高校檔案信息化建設(shè)及其策略

劉筱筠，李 婕，徐雨生，廖川江

1.普洱學(xué)院圖書(shū)館，云南 普洱665000；2.大理大學(xué)研究生院，云南 大理671000

檔案建設(shè)在高校管理中越來(lái)越重要，目前傳統(tǒng)高校檔案管理所需要承擔(dān)的公共社會(huì)服務(wù)功能相對(duì)比較單一，科學(xué)管理高校檔案主要任務(wù)是為高校教學(xué)和高?？蒲泄ぷ鞣?wù)。隨著21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)的迅速普及和發(fā)展，恰到好處地解決了我國(guó)傳統(tǒng)高校檔案信息數(shù)據(jù)采集管理數(shù)量激增、信息范圍過(guò)大的復(fù)雜問(wèn)題。研究旨在現(xiàn)代科技發(fā)展環(huán)境中積極探索創(chuàng)新，建立與時(shí)俱進(jìn)的高?？萍紮n案，更好地服務(wù)社會(huì)。

一、高校檔案信息化建設(shè)的意義

（一）符合信息化時(shí)代的需求

信息化時(shí)代的來(lái)臨使得人們更全面、快速、準(zhǔn)確地接收各種信息，檔案管理的工作量逐步加大，以紙質(zhì)為媒介的檔案管理方式已經(jīng)相對(duì)陳舊，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，加快了高校檔案的信息化建設(shè)。電子檔案更加符合信息社會(huì)的需要，它可以在檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮其智能化、速度化、科技化的優(yōu)勢(shì)，為檔案管理節(jié)省成本。高校如果想更好的適應(yīng)當(dāng)今高度信息化的社會(huì)大環(huán)境，就需要堅(jiān)定的走好檔案數(shù)字化的道路，這也是我國(guó)檔案工作建設(shè)中的一個(gè)緊迫任務(wù)[1]。

（二）便于檔案的利用和管理

傳統(tǒng)依賴(lài)人工操作完成的檔案整理工作，具有很大的不確定性，檔案整理的情況與工作人員整體素質(zhì)和能力息息相關(guān)，很容易影響檔案本身的使用。在信息時(shí)代下，依托于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理，有效實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的全程操控，使得無(wú)論是紙質(zhì)還是電子檔案都能得到高效有序的管理，更加有效地實(shí)現(xiàn)檔案處理與交換的效能，更好地避免了受時(shí)間和空間約束的限制[2]。檔案管理人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收發(fā)文件，通過(guò)成熟的電子系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整理、錄入、檢查等，在提高工作效率的同時(shí)也提高了檔案的利用周期。隨著高校辦公自動(dòng)化的逐步普及，電子檔案可以更加實(shí)時(shí)地接收校內(nèi)電子文件數(shù)據(jù)，并轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，以便優(yōu)化檔案信息資源。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)

目前，大部分高校的檔案庫(kù)房條件都比較簡(jiǎn)陋，庫(kù)房面積不夠，常年失修，缺乏防高溫、防火、防潮等必要保護(hù)措施。紙質(zhì)檔案比較脆弱，反復(fù)翻查復(fù)印等都會(huì)對(duì)檔案造成損害。以電子檔案代替紙質(zhì)檔案，可以有效避免紙質(zhì)檔案面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并且實(shí)現(xiàn)異地存取、查閱，更加便捷。電子檔案同時(shí)也是紙質(zhì)檔案的電子備份，為檔案保存增加一重保險(xiǎn)，有效地保護(hù)了檔案原件[3]。

（四）節(jié)約管理空間，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

與紙質(zhì)檔案不同，電子檔案對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，檔案數(shù)字化后，不重要的文件及暫時(shí)性的文件可不必使用紙質(zhì)形式歸檔，只需歸檔電子文件，可以節(jié)省實(shí)體庫(kù)房貯存空間。隨著檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，檔案管理的內(nèi)容會(huì)越來(lái)越豐富，需要?dú)w納整理的信息量也是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的[4]。這時(shí)電子檔案信息量庫(kù)存與利用率的優(yōu)勢(shì)就會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)?；谌遮呚S富的檔案信息，高?？梢越㈦娮訖n案網(wǎng)頁(yè)，可以開(kāi)設(shè)電子檔案館、電子數(shù)據(jù)庫(kù)資源等服務(wù)領(lǐng)域，便于學(xué)生和教師隨時(shí)隨地查詢(xún)和學(xué)習(xí)，更加能滿(mǎn)足大家的需求。

（五）支撐科研力量，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

數(shù)字檔案發(fā)展是高校檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，而加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作是高校利用檔案進(jìn)行信息數(shù)字化服務(wù)建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵和首要基礎(chǔ)工作[5]。以高?？萍紮n案為例，是高校開(kāi)展科學(xué)技術(shù)研究創(chuàng)新活動(dòng)的重要記錄，是高校加強(qiáng)科研技術(shù)創(chuàng)新和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要組成部分。在我國(guó)科技飛速發(fā)展的背景下，高校正逐漸發(fā)展成為構(gòu)建我國(guó)各類(lèi)科技創(chuàng)新檔案體系中最重要的一個(gè)陣地和科研的重要支撐力量，結(jié)合高校各類(lèi)科技檔案發(fā)展現(xiàn)狀，深入研究高校存在一些問(wèn)題，加強(qiáng)高?？萍紕?chuàng)新檔案體系建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義[6]。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字化程度低

目前，我國(guó)大部分高校數(shù)字化建設(shè)還處于初級(jí)階段，很多高校依舊是采用紙質(zhì)檔案的管理模式，想要推進(jìn)電子檔案的建設(shè)，很大程度上會(huì)受到人力、物力、財(cái)力以及保守觀念的限制；已有的紙質(zhì)檔案規(guī)模大、數(shù)量多，信息種類(lèi)龐雜，在向電子檔案轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，工作量巨大[7]。同時(shí)，因數(shù)字化之前很多信息的處理不夠及時(shí)，往往會(huì)遺留很多問(wèn)題數(shù)據(jù)，處理這些問(wèn)題數(shù)據(jù)也是一項(xiàng)浩大的工程，在一定程度上也加重了電子檔案建設(shè)的難度。現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也具有文件歸檔的功能，但是自動(dòng)歸檔的文件很難與電子檔案系統(tǒng)中的目錄進(jìn)行對(duì)接，這就容易造成信息不對(duì)稱(chēng)，出現(xiàn)信息接收偏差，說(shuō)明兩個(gè)系統(tǒng)格式的兼容性和穩(wěn)定性有待加強(qiáng)。以上因素都會(huì)導(dǎo)致高校的電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程困難重重。

（二）管理制度不健全

目前高校電子檔案的制度化管理不夠健全，為了順應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展要求，國(guó)家檔案局出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，對(duì)高校電子檔案管理進(jìn)行了宏觀規(guī)定，但是高校在有關(guān)電子檔案的管理制度方面仍然存在一些問(wèn)題：一是沒(méi)有落實(shí)電子文檔歸檔責(zé)任化，面對(duì)浩如煙海的檔案資源和內(nèi)容，明確分工明確職責(zé)的工作分配是十分必要的；二是目前各高校、各部門(mén)之間電子檔案管理制度各行其是，沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案信息在收集、錄入、整理、歸檔時(shí)所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)也就不統(tǒng)一，為后續(xù)的資源共享和集成處理帶來(lái)很大困難；三是從校內(nèi)使用者的角度來(lái)看，檔案系統(tǒng)所提供的檔案信息總是“不夠及時(shí)”，在時(shí)效性上滿(mǎn)足不了使用者的需求。

（三）專(zhuān)業(yè)管理人才缺乏

檔案數(shù)字化屬于高新技術(shù)的范疇，因此檔案管理人員要有很高的綜合能力和綜合素質(zhì)。電子檔案系統(tǒng)要想快速穩(wěn)健的建立與發(fā)展，人才是關(guān)鍵，尤其是需要能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)并具備檔案業(yè)務(wù)水平的復(fù)合型人才。目前高校的檔案管理人員中具備該項(xiàng)專(zhuān)業(yè)能力的人并不多。在檔案管理人員方面，地方高校檔案館多為處以下建制，很多情況下存在教師兼職或其他專(zhuān)業(yè)兼職現(xiàn)象，甚至有的高校用檔案館的工作作為安撫校內(nèi)人才家屬的敲門(mén)磚，進(jìn)一步加劇了檔案管理隊(duì)伍不專(zhuān)業(yè)的情況[8]。并且大部分檔案管理工作人員年齡較大，接受信息能力稍弱，不能熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的知識(shí)，不能適應(yīng)檔案數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展的需要。

（四）硬件設(shè)施不足

國(guó)內(nèi)很多高校的檔案館數(shù)字化建設(shè)還處于初級(jí)階段，基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。多數(shù)高校仍然采用以紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)與管理，數(shù)字化檔案的發(fā)展還處于萌芽階段，硬件設(shè)備不足以支撐數(shù)字化檔案管理。為做好電子檔案建設(shè)，需投入大量資金對(duì)原有的陳舊設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，以適應(yīng)電子檔案建設(shè)的需求。目前大多高校將資金都投放在教學(xué)、科研上，沒(méi)有建設(shè)數(shù)字化檔案的意識(shí)，將檔案建設(shè)工作置于一個(gè)很尷尬的境地。導(dǎo)致依賴(lài)于信息化設(shè)備的電子檔案管理工作無(wú)法正常展開(kāi)。

三、高校檔案信息化建設(shè)的策略

（一）健全制度，明確職責(zé)

規(guī)章制度是高?；蚱渌髽I(yè)檔案管理工作的有序進(jìn)行和發(fā)展的基本保障。以《檔案法》和其他檔案管理法規(guī)為依據(jù)，建立健全的規(guī)章制度，明確檔案管理職責(zé)，確保這些分散在各事業(yè)單位的科研檔案文件能夠完整且及時(shí)地移交到學(xué)校檔案管理部門(mén)。

（二）深化認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念

從事檔案管理相關(guān)工作的從業(yè)人員要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的特殊性及重要性，不能僅僅做保管高校檔案的工作。首要任務(wù)是加強(qiáng)科研人員、基礎(chǔ)工作者及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的全面了解，深刻認(rèn)識(shí)其重要地位，從而加大支持檔案管理建設(shè)工作的力度，加強(qiáng)檔案的儲(chǔ)存管理工作，確保檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。在保證正確且安全地控制信息的公開(kāi)的工作下，最大限度的利用檔案的應(yīng)用價(jià)值。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

提高高校檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)是當(dāng)下我國(guó)院校科技檔案管理工作取得現(xiàn)代化快速發(fā)展的必經(jīng)之路[9]，同時(shí)，加強(qiáng)高校檔案專(zhuān)業(yè)化人才建設(shè)，強(qiáng)化和培養(yǎng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平和信息技術(shù)能力，定期進(jìn)行繼續(xù)教育和檔案技術(shù)交流，提高他們檔案管理的綜合素質(zhì)，并不斷努力學(xué)習(xí)應(yīng)用國(guó)內(nèi)外現(xiàn)代新信息技術(shù)，同時(shí)探索拓展檔案知識(shí)應(yīng)用新領(lǐng)域，達(dá)到符合新時(shí)代檔案技術(shù)人員的水平，實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新性發(fā)展。

（四）注重科技創(chuàng)新

加強(qiáng)高校檔案管理的技術(shù)開(kāi)發(fā)，提高高校檔案的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化服務(wù)與管理功能，需要所有從事高校檔案技術(shù)的工作人員能夠充分利用學(xué)?，F(xiàn)代化的管理技術(shù)手段，更好的為學(xué)科教學(xué)和社會(huì)改革發(fā)展服務(wù)。只有切實(shí)利用和管理好高校檔案，檔案的服務(wù)價(jià)值才能獲得充分的體現(xiàn)和應(yīng)用，才能使檔案管理工作長(zhǎng)久的健康發(fā)展與造福社會(huì)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)工程是一項(xiàng)重大工程，涉及到檔案管理建設(shè)工作的各個(gè)領(lǐng)域。既要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，又要有明確的計(jì)劃、步驟把高校檔案信息化的各項(xiàng)重要基礎(chǔ)設(shè)施工作扎扎實(shí)實(shí)地做好，確保各項(xiàng)檔案管理統(tǒng)一、規(guī)范，帶動(dòng)各項(xiàng)數(shù)字檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作開(kāi)展。同時(shí)也要明確做好檔案信息化體系的建設(shè)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的任務(wù)，要嚴(yán)格要求檔案質(zhì)量，保證質(zhì)量查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息資源管理系統(tǒng)長(zhǎng)期運(yùn)行的安全、可靠，同時(shí)不斷增強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)，只有真正規(guī)范、科學(xué)、合理的利用檔案信息資源，才能真正在高校檔案管理中充分發(fā)揮主導(dǎo)作用。另處，要與時(shí)俱進(jìn)，全面深入推進(jìn)高校檔案管理信息化體系建設(shè)，促進(jìn)當(dāng)代高校的健康發(fā)展。