淺析學(xué)校綜合檔案室建設(shè)

趙永健

【摘要】學(xué)校的檔案工作很重要，關(guān)系到各個部門工作是否順利進展、學(xué)校是否能夠長足發(fā)展，學(xué)校綜合檔案室建設(shè)應(yīng)該列入學(xué)校工作日程，從設(shè)備和制度上嚴格要求，規(guī)范工作流程和工作制度，做好網(wǎng)絡(luò)檔案收集和保管，切實做好檔案數(shù)字化工作，緊跟時代發(fā)展要求。

【關(guān)鍵詞】綜合檔案室建設(shè);制度建設(shè);數(shù)字化;網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)

對于一個學(xué)校來說，歷年來檔案工作都得不到充分的重視，以至于重要材料流失，學(xué)校日常工作過程中產(chǎn)生的重要的、對學(xué)校工作有價值的材料不能很好地得到保存，很難服務(wù)于學(xué)校工作，更不能有助于學(xué)校的發(fā)展，著實是一個巨大的損失。

要真正重視起這項工作，需要從多方面抓起：首先，要明確一位副校長分管檔案工作，應(yīng)建立綜合檔案室和檔案專柜。其次，配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強、熱愛檔案工作的專（兼）職人員，并保持相對穩(wěn)定。最后，要將檔案工作納入學(xué)校工作的議事日程，納入分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員工作職責(zé)，納入教職工日常工作職責(zé)范圍和考核獎懲制度中。如何更好地開展檔案工作，要從以下幾個方面認真、努力開展。

一、檔案管理人員需了解和完成的工作內(nèi)容

（一）檔案類型及歸檔要求。文書檔案是指學(xué)校黨、政、工、團（隊）在實際工作中形成的文件材料;教學(xué)檔案是指學(xué)校及教師個人在全部教學(xué)活動中形成的文件材料;教育檔案是指學(xué)校對學(xué)生進行教育管理形成的文件材料;會計檔案是指學(xué)校的財務(wù)工作中形成的賬、表、憑證等材料;后勤檔案是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。那么對于以上文件材料，凡學(xué)校工作中形成的具有保存價值的，均由各部門進行收集、整理、立卷，按時移交學(xué)校綜合檔案室歸檔，任何部門和個人不得擅自處理或占為己有。

（二）檔案歸檔時間。文書、會計檔案材料每年4月份進行立卷歸檔;教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔;后勤檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔;文書檔案次年6月前歸檔。

（三）檔案保管期限。學(xué)校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。

（四）卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來往文書應(yīng)有請示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個人交待和處理結(jié)果。

（五）卷內(nèi)文件排列及要求。卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫，拆除卷內(nèi)金屬物。

（六）案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無誤，文辭上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要整潔。

（七）歸檔后要求。文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)計，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。

二、做好綜合檔案室建設(shè)

（一）檔案室的要求。為了確保檔案的長久安全存放，要事先考慮周全各項指標(biāo)。首先各館室的最小面積應(yīng)能容納目前的資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間;地面承重最大容量為1240公斤/平方米，不得小于800公斤/平方米，采用密集架時應(yīng)不大于1200公斤/平方米。密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。每組柜體存放檔案盒的多少根據(jù)檔案盒子尺寸來計算; 一般檔案室門高2米，寬1米，特殊檔案室的門可加高、加寬;門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門;給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室（庫），消防栓不應(yīng)設(shè)在檔案室

（庫）內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近;空調(diào)安裝位置應(yīng)避免空調(diào)出風(fēng)直接吹向文件資料;館室內(nèi)應(yīng)避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物（如老鼠等）的存在;管道通過墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護措施，底層地面應(yīng)采用堅實地坪。

（二）關(guān)于檔案室的采光、通風(fēng)要求。應(yīng)該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，應(yīng)以人造光來照明。查閱檔案及其他技術(shù)用戶應(yīng)防日光直射，并均應(yīng)消除紫外線對檔案、資料的危害。檔案庫和查閱檔案等用房采用人工照明時，應(yīng)選用防爆燈，防止用電時間過長發(fā)生失火。當(dāng)采用熒光燈時，應(yīng)有過濾紫外線和安全防火措施。檔案室通風(fēng)也應(yīng)采用自然風(fēng)，如果采用不方便的情況下，可以使用空調(diào)進行通風(fēng)。

（三）檔案室溫濕度要求。不論氣候條件如何，有條件的情況下均應(yīng)設(shè)置長年的溫控裝置。溫濕度范圍為14℃～24℃，相對濕度為45%RH，不大于60%RH。對于干燥的地區(qū)可采用加濕機，定期用濕拖把拖地，保證環(huán)境濕度。濕度過大的地區(qū)，如南方地區(qū)可采用抽濕機。檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時，應(yīng)采取有效措施，嚴防漏水、漏氣，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)過熱。

（四）檔案室潔凈度要求。地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設(shè)置紗門、紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生，清洗防塵網(wǎng)。

（五）檔案室電源要求。如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求，應(yīng)采用調(diào)壓或穩(wěn)壓設(shè)備滿足電壓波動范圍要求。計算機機房或數(shù)據(jù)機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負荷，應(yīng)采用UPS 供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。蓄電池一般設(shè)計兩組并聯(lián)，UPS蓄電池一般只設(shè)計一組，UPS設(shè)計需要設(shè)計冗余備份，可以采用串聯(lián)或并聯(lián)方式。采用逆變器/UPS時，主要逆變器按最大功率確定，有條件最好配備一臺備用機。

三、做好制度建設(shè)

（一）檔案收集與整理制度。檔案的收集必須建立必要的機制，對收集的范圍、對象、時限等有明確的要求，之后對于歸檔的材料進行基本的分類、組合和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于檔案的保管和使用，其中檔案資料分類規(guī)則也必然不斷發(fā)展，各單位應(yīng)該尊重這一現(xiàn)實，積極探索，同時又必須及時與上一級檔案管理部門聯(lián)系，爭取指導(dǎo)，服從整體調(diào)控，不各行其是。學(xué)校檔案的整理要按照教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財務(wù)和經(jīng)營管理活動過程中所形成的檔案資料自身規(guī)律，按照學(xué)校檔案的來源、時間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持其歷史聯(lián)系，保持其整體的系統(tǒng)性。

（二）檔案利用與服務(wù)制度。檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應(yīng)根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創(chuàng)造條件。外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。嚴守檔案材料機密，不準(zhǔn)隨便轉(zhuǎn)借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。愛護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、折疊等。經(jīng)批準(zhǔn)摘錄的材料，要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間，一般不得超過7天，超過時間另行辦理手續(xù)。

（三）檔案安全保密制度。為建立健全檔案安全管理工作機制，預(yù)防重大自然災(zāi)害和突發(fā)性事故的發(fā)生，做好應(yīng)對災(zāi)害引起危害的應(yīng)急處置措施準(zhǔn)備，加強檔案的安全保障和救災(zāi)能力，結(jié)合檔案工作的實際情況，以“事前預(yù)防、事中控制、事后改進”的基本思路，必須制定詳細的安全應(yīng)急管理制度。同時檔案是大到國家小到一個工作單位的寶貴財富，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

（四）檔案鑒定與銷毀制度。學(xué)校綜合檔案室應(yīng)按上級教育行政部門和檔案管理部門有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報本單位領(lǐng)導(dǎo)和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀，銷毀時應(yīng)指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。

四、與時俱進做好檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)

建立綜合的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要對其進行數(shù)字化處理，跟上電子化檔案的時代腳步;建立強大的檔案信息管理系統(tǒng)，保證該軟件系統(tǒng)可以與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通，以實現(xiàn)資源共享。同時，建立檔案信息系統(tǒng)，并與辦公系統(tǒng)融合，可以通過網(wǎng)絡(luò)，將內(nèi)部形成的文件信息進行網(wǎng)上處理、歸檔，提高校內(nèi)工作及電子歸檔效率。

【參考文獻】

[1]徐擁軍.從檔案收集到知識積累[M].石油工業(yè)出版社，2008（6）.

[2]周玉玲.紙質(zhì)與電子檔案共存及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009（44）.

[3]劉越男.數(shù)字時代地方政府檔案集中管理內(nèi)容和方式的探索——我國電子文件中心問題的實質(zhì)[J].檔案學(xué)通訊，2013（4）.

[4]羅灤，傅榮校.電子文件管理機制與傳統(tǒng)檔案管理機制比較研究[J].浙江檔案，2012（9）.