西部高校貧困生檔案管理及其相關(guān)問題探究

范宵

【摘要】西部地區(qū)高校貧困家庭學生人口相對集中，數(shù)量相對龐大，高校作為精準扶貧工作實施的主體，應重視高校貧困生檔案管理。針對重視程度不夠、程序過于復雜、檔案信息資源開發(fā)利用效果較差等問題，要優(yōu)化管理程序，加大對高校貧困生檔案資源開發(fā)力度，更好地服務貧困學生。加強高校貧困生檔案管理工作，有利于推動高校貧困生教育資助有據(jù)可查，有利于輔助學生管理，建立資助管理體系，有利于精準掌握動態(tài)，幫扶貧困學生就業(yè)。

【關(guān)鍵詞】高校;貧困生;檔案管理

近年來，隨著我國高等教育不斷發(fā)展和改革，高校貧困家庭學生的數(shù)量日益增大，尤其是西部地區(qū)高校貧困家庭學生人口相對集中，數(shù)量相對龐大。高校作為精準扶貧工作實施的重要主體，應自覺肩負起脫貧攻堅的責任，要重視高校貧困生檔案管理。當前高校貧困生檔案管理還存在重視程度不夠、程序過于復雜、檔案信息資源開發(fā)利用效果較差等問題。因此，有必要重視高校貧困生檔案管理，優(yōu)化管理程序，加大對高校貧困生檔案資源開發(fā)力度，更好地服務貧困學生。

一、高校貧困生檔案管理工作存在的問題

（一）重視不足，未能盡早建立檔案留存，做到實時更新。目前有些高校領(lǐng)導對新形勢下的檔案工作還缺乏足夠的認識和了解，檔案管理意識不強，認為高校的主要工作是教學、科研，從而忽視檔案管理工作，沒有認識到檔案的真正價值，不明白“要到用時方知貴”的道理。由于認識上的誤區(qū)，錯誤地認為檔案工作就是文檔的簡單整理、裝訂，沒有對檔案管理投入必要的財力、物力、人力。對貧困生檔案的管理也同樣未能放到重要位置上來。相當多的高校檔案部門設(shè)施相對落后，庫房、辦公、閱覽也未能分開，檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)備配置不全，嚴重影響了檔案管理保護及服務工作的正常開展。部分高校檔案館的檔案管理仍采取手工作業(yè)方式。檔案工作人員在文件立卷歸檔后，通過手工作業(yè)對文件資料進行調(diào)整和編目;檢索時，檔案管理人員再從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找。勞動量大，耗時多、速度慢。檔案管理人員常年忙于這些大量簡單重復性勞動，根本無暇顧及科研，現(xiàn)代化管理更是無從談起。

（二）未能做到覆蓋全過程的檔案整理收集?！笆占瞧瘘c”，“正確地處理收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用尤為重要，收集是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，沒有收集就談不到利用”。有些檔案工作人員業(yè)務水平不高，無法應對檔案各環(huán)節(jié)的工作，不能及時將應該歸檔的文件收集歸檔，如有些學校的檔案，只有請示，沒有批復;或只有批復，而沒有請示，不能反映某一件事情的前因后果。還有一些學校只重視文書檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實物檔案。整理不規(guī)范主要存在以下兩種情況：一是時間編排混亂，二是組卷裝訂不規(guī)范。致使檔案雜亂而無體系性，殘缺而無完整性，有時臨時拼湊的材料缺乏可靠性。檔案的科學性也大打折扣，嚴重影響了檔案的開發(fā)和利用。在貧困生檔案的整理收集中，也存在不能覆蓋全過程的問題。

（三）標準缺失，未能做到精準把握，分類留置。高校貧困生檔案內(nèi)容構(gòu)建方面標準缺失。比較完整的貧困生檔案指標體系可以在對學生進行物質(zhì)幫助和精神激勵中發(fā)揮巨大的作用，達到助學與育人的雙重目的。家庭經(jīng)濟狀況、學生受資助情況，學生心理狀況、學生評獎評優(yōu)狀況，個人誠信狀況四個指標體系相互補充，學生心理狀況，學生評獎評優(yōu)狀況，個人誠信狀況則是對貧困生的成長和成才進行全程的監(jiān)控，可以實時進行幫助，從而確保貧困生健康成長。科學認定貧困生是準確建立貧困生檔案的關(guān)鍵，這就要求工作人員要切實堅持公平公正、定性和定量結(jié)合原則，摒棄直觀判斷、簡化標準的工作模式，保障貧困生認定的科學性、準確性，從而增強學生資助的時效性。貧困生檔案建成之后還要遵循動態(tài)化原則進行實時動態(tài)更新，必須動態(tài)地把握貧困生情況。

（四）檔案編研不夠，未能及時更新補充，查閱留存有秩序。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務形式，高校檔案館應該利用館藏檔案的優(yōu)勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學校的各項工作提供準確、系統(tǒng)的檔案參考。這些檔案從不同側(cè)面反映學校的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗、指導工作、業(yè)務查考具有現(xiàn)實作用，是系統(tǒng)、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會極大地方便各部門的工作。學校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構(gòu)成信息服務體系，彼此之間應該建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足多方面的需要。對貧困生檔案的編研利用，對于做好高校學生管理、推動精準扶貧，都有重要的作用。

二、高校貧困生檔案管理工作的作用和價值

（一）有利于推動高校貧困生教育資助有據(jù)可查。高校貧困生資助是保障教育公平與平等，實施科教興國與人才強國的重要戰(zhàn)略之一。黨的十六大報告明確指出：“完善國家資助貧困學生的政策和制度”。黨的十七大報告指出：“教育是民族振興的基石，教育公平是社會公平的重要基礎(chǔ)。保障經(jīng)濟困難家庭、進城務工人員子女平等接受義務教育”。黨的十八大報告指出：“公平正義是中國特色社會主義的內(nèi)在要求。大力促進教育公平，合理配置教育資源，提高家庭經(jīng)濟困難學生資助水平，積極推動農(nóng)民工子女平等接受教育，讓每個孩子都能成為有用之才”。黨的十九大報告指出：“健全學生資助制度，使絕大多數(shù)城鄉(xiāng)新增勞動力接受高中階段教育、更多接受高等教育。支持和規(guī)范社會力量興辦教育。高度重視農(nóng)村義務教育辦好學前教育、特殊教育和網(wǎng)絡(luò)教育，普及高中階段教育，努力讓每個孩子都能享有公平而有質(zhì)量的教育?！奔訌姼咝Ｘ毨鷻n案的管理使用，有利于推動高校貧困生教育資助有據(jù)可查，為教育資助工作的開展提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。高校貧困生資助，不能簡單地理解為經(jīng)濟資助，也應注重對該群體心理狀態(tài)、人格發(fā)展和就業(yè)能力等方面的研究。要綜合政府、學校、家庭和學生各方面力量，綜合施策，綜合幫扶。這時，如果有完善的高校貧困生檔案，充分利用好這一資源，將為深入精準地開展貧困生資助工作奠定扎實的基礎(chǔ)。

（二）有利于輔助學生管理，建立資助管理體系。在我國，“獎、貸、助、補、減、免、緩”等貧困大學生資助體系已經(jīng)形成。我國已邁入中國特色社會主義新時代，社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾，面對新的社會環(huán)境，以經(jīng)濟資助為主體的高校貧困生資助體系不斷涌現(xiàn)出新的問題。因此，高校資助體系需要不斷進行優(yōu)化與完善，應結(jié)合新的社會環(huán)境，以貧困生的合理需要為根本出發(fā)點，濟困與扶志并重，顯性資助與隱形資助有機融合，構(gòu)建新時代背景下物質(zhì)幫助、精神激勵、能力培養(yǎng)全方位、發(fā)展性的資助育人長效機制。我們必須充分認識到，貧困生檔案資源是學生檔案資源的重要組成部分，做好貧困生檔案工作是我們每一位檔案工作者的重要責任。檔案信息資源建設(shè)和管理是加強開發(fā)利用的前提，高校應該積極構(gòu)建貧困生檔案統(tǒng)一標準，科學管理，積極推進共享，進一步加強高校貧困生檔案的標準化建設(shè)，使這一特色的信息資源更好地服務于學生、學校和社會。

（三）有利于精準掌握動態(tài)，幫扶貧困學生就業(yè)。隨著我國普通高校招生規(guī)模的不斷擴大，高校的學生人數(shù)日益壯大，每年高校畢業(yè)生數(shù)量也在不斷增加。雖然政府、高校各方都在不斷增加就業(yè)機會，但是大學生就業(yè)形勢依然很嚴峻。2019年畢業(yè)生人數(shù)是834萬，2020年畢業(yè)生人數(shù)已經(jīng)達到874萬，創(chuàng)畢業(yè)生人數(shù)歷史新高。伴隨著我國社會、經(jīng)濟、教育事業(yè)等各方的飛速發(fā)展，高校大學生的就業(yè)問題一直是國家、社會、高校關(guān)注的重點，而貧困大學生作為其中的重要組成部分，由于外在和內(nèi)在的原因，其就業(yè)更難，需要各方多加關(guān)心和扶助。貧困大學生缺乏社會關(guān)系，是一個相對的弱勢群體，高校在以生為本的理念下，應切實幫助貧困大學生優(yōu)先順利就業(yè)，這也是高校就業(yè)工作中的關(guān)注點。貧困大學生或多或少有種自卑心理，如果順利就業(yè)可以有效緩解這種心理壓力，激發(fā)他們的人生希望，促進個人健康發(fā)展。在每一個貧困大學生背后，都有一個貧困的家庭在苦苦支撐著。上大學和畢業(yè)后擁有一份穩(wěn)定的工作被貧困大學生和他們的家庭認為是實現(xiàn)個人理想、改變個人和家庭命運的唯一希望。貧困生就業(yè)不僅關(guān)系著自身的發(fā)展和未來的前途，還承載著整個家庭的希望和幸福。因此，為幫助高校貧困生順利就業(yè)，對其進行必要的扶助，是體現(xiàn)教育公平、促進社會和諧發(fā)展的重要舉措，是全社會“以人為本”的重要體現(xiàn)，也是關(guān)系我國高等教育事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展乃至社會穩(wěn)定的大事。與此同時，就業(yè)率也是高校評估的主要指標，是衡量高校教育體制改革和教學水平的重要依據(jù)。貧困大學生的順利就業(yè)可以推動個人健康成長、推進高校就業(yè)工作和維護社會穩(wěn)定發(fā)展。解決好貧困大學生的就業(yè)問題，能有效推動高校就業(yè)工作順利開展，更好地實現(xiàn)社會的穩(wěn)定發(fā)展。

為此，高校應高度重視貧困生檔案信息資源的開發(fā)利用。首先，要明確信息服務對象。在精準扶貧視域下，貧困生檔案信息資源的開發(fā)利用就是服務于貧困生的精準識別和精準資助工作。要緊緊圍繞貧困生精準識別的信息需求和精準資助的憑證要求提供和開發(fā)檔案信息資源， 并將典型精準扶貧案例開發(fā)成檔案文化產(chǎn)品， 廣泛交流和宣傳教育精準扶貧經(jīng)驗。其次，貧困生檔案信息資源的開發(fā)利用， 關(guān)鍵要培養(yǎng)檔案信息資源開發(fā)人才。目前， 很多高校專職或兼職貧困生檔案管理人員多數(shù)不是檔案專業(yè)人才， 缺乏檔案信息資源開發(fā)的知識和技能。學校檔案業(yè)務部門應當加強對貧困生檔案信息資源開發(fā)工作的業(yè)務指導， 對貧困生檔案日常管理人員加強業(yè)務培訓。再者， 貧困生檔案信息資源的開發(fā)利用， 還要注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應用。一方面，要利用現(xiàn)代信息工具， 對貧困信息進行有效收集、管理和分析，及時獲取學生貧困信息;另一方面，充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)和新型媒介，加強貧困生精準幫扶典型案例的宣傳，擴大貧困生檔案對教育精準扶貧的作用和影響力。