數(shù)字化背景下干部人事檔案管理思考與探析

肖理婷　鄭斯予

【摘要】在干部人事檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限性，豐富了檔案管理形式，既帶來了新的發(fā)展與挑戰(zhàn)，同時(shí)也存在問題與風(fēng)險(xiǎn)，如何進(jìn)一步優(yōu)化提升，使干部人事檔案數(shù)字化管理最大限度發(fā)揮作用，是目前值得我們思考的問題。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;數(shù)字化;檔案管理

干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，記錄了干部個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、工作業(yè)績、能力素養(yǎng)、思想政治等多項(xiàng)內(nèi)容，能夠系統(tǒng)直觀地體現(xiàn)干部“德能勤績廉”的具體情況，為干部使用、干部選拔等工作提供有力支撐。自2006年開始，中央多次提出要加大干部檔案信息化建設(shè)的力度，建好用好干部人事檔案管理系統(tǒng)和干部信息系統(tǒng)，加快建設(shè)數(shù)字檔案，利用現(xiàn)代化技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理模式，切實(shí)提高干部人事檔案工作質(zhì)量和效率。2018年11月《干部人事檔案工作條例》的出臺(tái)，更加強(qiáng)調(diào)要發(fā)揮干部人事檔案在干部選育用管過程中的重要作用，增加了干部人事數(shù)字檔案的要求，提出數(shù)字檔案管理需要遵循的基本環(huán)節(jié)，明確數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理?？梢姡詳?shù)字化為基礎(chǔ)的干部人事檔案管理模式，對(duì)干部人事檔案走向科學(xué)化管理具有重要作用。

一、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，運(yùn)用信息化管理手段推動(dòng)干部人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效，能夠?yàn)楦刹咳耸鹿芾砉ぷ魈峁└蛹皶r(shí)、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案管理模式的改革創(chuàng)新。干部人事檔案數(shù)字化通過建立安全、高質(zhì)量的干部檔案信息庫，完成對(duì)檔案材料的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案由紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字檔案，檔案查借閱由線下審批變?yōu)榫€上審批，管理方式由傳統(tǒng)管檔變?yōu)楝F(xiàn)代化管檔的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

干部人事檔案數(shù)字化，能夠通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的有效采集、材料收集歸檔、接收轉(zhuǎn)遞、日常查詢等工作，從而提高了干部檔案管理工作的質(zhì)量和效率，進(jìn)一步提升了檔案信息的共享價(jià)值;干部人事檔案數(shù)字化，可以減少紙質(zhì)檔案查閱的次數(shù)甚至不用查借閱紙質(zhì)檔案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的保護(hù)。同時(shí)，干部人事檔案數(shù)字化，有效地解決紙質(zhì)檔案查借閱過程中存在的耗時(shí)耗力等問題，能夠提升效率并提升精準(zhǔn)度，有助于干部考察和干部選拔任用工作;通過干部人事檔案數(shù)字化，逐步建立數(shù)字檔案信息庫，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入分析、綜合利用和深度挖掘，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新利用檔案的方式和使用效能，更好地發(fā)揮人事檔案服務(wù)干部工作的信息資源庫作用，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

二、現(xiàn)階段干部人事檔案數(shù)字化管理問題

（一）信息化支撐保障不足。干部人事檔案數(shù)字化管理以信息技術(shù)的應(yīng)用為核心，雖然“檔案信息化”的理念已經(jīng)提出多年，但是信息技術(shù)的應(yīng)用廣度和支持力度卻與實(shí)際需求存在一定距離。不少單位干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍處于試水階段，整體管理成效不夠理想。一些單位普遍缺乏有效的信息化手段支撐，信息化建設(shè)方面基礎(chǔ)性工作配置不到位，硬件設(shè)施老化、軟件更新?lián)Q代滯后。此外，人員信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集不完善，檔案數(shù)字化制作環(huán)境簡陋等因素，都會(huì)降低檔案數(shù)字化管理效率。

（二）制度體系建設(shè)不足。檔案管理，制度先行。目前，干部人事檔案數(shù)字化管理的制度規(guī)范不夠健全，未建立系統(tǒng)、完善、健全、周密的數(shù)字化管理制度體系，對(duì)檔案管理人員的約束力和指導(dǎo)性不夠，尚不能對(duì)管理工作形成有力支撐。

（三）信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)管控不足。由于干部人事檔案涉密性較強(qiáng)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，最為突出的便是網(wǎng)絡(luò)信息安全問題。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，干部人事檔案數(shù)字化管理可能受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅，信息被人為篡改、泄密、刪除或增加等風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重影響到檔案信息化管理的安全性。

（四）人才隊(duì)伍專業(yè)化不足。在數(shù)字化背景下，干部人事檔案管理隊(duì)伍需要具有更加專業(yè)化、專門化、精細(xì)化的人才隊(duì)伍支持。根據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870-2017）的要求，規(guī)定了干部人事檔案數(shù)字化人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等各項(xiàng)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的技術(shù)規(guī)范，每一項(xiàng)環(huán)節(jié)都需要具有專業(yè)化知識(shí)與高水平信息化技術(shù)能力的全面型人才勝任。但是從當(dāng)前檔案人才隊(duì)伍的配置情況來看，很多單位的檔案管理人員仍局限于手工操作為主的傳統(tǒng)方式，未參加過檔案管理專業(yè)的信息化技術(shù)培訓(xùn)。此外，人員流動(dòng)性較大，檔案專業(yè)化人員較少，既懂得專業(yè)知識(shí)又具備扎實(shí)信息素養(yǎng)的全面型人才更為稀缺。

三、干部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施

（一）提升對(duì)干部人事檔案數(shù)字化管理的重視程度。干部人事檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)干部人事信息的永久保存，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中人力物力投入，以高科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。因此，注重對(duì)干部人事檔案數(shù)字化管理的宣傳引導(dǎo)，加大宣傳力度，能夠促使檔案管理單位進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性，從而提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的專業(yè)能力。

（二）完善規(guī)章制度體系建設(shè)。建立和健全各種規(guī)章制度，是干部人事檔案工作依法依規(guī)管理的基礎(chǔ)。制定統(tǒng)一的兼具全面性和科學(xué)性的干部人事檔案數(shù)字化管理工作規(guī)章制度，充分考慮到人事檔案工作的特點(diǎn)及數(shù)字化管理的需要，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，制定檔案數(shù)字化流程規(guī)范說明，編制業(yè)務(wù)指導(dǎo)手冊(cè)，進(jìn)一步明確職責(zé)分工，規(guī)范工作規(guī)程與操作流程。多措并舉，優(yōu)化管理流程，維持工作秩序，確保工作有章可循、有質(zhì)可查、有據(jù)可依，進(jìn)一步推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理逐步走向成熟化、精細(xì)化、智能化，促使檔案數(shù)字化更好地發(fā)揮積極作用。

（三）加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。完善的硬件設(shè)施作為干部人事檔案數(shù)字化管理工作開展的基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案安全保管的重要保障。不少單位基礎(chǔ)設(shè)施配備不足，除經(jīng)濟(jì)條件因素影響以外，主要原因是對(duì)人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視度不夠，沒有意識(shí)到一旦發(fā)生干部人事檔案損毀的意外事件，將造成不可逆轉(zhuǎn)的嚴(yán)重?fù)p失。因此，為提高干部人事檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性，保障數(shù)字檔案的安全，檔案管理單位須加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

（四）完善健全檔案管理風(fēng)控機(jī)制。檔案管理單位應(yīng)組建專門的網(wǎng)絡(luò)信息安全保障團(tuán)隊(duì)，提高數(shù)字化系統(tǒng)的安全運(yùn)行能力。首先，從權(quán)限控制方面實(shí)現(xiàn)“三員分離”，即系統(tǒng)管理員、安全保密管理員、安全審計(jì)管理員為分離角色，系統(tǒng)管理員主要用于創(chuàng)建、刪除用戶。安全保密管理員主要分配權(quán)限。安全審計(jì)管理員用于查看日志。同時(shí)，要保障干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫安全，根據(jù)具體管理需要選擇相匹配的軟件，提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)的有效性。在軟件選擇中要注重安全性和規(guī)范性，采取標(biāo)準(zhǔn)化軟件，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全，選擇升級(jí)保障能力較好的軟件系統(tǒng)。在此前提之下，進(jìn)一步嚴(yán)格管控?cái)?shù)據(jù)錄入、傳輸、存儲(chǔ)、訪問等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，可采用特定MAC地址綁定，實(shí)現(xiàn)用戶只可用固定設(shè)備訪問系統(tǒng)，文件特定加密傳輸，圖像文件加密技術(shù)，防截屏拍照等措施確保相關(guān)工作的安全性。其次，檔案管理單位還要做好電子副本備份工作，在提高數(shù)字化信息安全性的同時(shí)，更加注意信息的一致性，避免檔案被調(diào)閱的過程中出現(xiàn)篡改、撤換、增刪等問題，這就需要工作人員做好檔案調(diào)閱記錄，嚴(yán)格監(jiān)管檔案流向，從借閱時(shí)間、借閱人員、借閱時(shí)限、歸還日期上嚴(yán)格把控，檔案歸還后要和副本進(jìn)行對(duì)照，保證信息準(zhǔn)確無誤后重新歸檔，這樣的形式能夠最大限度增加檔案資源的安全性，簡化管理流程和調(diào)閱手續(xù)，提高檔案信息的流動(dòng)效率。最后，由于檔案的特殊秘密性與重要性，可以考慮采用多冗余機(jī)制確保數(shù)據(jù)不會(huì)丟失，在操作過程中通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)級(jí)多份拷貝，甚至可以搭建災(zāi)難備份體系，采用雙中心或多中心模式確保數(shù)據(jù)的安全。在一致性方面，系統(tǒng)內(nèi)可以大膽嘗試區(qū)塊鏈等新技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、修改留痕，通過技術(shù)手段從根本上解決篡改隱患。

（五）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員是實(shí)施干部人事檔案數(shù)字化管理的主力軍，其責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)能力決定了檔案數(shù)字化管理水平及資源開發(fā)利用情況，因此要加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)理念，提升其檔案資源開發(fā)利用能力，提供更優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理工作。專業(yè)人才是做好工作的關(guān)鍵，不論是過去的傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理，還是檔案數(shù)字化管理工作，都離不開業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、整體素質(zhì)高的管理人員。為促使檔案管理人員在這個(gè)關(guān)鍵的工作崗位上發(fā)揮作用，檔案管理單位要培養(yǎng)選拔具備嚴(yán)格的組織紀(jì)律性、良好職業(yè)道德的人才，并通過培訓(xùn)不斷提升其自身政治素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，不斷適應(yīng)檔案數(shù)字化管理發(fā)展的需要。同時(shí)，檔案管理者還要積極適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，熟練掌握運(yùn)用干部人事檔案管理信息系統(tǒng)軟件，積極參加專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)高效且科學(xué)的作業(yè)技能，積極適應(yīng)新形式、新技術(shù)、新模式的要求，為干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展提供有力的人才保障。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和管理理念的革新，干部人事檔案工作也在不斷創(chuàng)新發(fā)展。綜上所述，干部人事檔案數(shù)字化管理充分運(yùn)用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化手段，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，對(duì)推進(jìn)干部人事管理工作改革創(chuàng)新具有積極的促進(jìn)作用。檔案管理者應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)干部人事檔案數(shù)字化管理的意義和價(jià)值，不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、學(xué)習(xí)專業(yè)技能、樹立服務(wù)理念，提高適應(yīng)新時(shí)代、實(shí)現(xiàn)新目標(biāo)、落實(shí)新部署的能力素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和安全性，依托數(shù)字化優(yōu)勢，進(jìn)一步提升干部人事檔案的管理水平。

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