事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

林凌

摘 要：本文是將事業(yè)單位數(shù)字信息化檔案管理機制的規(guī)劃和實現(xiàn)作為主旨予以進行說明，第一是將事業(yè)單位信息數(shù)字化檔案管理機制規(guī)劃和實現(xiàn)將會面臨的困境及挑戰(zhàn)，進行系統(tǒng)詳盡的探討論述，具體涵蓋的方面有信息孤島現(xiàn)狀、外熱內(nèi)冷現(xiàn)狀，供求差距過大現(xiàn)狀等。第二是就檔案信息庫的建立，云服務(wù)手段的運用，專業(yè)人才的培養(yǎng)方案等方面予以詳盡的表述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;信息化檔案管控機制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.087

1 引言

在信息現(xiàn)代化的浪潮中，人們從信息數(shù)字技術(shù)中獲得的紅利越來越多，信息數(shù)字技術(shù)被廣泛運用于各行各業(yè)之中，便利人們的生活。對于事業(yè)單位而言，數(shù)字信息技術(shù)運用帶來的效果尤為突出，對其管理具有非常重要的意義。數(shù)字技術(shù)深度融合是在新時代下，現(xiàn)代社會檔案管理向前發(fā)展的必經(jīng)階段，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的必要途徑。事物發(fā)展前途是光明，道路是曲折的。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)在目前仍然存在著許多需要我們克服的問題，因此，為了使現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理工作的進一步發(fā)展，我們必須從多個方面，不斷探尋解決發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，進而推動事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，最終造福于人類。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)中存在的問題

2.1 由于管理軟件的缺乏導(dǎo)致的信息孤島現(xiàn)象

目前受制于實踐與理論，我國的事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)只能滿足基本的檔案管理信息處理的要求，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達不到事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。因此，為了解決信息孤島問題，加強信息間的通用性，我們必須加強相應(yīng)的管理軟件設(shè)計與開發(fā)，最終使得系統(tǒng)軟件能夠滿足事業(yè)單位檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)一體化的發(fā)展需求。

2.2 以檔案管理人員的供求不匹配為主要現(xiàn)象的供求鴻溝問題

供求鴻溝問題不僅體現(xiàn)在數(shù)量方面，而且體現(xiàn)在質(zhì)量方面。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建立的背景下，系統(tǒng)的運作缺乏高素質(zhì)的人員加入，人員質(zhì)量不匹配導(dǎo)致無法滿足數(shù)字化系統(tǒng)管理的要求。而高素質(zhì)人才的缺失導(dǎo)致，也將會導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的混亂，限制了事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展。

2.3 內(nèi)熱外冷問題，突出表現(xiàn)點為信息間的標(biāo)準(zhǔn)化差異

目前，不同的地區(qū)與單位所建立的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施之間存在著較為突出的差異，基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化未達到統(tǒng)一，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這些問題導(dǎo)致管理工作的規(guī)范性、服務(wù)性、開發(fā)性以及共享性相對較弱，無法克服信息孤島問題，實現(xiàn)資源的共享。

3 事業(yè)單位數(shù)字化檔案系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)的建議

3.1 加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

要實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案信息的高速處理，我們離不開一個相對完善的數(shù)據(jù)庫：數(shù)字信息是事業(yè)單位檔案儲存的主要方式。因此，在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，我們同樣也不能忽視數(shù)據(jù)庫的完善與管理。在此過程中，我們要著重做到信息獲取與事業(yè)單位檔案信息分類管理這兩大工作：信息獲取要求事業(yè)單位之間克服信息孤島問題，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建立起檔案信息資源共享機制對信息進行共享，而這就要求，事業(yè)單位必須建立一個完善的數(shù)據(jù)庫，滿足信息共享的需求;對檔案信息進行管理，主要方式是對檔案信息借助編目進行進一步的詳細(xì)分類，建立資源目錄檢索，這樣能夠有效的提升數(shù)據(jù)庫訪問者檢索與儲存的效率，極大提升工作效率。

3.2 云服務(wù)技術(shù)的應(yīng)用

事業(yè)單位數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)代化發(fā)展離不開云服務(wù)技術(shù)的運用與完善，而云服務(wù)技術(shù)將作用于“云”檔案館的建設(shè)。通過云服務(wù)技術(shù)將極大的促進信息的便捷化、高速化處理，實現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸。“云”檔案館有以下優(yōu)勢，可以促進事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化與系統(tǒng)化發(fā)展：一是為系統(tǒng)訪問用戶提供及時的在線服務(wù)，幫助其高效獲取事業(yè)單位檔案信息;二是通過“云”檔案館與用戶之間的交互，針對每一位用戶設(shè)計出個性化方案，幫助其進行便捷的信息檢索;三是“云”檔案館可以通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，開設(shè)特殊權(quán)限，幫助特殊訪問者建立個人數(shù)字檔案館，并將“云”檔案館與個人檔案館相連接，建立起檔案管理的互通網(wǎng)絡(luò)。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

信息安全大于天，為了對事業(yè)單位的各類信息資源進行保護過程中，最應(yīng)該著重的部分就是事業(yè)單位檔案資源。如何實現(xiàn)對其的安全防護？筆者認(rèn)為加密技術(shù)必不可少，加密技術(shù)這一常見的保護手法，能夠使我們對信息安全進行初步防護，防止信息的內(nèi)部泄露;其次，利用數(shù)字摘要、數(shù)字信封等認(rèn)證技術(shù)，進一步加強安全建設(shè)防止信息額外部泄露：數(shù)字摘要是通過特殊編程形式建立的編碼，特殊的變化運算能夠極大程度上加強信息安全性;數(shù)字信封將會創(chuàng)造獨特的管理權(quán)限，只有名單中的特別檔案訪問者才能進入并查看信息。

4 結(jié)語

綜上可知，從事業(yè)單位的角度來看，其數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)依然存有諸多弊端，因此，事業(yè)單位理當(dāng)與社會發(fā)展的趨勢保持一致，以多個角度為切入點，對其數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行進一步的完善和優(yōu)化，譬如強化檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、強化云服務(wù)技術(shù)的靈活運用、創(chuàng)建完善完整的檔案信息安全保障機制、強化專業(yè)人才的針對性培養(yǎng)等。

參考文獻

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