縣級數(shù)字檔案館工作存在的問題及對策分析

高麗梅

摘 要：隨著社會發(fā)展，人們對于縣級數(shù)字檔案館工作越來越重視，縣級數(shù)字檔案館工作在信息化時代占據(jù)著至關(guān)重要的地位，其不僅具有很大的工作量及很久的耗時，還不會帶來理想的經(jīng)濟(jì)效益，投入的經(jīng)費(fèi)也很多，社會效益也跟不上時代的步伐，同時對于檔案數(shù)字化量的積累過于依賴，所以各個地區(qū)的數(shù)學(xué)檔案館工作雖然起步較早，但是發(fā)展速度十分緩慢。檔案從業(yè)者所管理的檔案通常都為紙質(zhì)材料，與發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館的差距較大，并且缺少與發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館學(xué)習(xí)的機(jī)會，再加上檔案人才的匱乏，所以對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知也不明確，縣級數(shù)字檔案館工作存在諸多問題。基于此，本文圍繞縣級數(shù)字檔案館工作存在的問題及對策展開研究，為縣級數(shù)字檔案館工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：縣級數(shù)字檔案館工作;數(shù)字化;建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.085

在社會迅速發(fā)展的21世紀(jì)，大量新型信息發(fā)布方式如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，比如微信、微博等，數(shù)字檔案有了巨大的進(jìn)步，在大數(shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)已經(jīng)不再是簡單的處理對象，已經(jīng)成為一種良好的資源，數(shù)據(jù)量與內(nèi)容是成正比的關(guān)系，因此對信息也提出了更高的要求，只有信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，才可以被廣泛應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)中。

數(shù)字化的檔案館建設(shè)完畢后，有助于政府服務(wù)水平的提高，在檔案存儲的過程中也會更加方便，減少了查詢時的困難，尤其是對本縣級檔案的保存，可以使政府機(jī)構(gòu)與人民群眾對相關(guān)企業(yè)形成合理、有效的監(jiān)管，假如某個企業(yè)因?yàn)楝F(xiàn)金流等問題而破產(chǎn)時，即可將檔案館中的相關(guān)資料調(diào)取出來，從而避免員工的合法權(quán)益受到侵害，有利于我國社會主義法治建設(shè)的推進(jìn)。但是，現(xiàn)階段的縣級數(shù)字檔案館工作仍舊存在一些不足之處，所以，本文針對其展開探討，并提供相應(yīng)的解決對策，希望對縣級數(shù)字檔案館工作有所幫助。

1 縣級數(shù)字檔案館工作存在的問題

1）未充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。縣級數(shù)字檔案館的工作人員對檔案的認(rèn)知還停留在早期階段，通常認(rèn)為檔案都是由紙制作而成，完全不了解檔案的信息化服務(wù)，對于數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識也較為模式，沒有將其提到日程上。領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，導(dǎo)致工作人員對檔案數(shù)字化建設(shè)同樣漠不關(guān)心，從而致使自身的檔案數(shù)字化建設(shè)滯后[1]，影響了檔案館工作的順利進(jìn)行，也成為檔案館發(fā)展道路上的“絆腳石”。

2）政府對基礎(chǔ)設(shè)施投入不足?？h級數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施十分落后，有些基礎(chǔ)設(shè)施產(chǎn)生較多故障仍未維修，主要是因?yàn)檎块T對基礎(chǔ)設(shè)施的投入較少，目前，縣級數(shù)字檔案館中的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是很多年前購買的，其只是可以實(shí)現(xiàn)全文掃描及檔案目錄數(shù)字化，無法實(shí)現(xiàn)更多先進(jìn)的功能。并且，縣級數(shù)字檔案館都是自己購買檔案管理軟件，缺乏統(tǒng)一的采購，由此導(dǎo)致不同檔案室的檔案管理軟件也存在明顯的差異，致使接收檔案存在較大難度。

3）檔案局館工作配合上不順暢。縣級數(shù)字檔案館的各個專業(yè)部門通常都有專門的信息系統(tǒng)，在各個信息系統(tǒng)中又有獨(dú)立的操作步驟及系統(tǒng)，各個部門之間的檔案信息得不到良好的銜接。各個單位的檔案資源均有自身進(jìn)行管理，所應(yīng)用的管理系統(tǒng)及方法也是本單位的，缺乏強(qiáng)烈的移交檔案的欲望[2]，并且這些檔案通常是民生檔案的核心內(nèi)容，具有非常高的利用價值及利用率，各個部門之間沒有團(tuán)結(jié)一致，競爭形勢過于猛烈，再加上缺乏有效的溝通交流，導(dǎo)致檔案局部門間缺乏良好的配合，對自身的工作效率及發(fā)展前景造成不利影響。

4）難以滿足公眾需求?？h級數(shù)字檔案館在網(wǎng)站建設(shè)方面缺乏專門的資金，因此檔案網(wǎng)站缺乏專門的光纖及專門的服務(wù)器，僅僅是體現(xiàn)在一個子網(wǎng)頁中，檔案網(wǎng)站無法對檔案館藏?cái)?shù)字化檔案的直接利用提供有效幫助，占據(jù)網(wǎng)站檔案的大多內(nèi)容是管理者所發(fā)布的相關(guān)法規(guī)、檔案館的相關(guān)介紹等，并沒有過多的公眾來訪問，與公眾的實(shí)際需求不符。因?yàn)槿狈换スδ埽脩粼谠L問網(wǎng)站時產(chǎn)生疑問的情況下，只能通過打電話的方式進(jìn)行咨詢，無法實(shí)現(xiàn)線上的交互，給用戶帶來了不便。

2 縣級數(shù)字檔案館工作的對策

1）樹立檔案管理新理念。首先應(yīng)使檔案安全責(zé)任制度更加健全，加強(qiáng)對信息化科室的管理，使檔案安全意識深入人心，通過制度將檔案安全風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃里。還需聘請專業(yè)人才加入檔案建設(shè)中，開展相應(yīng)的培訓(xùn)使相關(guān)人員的眼界更加開闊，提高其關(guān)于檔案的知識水平，使其對檔案管理產(chǎn)生明確的認(rèn)知，學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等綜合知識[3]，使自己的工作能力邁上更高的臺階。其次需要摒棄以往的被動服務(wù)方式，調(diào)整為良好的自動服務(wù)，政府部門應(yīng)借助檔案，所需要的為檔案中涵蓋的信息，在相關(guān)局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的借助之下，完成信息的調(diào)取，一切調(diào)取步驟均通過應(yīng)用軟件完成，實(shí)現(xiàn)了良好的自動化服務(wù)。

2）加強(qiáng)檔案館資源建設(shè)。在對數(shù)字化的對象進(jìn)行選擇時，應(yīng)以社會需求為核心，一切圍繞用戶需求來進(jìn)行，將潛在需求與實(shí)際需求有機(jī)的結(jié)合在一起，不僅要考慮到眼下需求，還要考慮到未來需求。并且，應(yīng)站在全局的立場上選擇最合適的檔案信息，確保檔案信息無任何缺陷。所有檔案部門應(yīng)依據(jù)自身實(shí)際情況對民生檔案進(jìn)行數(shù)字化。

3）強(qiáng)化行政能力。首先應(yīng)對檔案館的性質(zhì)有正確的認(rèn)識，不管任何一個組織單位，明確性質(zhì)都是重中之重，還要對自身所承擔(dān)的職責(zé)職能產(chǎn)生清晰的認(rèn)識，從而以此為核心，在今后的工作中均圍繞自身的職責(zé)職能而進(jìn)行，只有這樣，在工作過程中才會更加順利。其次應(yīng)提高行政執(zhí)法水平，檔案館可以依靠法律外援，聘用專業(yè)的法律顧問，從而使檔案法制隊(duì)伍人才建設(shè)得到進(jìn)一步加強(qiáng)[4]。法律顧問可以指導(dǎo)檔案館適當(dāng)修改法律法規(guī)，為檔案館執(zhí)法權(quán)益的維護(hù)提供有利保障，從而加大執(zhí)法力度。

4）完善服務(wù)內(nèi)容和方式。首先應(yīng)建立個人檔案賬戶，提高市民參與檔案數(shù)字化工作的積極性，縣檔案館需為所有市民免費(fèi)開通個人檔案賬戶，在檔案庫房中單獨(dú)設(shè)置合理的檔案存放柜[5]。檔案的數(shù)字化工作的承擔(dān)者是個人檔案賬戶的所有者。如此一來，可以避免檔案館承擔(dān)過多的工作任務(wù)，省略很多繁瑣的流程，并且每個人的檔案均由自己提供，將檔案館收集的時間有效減少，也增加了檔案的完善性，自己在完成數(shù)字化的過程中必定更加專注，避免產(chǎn)生過多的錯誤。其次應(yīng)培養(yǎng)公眾參與，以中小學(xué)為起點(diǎn)，對公眾的檔案意識進(jìn)行培養(yǎng)，可以適當(dāng)開展與檔案館相關(guān)的活動，使中小學(xué)生參與進(jìn)來，為其講解地方檔案館的歷史及特點(diǎn)，可以制定良好的實(shí)踐環(huán)節(jié)，使中小學(xué)生可以通過相關(guān)操作加深對數(shù)字化的印象，更加深入的了解數(shù)字化建設(shè)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在社會快速發(fā)展的背景下縣級數(shù)字檔案館工作有了一定進(jìn)步，但是依舊存在一些問題，為縣級數(shù)字檔案館工作帶來了困擾，在今后的工作中，縣級數(shù)字檔案館應(yīng)從以下幾方面入手：其一，應(yīng)樹立檔案管理新理念，注重檔案的安全性，深化檔案管理意識，提高工作人員對檔案管理的重視度;其二，應(yīng)加強(qiáng)檔案館資源建設(shè)，以用戶的實(shí)際需求為參考重點(diǎn)，站在全局的立場上選擇最合適的檔案信息，為檔案信息的完整性提供良好保障;其三，應(yīng)強(qiáng)化行政能力，正確認(rèn)識檔案館的實(shí)質(zhì)，明確自身所承擔(dān)的職責(zé)，秉承為檔案館建設(shè)不斷付出的理念投入到工作中;其四，應(yīng)完善服務(wù)內(nèi)容和方式，使檔案數(shù)字化工作深入人心，充分調(diào)動公眾參與檔案數(shù)字化工作的積極性，使其更加了解檔案數(shù)字化工作，為今后檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[2]李德勇.強(qiáng)基固本創(chuàng)新求進(jìn)打造開放型服務(wù)型檔案館——全國檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體宜賓市檔案館工作紀(jì)實(shí)[J].四川檔案，2020（03）：47-49.

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