論文博事業(yè)單位自行采購存在問題及對策

丁飛 陳仿亮

摘 要：目前在文博事業(yè)單位的運行中需要開展大量的采購工作，雖然很多文博單位在采購方面已經(jīng)制定了一定的管理辦法和自行采購方案以優(yōu)化自身的采購行為，但是還是存在一些問題需要加以完善。下面本文結(jié)合目前文博事業(yè)單位自行采購的目標、問題進行分析，進而提出優(yōu)化文博事業(yè)單位自行采購的一些建議，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：文博事業(yè)單位;自行采購;問題;優(yōu)化措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.203

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家對于文化建設(shè)的關(guān)注度和投入不斷增加，文博事業(yè)單位作為文化管理、保護、宣傳與研究的重要機構(gòu)，發(fā)揮著極其重要的作用。近年來隨著文博事業(yè)單位的快速發(fā)展，有大量設(shè)備、工程、服務(wù)等方面的需求，在自行采購工作方面也相應(yīng)存在一些問題。與其他類型的事業(yè)單位相同，文博事業(yè)單位在自行采購方面的問題主要由于采購管理方面的因素。因此文博事業(yè)單位在自行采購時應(yīng)當(dāng)注意采購中存在的主要問題，這樣才能制定有針對性的解決措施，以此來促進采購工作的順利開展。

1 文博事業(yè)單位自行采購的目標

1）需要明確采購的需求。在自行采購中需要對所采購物品的數(shù)量和種類進行明確，并且在預(yù)算中就應(yīng)將其采購的具體需求加以明確，這樣不僅可以實現(xiàn)各項資源的配置優(yōu)化，同時還能夠有效控制采購的管理工作，避免出現(xiàn)采購超標或者采購量不足的問題，浪費資金[1]。

2）需要對采購價格加以明確。在文博事業(yè)單位自行采購期間需要本著公平合理的原則，結(jié)合以往采購的相關(guān)數(shù)據(jù)和審計單位的預(yù)審來明確所采購的物品本身的服務(wù)性質(zhì)，這樣在實現(xiàn)資源合理化配置的同時也能夠保證供應(yīng)商的合法權(quán)益和經(jīng)濟效益。

3）需要對供應(yīng)商科學(xué)選擇。對于物品、服務(wù)、工程的采購而言，供應(yīng)商是主要提供者，對于供應(yīng)商的選擇，應(yīng)當(dāng)將其整體的供應(yīng)能力、資質(zhì)、信譽、業(yè)績等進行綜合考慮，做好宣傳工作，以吸引更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商來進行投標，最終選出合適的供應(yīng)商。綜合實力優(yōu)秀的供應(yīng)商在未來的工作配合中也會發(fā)揮積極的作用，更有利于項目的實施。

4）需要對采購時間加以明確。目前現(xiàn)有的物品與服務(wù)的時間，需要相關(guān)工作人員對其加以明確，并且在供應(yīng)不斷的基礎(chǔ)上再開展有效的自行采購工作[2]。

2 文博事業(yè)單位自行采購存在的問題

1）單位關(guān)注度不足。很多文博事業(yè)單位的相關(guān)管理人員對于自行采購的工作關(guān)注度嚴重不平衡，對一些大額的采購工作有極高的重視，但是卻對于一些零散的貨物、服務(wù)、工程采購沒有過多的關(guān)注。雖然這些較為零散的采購資金不高，但如果長期在自行采購中存在不關(guān)注、不管理的問題，也會對單位造成一定的損失，以此難以實現(xiàn)整個單位資源的合理化配置，并且相應(yīng)的部門對于自行采購的重視程度和配合程度也存在一定的不足，難以保障自行采購質(zhì)量的快速提升。

2）采購方式存在不足。雖然有些文博事業(yè)單位已經(jīng)對于不同價格和服務(wù)的物品有著一定的采購模式明確，但是其采購模式的具體內(nèi)容并沒有進行全面細化處理。例如對于一些價格低于5萬元的采購項目，僅依靠各個部門事先與供應(yīng)商詢問價格而提出方案的措施，容易造成財務(wù)風(fēng)險，所有采購的物品或者商品服務(wù)都是與市場關(guān)聯(lián)較為密切的，因此需要對所采購的物品進行全面比較[3]。而對于一些價格超過5萬元以上的采購項目而言，雖然實施公開和邀請招標的形式能夠在一定程度上促進采購項目的順利實施，但是如果對供應(yīng)商的背景和實力不夠明確，也容易產(chǎn)生舞弊行為，進而影響到采購的實際質(zhì)量。

3）預(yù)算編制存在不足。很多文博事業(yè)單位在自行采購期間雖然能夠結(jié)合實際來科學(xué)編制自身采購的預(yù)算防范，但是由于在市場調(diào)研或者科學(xué)論證方面的工作存在的不足，同時負責(zé)預(yù)算的人員沒有通過實地走訪或者調(diào)查的方式來搜集相關(guān)市場的基礎(chǔ)信息，很容易導(dǎo)致采購預(yù)算的不合理和不準確，在此背景下，容易出現(xiàn)采購預(yù)算超標問題發(fā)生。

4）采購人員素質(zhì)存在不足。在文博事業(yè)單位自行采購的過程中，很多采購人員都是從各個部門中抽調(diào)出來的，并且其工作崗位還在發(fā)生不定期的變動，雖然在這些人群中有些工作人員已經(jīng)具備了一定的采購經(jīng)驗，但是在實際采購中并沒有專業(yè)的知識和技能加以支撐，難以保證采購工作的順利進行。

5）采購監(jiān)督機制存在不足。雖然很多文博事業(yè)單位都制定了采購監(jiān)督機制，但是由于缺少監(jiān)督機制的實施手段和方式，并且外部監(jiān)督形式較多，因此導(dǎo)致在實際監(jiān)督期間其形式化較為強烈，難以真正的落實監(jiān)督機制的重要作用和價值[4]。

6）績效考核機制存在不足。部分文博事業(yè)單位并沒有將自行采購與相關(guān)工作人員的績效相互結(jié)合，因此導(dǎo)致無論采購的效果和結(jié)果如何，都沒有對員工的績效考核造成一定的影響，在此背景下采購人員的采購工作主觀能動性正在全面降低，難以保證單位自行采購的質(zhì)量。

3 文博事業(yè)單位自行采購工作優(yōu)化措施

1）加強對自行采購的關(guān)注度。很多文博事業(yè)單位都在實施集中采購和分散采購兩種形式，因此單位的相關(guān)管理人員需要對采購的不同方式加以重視，在重視一些大額采購工作的同時也要對一些較為零散的采購項目加以關(guān)注，特別是一些零散物品的長期采購項目，需要采購人員對比出采購的各項物品清單，將價格的合理性加以比較，這樣可以實現(xiàn)采購資源的合理化配置。另外還需要將自行采購工作的重要性加大宣傳，在上級部門的引導(dǎo)下要求下級部門積極配合上級部門，提供更加準確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為自行采購工作的順利實施奠定重要的基礎(chǔ)。

2）優(yōu)化自行采購的方法和方式。對于文博事業(yè)單位的自行采購的集中和分散采購過程中，需要在明確各個商品的金額與采購模式基礎(chǔ)上，結(jié)合不同的采購項目來進行完善和優(yōu)化[5]。例如對于5萬元以下的采購項目應(yīng)當(dāng)結(jié)合事先與供應(yīng)商詢價和提出方案，然后進行市場的價格查詢，在此背景下適當(dāng)?shù)膶⒉少彿秶右酝貙?，以此來選擇更加優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。而對于5萬元以上的采購項目而言，需要實施有效的招標模式和商品的服務(wù)模式采購，在文博事業(yè)單位進行采購期間需要對供應(yīng)商的資質(zhì)和背景進行明確，為自行采購工作的順利實施奠定重要基礎(chǔ)。

3）加強完善預(yù)算編制工作。在文博事業(yè)單位自行采購過程中，不僅需要結(jié)合特定的時間來進行有效的編制工作，還需要進行科學(xué)的市場調(diào)研和科學(xué)論證，以此來實現(xiàn)全面管理的重要目標。另外負責(zé)進行預(yù)算編制的相關(guān)工作人員需要結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)來將過去相關(guān)的采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行明確，同時需要結(jié)合實地走訪和調(diào)查的方式將目前所需要采購的商品信息和服務(wù)的實際需求加以明確，基本可以采取固定預(yù)算、彈性和滾動預(yù)算、零基礎(chǔ)預(yù)算等方式，編制出與實際單位采購相符合的預(yù)算模式，以此來為文博事業(yè)單位進行自行采購的各項決策的實施奠定重要的理論基礎(chǔ)。

4）提升采購人員的綜合素質(zhì)。采購人員的綜合素質(zhì)是保證采購工作順利實施的重要基礎(chǔ)，因此單位的管理人員需要在采購前期對采購人員進行教育培訓(xùn)，可以采用專家講座和實地指導(dǎo)相互結(jié)合，以此來將采購人員的專業(yè)知識與實踐相互融合。促進其在采購的需求、預(yù)算、執(zhí)行等相關(guān)事宜的整理協(xié)調(diào)整合能力，并且快速掌握有關(guān)的采購資料，為后續(xù)采購工作提供重要的人才基礎(chǔ)。

5）完善監(jiān)督管理機制。在實施自行采購時，需要完善自行采購的監(jiān)督管理機制。文博事業(yè)單位的相關(guān)管理人員需要將各項采購工作的內(nèi)容和職責(zé)加以明確，如果發(fā)生問題需要及時做出有效的應(yīng)對措施，盡量最大程度上避免不良采購，以免造成巨大損失。另外還需要在具體的采購規(guī)章制度中制定明確的監(jiān)督方法和管理手段，并且有合理有效的問題處理方式，保證采購工作中的各種事項都有跡可循、有章可依，以此來間接的提升采購工作的效率和質(zhì)量。

6）建立完善的采購績效評價體系。在實施自行采購工作之前，需要建立完善的自行采購績效評價體系，可以結(jié)合一些先進理論知識和經(jīng)驗基礎(chǔ)，結(jié)合我國的法律法規(guī)和采購方式實施現(xiàn)狀，同時根據(jù)目前自身單位的采購狀況，將自行采購工作的效果、實施與工作人員的績效評價相互結(jié)合，并可以結(jié)合工作人員所完成的工作質(zhì)量和效果給予相應(yīng)的獎勵和懲罰，在一定程度上提升員工工作的主觀能動性，間接的提升自行采購工作水平。

4 結(jié)語

綜上所述，文博事業(yè)單位的發(fā)展與自行采購工作有著密切的聯(lián)系和關(guān)系?，F(xiàn)階段很多文博事業(yè)單位的采購工作已經(jīng)被納入政府的采購范圍之內(nèi)，但是部分文博事業(yè)單位仍需要在自行采購的基礎(chǔ)上實現(xiàn)資源的合理化配置，并且在實際采購期間需要結(jié)合國家相關(guān)法律規(guī)定、自身單位的運行狀況、現(xiàn)階段采購存在的問題，來制定合理有效的優(yōu)化措施，例如建立監(jiān)督管理制度、培養(yǎng)高素質(zhì)采購人才和建立完善的績效考核制度等，在保證采購質(zhì)量基礎(chǔ)上，促進文博事業(yè)單位采購工作的順利實施。

參考文獻

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作者簡介

丁飛（1984-），研究生，文博館員，研究方向：博物館學(xué)、文物科技保護。

陳仿亮（1989-），大學(xué)本科，文博館員，研究方向：博物館學(xué)。