大數(shù)據(jù)條件下檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

蘇莉

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了更高要求，當(dāng)前檔案部門在檔案管理工作推進(jìn)過程中，一定要注重檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢。目前，在檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中還存在諸多問題，因此我們有必要以問題為導(dǎo)向，進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識，打造標(biāo)準(zhǔn)化檔案網(wǎng)站，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化;存在的問題;優(yōu)化路徑

大數(shù)據(jù)時代的到來對人們的生產(chǎn)生活都產(chǎn)生了深刻影響，同時也為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用有利于提升檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平，但同時我們也看到當(dāng)前部分檔案管理部門對于大數(shù)據(jù)重視程度不足，在具體應(yīng)用過程中相關(guān)制度體系建設(shè)不夠完備，缺乏專業(yè)的大數(shù)據(jù)檔案管理人才，這些問題都在一定程度上制約了檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

一、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理提出的新要求

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字檔案數(shù)量不斷增加，經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對檔案服務(wù)水平提出了更高要求，同時檔案部門也加強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，這就對當(dāng)前的檔案管理工作提出了新要求。對于檔案管理工作人員而言，不能停留在傳統(tǒng)的管理理念之上，應(yīng)該主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，更新大數(shù)據(jù)管理理念，樹立檔案“大數(shù)據(jù)”觀，提升“大服務(wù)”能力，構(gòu)建和完善檔案大數(shù)據(jù)平臺。

（一）要樹立檔案“大數(shù)據(jù)”觀。當(dāng)前在檔案管理過程中迫于人力、物力和財力的限制，很多檔案部門仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，對于檔案館的大量館藏資源沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，致使很多具有一定信息價值的檔案資源仍然存放在庫房，無法發(fā)揮其應(yīng)有作用，相當(dāng)一部分檔案數(shù)據(jù)在歷史的長河中不斷被遺忘。在這一背景之下，我們必須樹立檔案“大數(shù)據(jù)”觀，應(yīng)該將檔案館的所有館藏資源視為檔案部門的大數(shù)據(jù)資源，并按照這些思路積極向上級部門和地方政府爭取資金和人才支持，同時要向主管領(lǐng)導(dǎo)宣傳和講解檔案大數(shù)據(jù)觀的意義和價值，爭取主管領(lǐng)導(dǎo)的支持。

（二）要提升“大服務(wù)”能力。在大數(shù)據(jù)觀背景下，需要對所有的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)提升檔案部門的服務(wù)能力。檔案管理工作人員應(yīng)具備“大服務(wù)”能力：一方面，檔案管理人員應(yīng)該對大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升自身的數(shù)據(jù)處理能力;另一方面，要看到當(dāng)前檔案服務(wù)必然會向著多元化方向發(fā)展的時代趨勢，這就需要檔案管理人員具備更高的服務(wù)能力和服務(wù)意識，主動為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供數(shù)據(jù)檔案支持。

（三）要構(gòu)建和完善“檔案大數(shù)據(jù)平臺”。大數(shù)據(jù)時代，實現(xiàn)了辦公自動化和無紙化，海量的檔案數(shù)據(jù)開始向檔案管理部門涌來，如果仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理辦法，面對突如其來的海量數(shù)據(jù)難以進(jìn)行全盤接收和分類存放。因此，必須積極向上爭取政策和資金支持，構(gòu)建和完善檔案大數(shù)據(jù)平臺，充分利用大數(shù)據(jù)平臺的技術(shù)優(yōu)勢，與政府相關(guān)部門和社會組織建立起檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，通過檔案大數(shù)據(jù)平臺，進(jìn)一步提升檔案的收集范圍和收集效果，為檔案大數(shù)據(jù)開發(fā)提供數(shù)據(jù)支撐。同時，要引進(jìn)專門人才對檔案大數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行管理，通過對檔案信息資源的分析和處理，提煉出有價值的檔案信息，支持經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

二、檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題

當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)深刻影響了人們的生產(chǎn)生活，在這一背景之下，部分檔案管理部門的主要領(lǐng)導(dǎo)對大數(shù)據(jù)仍然重視程度不足，沒有看到檔案規(guī)范化管理的價值和作用，同時也沒有對檔案管理數(shù)據(jù)分析和信息化建設(shè)給予足夠的支持，這在很大程度上影響了大數(shù)據(jù)時代檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的推進(jìn)。

（一）檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制不完善。第一，對檔案管理規(guī)范化重視程度不足。檔案管理部門的部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案規(guī)范化管理的全面認(rèn)知，認(rèn)為檔案規(guī)范化管理應(yīng)該放在制度和人員上面，檔案規(guī)范化管理工作更應(yīng)該由檔案管理部門內(nèi)部來落實，由于對檔案規(guī)范化管理重視程度不足，投入檔案管理規(guī)范化的資金設(shè)備明顯滯后，相關(guān)管理人員的專業(yè)技術(shù)水平關(guān)注不高，導(dǎo)致整個檔案管理規(guī)范化工作進(jìn)展緩慢。第二，時效性不強(qiáng)。當(dāng)前部分檔案管理部門在檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程中，與其他業(yè)務(wù)部門聯(lián)系較少，也沒有宣傳檔案管理規(guī)范化的作用和價值，缺少協(xié)同意識，導(dǎo)致檔案信息收集零散，一些重要的檔案資料沒有及時歸檔，影響了檔案管理工作的開展以及檔案資源信息的整合。第三，檔案管理體系尚未完善。部分檔案管理部門檔案管理機(jī)制還不夠完善，沒有主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代需求，構(gòu)建信息化的檔案管理制度體系，致使檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作開展缺少相應(yīng)依據(jù)。

（二）檔案管理的數(shù)據(jù)分析和信息化建設(shè)不足。有部分檔案管理部門在檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，雖然對計算機(jī)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行了引進(jìn)，但由于在具體工作開展過程中對于檔案管理、數(shù)據(jù)分析和信息化建設(shè)重視程度不足，以及檔案管理工作人員素質(zhì)和思想觀念沒有有效轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作推進(jìn)緩慢，很多技術(shù)設(shè)備沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。部分檔案管理部門對于檔案資源信息整合能力較差，缺乏對檔案信息資源的深度挖掘，嚴(yán)重影響了檔案部門的服務(wù)能力和服務(wù)水平。大數(shù)據(jù)時代5G技術(shù)已經(jīng)成熟，未來檔案電子服務(wù)將會成為檔案管理部門服務(wù)的主要方式，但當(dāng)前部分檔案管理部門信息化建設(shè)還嚴(yán)重滯后，與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展脫節(jié)，這勢必會影響檔案管理部門的服務(wù)能力和服務(wù)水平。

三、提升檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的對策

大數(shù)據(jù)時代對檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高要求，檔案管理部門應(yīng)該主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平。一方面，要強(qiáng)化檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理意識，進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的管理理念;另一方面，要提高檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平，加大工作人員考核力度，打造一批高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍。此外，還應(yīng)該利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化檔案網(wǎng)站建設(shè)，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，更好地滿足廣大人民群眾對于檔案服務(wù)的多樣化需求。

（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理理念。一是檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案工作人員的宣傳教育力度，讓檔案管理工作人員充分認(rèn)識到檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性，從而結(jié)合自身的實際工作強(qiáng)化檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理理念，將管理理念與自己的實際工作開展有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步提升工作效果。二是要營造檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作氛圍，檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)要在公眾場合對檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念進(jìn)行宣傳和講解，要在檔案管理部門內(nèi)部形成積極向上的工作氛圍，并將規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念內(nèi)化到工作人員的內(nèi)心深處。三是要結(jié)合檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理理念，完善相應(yīng)的制度機(jī)制，大數(shù)據(jù)時代部分檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化制度機(jī)制已經(jīng)嚴(yán)重滯后，不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的實際需要。因此必須結(jié)合當(dāng)前檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的具體工作，對原有的制度機(jī)制進(jìn)行完善和創(chuàng)新。特別是在檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作推進(jìn)過程中，必然會出現(xiàn)很多新問題、新情況，針對這些問題和情況必須通過制度機(jī)制來加以解決，而完善的制度機(jī)制體系是提升檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的制度機(jī)制保障。

（二）提高檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平。檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)依賴于檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平和指導(dǎo)能力，而檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平和指導(dǎo)能力的提高則依賴于檔案管理工作人員的培訓(xùn)和教育，因此為了更好地推進(jìn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，必須打造一批業(yè)務(wù)能力高、政治素養(yǎng)強(qiáng)的檔案管理人才隊伍。當(dāng)前部分檔案管理部門的工作人員并不屬于檔案專業(yè)出身，對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作了解不多，影響了檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。因此針對這一情況，檔案管理部門必須結(jié)合實際工作需求對人員編制進(jìn)行合理調(diào)配，加大檔案專業(yè)人才引進(jìn)力度，讓專業(yè)的人才承擔(dān)檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，進(jìn)一步提升檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力和水平，同時也有利于推進(jìn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。此外，要加大對現(xiàn)有人才的培訓(xùn)和教育力度，加強(qiáng)與高校聯(lián)系，委托相關(guān)院校對現(xiàn)有人才培訓(xùn)和教育，進(jìn)一步提升培訓(xùn)教育的針對性和有效性。要鼓勵和支持在職人員繼續(xù)深造學(xué)習(xí)，對于考取研究生和博士生的工作人員，要給予一定的政策和物質(zhì)獎勵，通過人才隊伍建設(shè)推動檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。

（三）利用數(shù)據(jù)分析建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案網(wǎng)站。第一，堅持以用戶需求為導(dǎo)向。大數(shù)據(jù)時代檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的最終目的還是服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，服務(wù)廣大用戶，因此在檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，應(yīng)該樹立以用戶需求為導(dǎo)向的工作思路。一方面，在大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用上要堅持以用戶需求為導(dǎo)向，對用戶的各種需求通過大數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行廣泛收集，并將其作為標(biāo)準(zhǔn)化檔案網(wǎng)站建設(shè)的依據(jù);另一方面，在標(biāo)準(zhǔn)化檔案網(wǎng)站建設(shè)方面要堅持以用戶需求為導(dǎo)向，設(shè)置更為完備的檔案網(wǎng)站服務(wù)功能，提升檔案網(wǎng)站服務(wù)效果，滿足用戶對檔案網(wǎng)站的服務(wù)需求。第二，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段完善檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)。當(dāng)前部分檔案管理部門雖然建成了標(biāo)準(zhǔn)化的檔案網(wǎng)站，但這部分網(wǎng)站的檢索系統(tǒng)還不夠完善，檢索范圍較窄，而且檢索效率和檢索功能都比較簡單，這在很大程度上影響了用戶的體驗。因此在堅持以用戶需求為導(dǎo)向的工作思路前提下，要完善檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提供更為多樣化的檢索工具，滿足用戶的多樣化需求。此外，還應(yīng)該完善適合用戶查詢結(jié)果的處理方式，不同的用戶對于檔案信息資源需求存在明顯差異，同時不同用戶的檢索習(xí)慣和方法也存在不同，有必要通過大數(shù)據(jù)手段對用戶需求和查詢習(xí)慣進(jìn)行綜合考量，將其納入檢索功能中，完善檔案網(wǎng)站的檢索系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檢索服務(wù)水平。

總之，我們要對大數(shù)據(jù)時代對檔案管理提出的新要求進(jìn)行系統(tǒng)了解，對當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題進(jìn)行全面分析，進(jìn)而提出利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的具體對策，推進(jìn)檔案工作健康開展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉成利.大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的應(yīng)用局限及思考[J].文存閱刊，2018（04）：47.

[2]林秀.高校檔案信息化管理問題及對策研究[D].福建師范大學(xué)，2017.