新時期提升人事檔案管理和服務(wù)水平的具體方法研究

文/田翠（通化市房產(chǎn)租賃管理中心）

不同企事業(yè)單位的人事檔案管理，通常涉及一系列人事資料、行政業(yè)務(wù)等的管理任務(wù)。通過引入網(wǎng)絡(luò)化檔案管理技術(shù)、規(guī)范化檔案管理制度，按照不同檔案的類別、重要程度，進行多種檔案資源的搜集、篩選、分析、整理和立卷，做好結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化電子檔案文件的標(biāo)記和保存，以實現(xiàn)紙質(zhì)及電子檔案信息的管理效率、服務(wù)質(zhì)量的提升。

一、人事檔案管理“數(shù)字化”發(fā)展的重要意義

新時期人事檔案管理的“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型發(fā)展，簡化人事檔案資源的搜集、檢索、統(tǒng)計分析與共享管理流程的同時，削減人事檔案管理的人力財力成本、提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。依托于5G移動通信網(wǎng)絡(luò)、后臺云服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等軟硬件，開展人事檔案資源的數(shù)字化、智能化管理，可以從根本上節(jié)約檔案管理的人力、物力和財力成本，并完成不同類別數(shù)據(jù)的挖掘、篩選與統(tǒng)計存儲。

二、當(dāng)前不同企事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理缺乏完善的制度與長遠規(guī)劃

由于缺少人事檔案管理制度的規(guī)范、指導(dǎo)，企事業(yè)單位對管理人員的檔案工作安排，往往存在著科學(xué)性低、獨立性強、協(xié)同性差等問題。通常由基層管理人員，承擔(dān)繁重的人事檔案搜集、編目、裝訂、整理成冊等工作，而高層人員的工作較為清閑，且人事檔案內(nèi)容分類、匯總的協(xié)調(diào)性不高。

（二）人事檔案管理缺乏信息化設(shè)施、執(zhí)行流程

多數(shù)企業(yè)雖然在人事檔案管理方面，已增設(shè)了電子計算機、自動掃描儀等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，用于紙質(zhì)檔案信息的掃描、打印與上傳，但總體而言人事檔案管理的信息化程度較低，缺乏網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)器、辦公自動化管理系統(tǒng)。因此，在人事檔案資源檢索、分析、傳輸與存儲的過程中，不同管理業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化程度低，不能滿足海量文檔、圖片、視頻或音頻等的管理需求。

（三）人事檔案管理成本高、人員業(yè)務(wù)水平較低

傳統(tǒng)人事檔案管理以紙質(zhì)化檔案搜集、歸檔為主，其中基層管理人員的參與度高、工作任務(wù)繁重，也使得檔案管理的人力財力成本居高不下。特別在不同管理部門，分管不同人事檔案管理工作的情況下，更多管理人員傾向于對企業(yè)日常經(jīng)營業(yè)務(wù)，進行資金流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計管理，而很少利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)器，開展海量人事檔案的搜集、篩選、錄入、編目、審校與檢索，管理人員的業(yè)務(wù)水平、檔案管理效率低，將影響最終的檔案管理質(zhì)量。

三、新時期人事檔案管理和服務(wù)水平的提升方案研究

（一）建立人事檔案管理的信息化、規(guī)范化制度

在《檔案法實施辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》等法律法規(guī)文件的指導(dǎo)下，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為主導(dǎo)，制定有關(guān)人事檔案管理的規(guī)范化制度。一是要明確不同管理人員的檔案管理工作職責(zé)，對其開放相應(yīng)的檔案瀏覽、管理權(quán)限；二是推動人事檔案管理的信息化，增加大數(shù)據(jù)挖掘算法、檔案管理軟件，使人事檔案管理向信息化服務(wù)的方向發(fā)展。

（二）創(chuàng)新人事檔案管理的服務(wù)平臺、管理流程

面對紙質(zhì)化檔案掃描、整理與歸檔的發(fā)展現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)借助于大數(shù)據(jù)及云計算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)平臺、辦公自動化管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有的人事檔案管理模式、管理流程作出完善。如針對.doc、.xls、.txt、.st等不同格式的電子文檔，自動挖掘、篩選其中有價值的人事檔案信息，進行批量分發(fā)、統(tǒng)計分析、整理編目與歸檔。隨后調(diào)用web service軟件服務(wù)端口，開展檔案數(shù)量、編目、詳細信息等全方位管理，促進檔案管理效率、管理質(zhì)量的提高。

（三）優(yōu)化人事檔案的管理內(nèi)容、功能服務(wù)水平

在網(wǎng)絡(luò)檔案管理云服務(wù)平臺支持下，國有企業(yè)人事檔案管理工作的開展，要根據(jù)內(nèi)部產(chǎn)業(yè)經(jīng)營、人事變動狀況的發(fā)展趨勢，選擇恰當(dāng)?shù)娜耸聶n案數(shù)據(jù)資源，創(chuàng)建OA檔案信息立卷庫、緩存庫、歸檔庫、正式庫等組成結(jié)構(gòu)，對多種數(shù)據(jù)庫設(shè)置合理的匹配規(guī)則，加強檔案庫內(nèi)重復(fù)、干擾數(shù)據(jù)信息的篩選與整理，提供檔案檢索、調(diào)用、下載與共享等服務(wù)，可以帶動檔案管理內(nèi)容、功能服務(wù)水平的提升。

四、結(jié)語

企業(yè)人事檔案資源管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，要按照網(wǎng)絡(luò)檔案搜集、整合與保存管理的流程，進行紙質(zhì)化檔案掃描、文檔上傳、分類篩選與存儲，為企業(yè)客戶的檔案信息調(diào)用、產(chǎn)業(yè)決策判斷等提供支持，進一步提升人事檔案信息的開發(fā)利用效率和管理質(zhì)量。