(jìn)有活力。重點(diǎn)建設(shè)好三個(gè)機(jī)制：一是數(shù)據(jù)更新機(jī)制；二是數(shù)據(jù)共享機(jī)制；三是日常應(yīng)用機(jī)制，使檔案信息資源開發(fā)利用工作步入良性發(fā)展軌道。

（三）高位謀劃，分步實(shí)施

推進(jìn)有活力開發(fā)利用檔案信息資源是一個(gè)系統(tǒng)而龐大的工程，必須搞好頂層設(shè)計(jì)，認(rèn)真謀劃、精心組織、形成合力、促進(jìn)發(fā)展。同時(shí)，注重檔案信息資源開發(fā)利用的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。

（四）保證安全，增進(jìn)效益

信息安全是檔案信息資源開發(fā)利用的第一要素或重要保證。如果信息安全存在隱患，那么，檔案信息資源不僅不能發(fā)揮效益，甚至產(chǎn)生負(fù)面影響。首先，檔案信息化建設(shè)必須一體化推進(jìn)，正確處理共享與安全保密這一對(duì)矛盾，在信息共享的同時(shí)強(qiáng)化信息安全保護(hù)意識(shí)，做到系統(tǒng)互連、互通、互維護(hù)，保證檔案信息資源在安全的條件下發(fā)揮效益。其次，要加強(qiáng)檔案信息資源安全的監(jiān)督和管理，采取嚴(yán)格的安全保密措施，實(shí)行嚴(yán)格的管理制度，把信息安全隱患消滅在襁褓之中，避免由此造成嚴(yán)重后果，做到防患于未然。

（五）暢通渠道，傳承創(chuàng)新

建立健全檔案官網(wǎng)站，依托互聯(lián)網(wǎng)，樹立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的理念，優(yōu)化檔案管理部門與用戶交流渠道。堅(jiān)持以檔案管理平臺(tái)為核心，輔以微博、微信和APP 等社交媒體，擴(kuò)大信息傳播，開展在線服務(wù)，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。建立健全集實(shí)體、平臺(tái)和移動(dòng)新媒體于一體的檔案信息服務(wù)平臺(tái)群，以更加快速、立體、互動(dòng)的形式，拉近檔案與利用者之間的距離，為利用者提供多途徑和獨(dú)特性的人本服務(wù)。探索公眾參與的檔案開發(fā)利用新模式，提高檔案信息化水平。一是提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)自覺(jué)。充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要性和檔案工作的重要性，弄清檔案信息開發(fā)利用與社會(huì)發(fā)展的關(guān)系。二是轉(zhuǎn)變思路，突出重點(diǎn)。要科學(xué)管理檔案，注重應(yīng)用和用好檔案信息資源。三是注重建設(shè)，形成特色。豐富館藏資源，健全檔案管理系統(tǒng)和管理機(jī)制，打造屬于地方的檔案信息資源開發(fā)特色和品牌。四是做好宣傳，擴(kuò)大影響。抓住時(shí)間節(jié)點(diǎn)，適時(shí)編纂出版檔案史料等，與時(shí)俱進(jìn)，加大檔案信息資源的開發(fā)力度，以一流的服務(wù)滿足對(duì)檔案利用的需求。

四、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)這個(gè)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，龐大的信息資源浩如煙海，如何讓信息能夠更好地開發(fā)利用，推動(dòng)普洱經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，值得深思、值得研究、值得探討，迎刃解決普洱檔案信息資源的開發(fā)與利用中存在的問(wèn)題，將大有裨益。只要找準(zhǔn)定位、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化管理、提升服務(wù)、檔案信息管理一定會(huì)有新的突破。