檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理問題及對策探究

賈曉婧

摘 要：儀器設(shè)備是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)中十分重要的資產(chǎn)，在日常經(jīng)營中發(fā)揮出重要的作用。隨著檢驗(yàn)檢測儀器設(shè)備的更新升級，檔案管理也面臨新的挑戰(zhàn)。本文圍繞檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備的檔案管理議題進(jìn)行了探討，從問題入手，提出了積極建議和解決策略，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：儀器設(shè)備;檔案管理;檢測機(jī)構(gòu)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.082

1 引言

如何使儀器設(shè)備檔案發(fā)揮出更多的效能是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理工作的重要內(nèi)容。近年來，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)發(fā)展壯大，儀器設(shè)備的類別也越來越多，確保儀器設(shè)備檔案管理的時(shí)效性是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)良好運(yùn)營的基礎(chǔ)條件。為此，探索更加科學(xué)優(yōu)化的檔案管理手段和策略是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檔案管理部門需要花心思的地方。

2 儀器設(shè)備檔案管理的具體內(nèi)容

檢驗(yàn)檢測結(jié)構(gòu)的儀器設(shè)備眾多，這部分檔案管理的內(nèi)容主要包括儀器設(shè)備使用權(quán)限管理、儀器設(shè)備的技術(shù)資料管理、儀器設(shè)備的運(yùn)維資料管理。由于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)很多儀器設(shè)備精密度較高，對操作人員的專業(yè)技術(shù)水平較高，因此這些精密復(fù)雜的儀器設(shè)備采用專業(yè)人員進(jìn)行操作。傳統(tǒng)檔案管理工作中，對于儀器設(shè)備使用權(quán)限的管理主要采用使用申請和使用登記的方式，審核通過后方能使用，每次使用的信息匯總由檔案管理部門整理存檔。現(xiàn)代信息化檔案管理模式下，權(quán)限的管理采用信息化的方式。通過建立不同權(quán)限的系統(tǒng)登錄用戶，對不同的用戶進(jìn)行分級管理。主要分為檔案管理人員、精密儀器設(shè)備、普通儀器設(shè)備三級。檔案管理人員沒有刪除或修改信息的權(quán)限，可以查閱儀器設(shè)備技術(shù)和運(yùn)維信息內(nèi)容。儀器設(shè)備使用和維護(hù)人員具有錄入、刪除或修改儀器設(shè)備信息的權(quán)限，錄入的內(nèi)容包括儀器設(shè)備的規(guī)格型號、儀器設(shè)備使用情況、儀器設(shè)備使用人員、儀器設(shè)備使用的技術(shù)信息。具有使用權(quán)限的人員錄入信息后，可進(jìn)行匯總，出具儀器設(shè)備使用、運(yùn)維結(jié)果或儀器設(shè)備檢測信息報(bào)告等文件。此外，儀器設(shè)備檔案管理的內(nèi)容還包括儀器設(shè)備的采購合同資料、儀器設(shè)備的校驗(yàn)技術(shù)資料、儀器設(shè)備的日常運(yùn)維資料。

3 當(dāng)前檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理問題

首先，機(jī)構(gòu)對儀器設(shè)備檔案管理的重視度不夠。對于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)來說，儀器設(shè)備的重要的資產(chǎn)，其管理效率的高低以及管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響著檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的日常運(yùn)營。而檔案管理是貫穿儀器設(shè)備采購、校驗(yàn)、使用、維護(hù)整個(gè)過程的工作，因此是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)提高儀器設(shè)備管理質(zhì)量的重要支持工作，隨著檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備的日益增多，充分重視儀器設(shè)備檔案管理，才能促進(jìn)檔案管理科學(xué)高效，并發(fā)揮出更多的積極作用。

其次，儀器設(shè)備檔案管理滯后，效率較低。近年來，儀器設(shè)備檔案管理工作對于檔案資源的開發(fā)利用率正在提升。通過對檔案資源的深入分析和研究，找到檔案信息中的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，給機(jī)構(gòu)管理層制定儀器設(shè)備的制度和方案提供信息支持。但是受到人員數(shù)量、技術(shù)水平、設(shè)施條件等多方面因素的制約，儀器設(shè)備檔案管理效率較低，檔案管理的實(shí)際執(zhí)行效果未能符合理想的預(yù)期目標(biāo)。

其三，儀器設(shè)備檔案信息不完整。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備數(shù)量越來越多，在儀器設(shè)備檔案管理過程中經(jīng)常會(huì)遇到儀器設(shè)備檔案資料缺失的情況。尤其是一些儀器設(shè)備的初始文件資料，如申購資料、開箱驗(yàn)收資料、使用說明技術(shù)資料等。造成這一問題的原因一方面是因?yàn)閮x器設(shè)備檔案管理的制度不完善，制度中缺乏對這些檔案信息資料收集的明確要求，沒有制定相應(yīng)的工作流程;還有部分原因是工作人員缺乏足夠的檔案管理意識，在使用儀器設(shè)備的過程中對這些儀器設(shè)備檔案資料不重視，導(dǎo)致檔案信息丟失。

4 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理問題的解決對策

其一，增強(qiáng)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)對儀器設(shè)備檔案管理的重視程度。單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分意識到儀器設(shè)備檔案管理對檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)經(jīng)營發(fā)展的重要性，積極轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理的重視度。通過配置合理的資源，支持儀器設(shè)備檔案管理工作更好發(fā)展，使儀器設(shè)備檔案管理工作與檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合起來，更好地發(fā)揮出儀器設(shè)備檔案的積極效能。

其二，完善儀器設(shè)備檔案管理規(guī)程和管理制度。儀器設(shè)備檔案管理不僅自身管理的內(nèi)容多，而且涉及的人員和部門多，這就需要從管理規(guī)程和制度方面進(jìn)一步規(guī)范化和統(tǒng)一化，為所有的相關(guān)部門和工作人員提供明確的標(biāo)準(zhǔn)和參考，減少儀器設(shè)備檔案管理的失誤率，提升儀器設(shè)備檔案管理的效率。推動(dòng)儀器設(shè)備檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，利用信息技術(shù)解決傳統(tǒng)檔案信息傳輸效率低，內(nèi)容失真的問題，建立更加科學(xué)高效的儀器設(shè)備檔案管理模式。建立儀器設(shè)備檔案收集制度、歸檔制度、查閱制度等，利用崗位責(zé)任制和審核監(jiān)督的機(jī)制規(guī)范和約束每個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)操作，提升儀器設(shè)備檔案管理的規(guī)范度。

其三，提升檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)全體人員的檔案意識。儀器設(shè)備檔案管理工作不僅僅是檔案部門的職責(zé)，而是所有相關(guān)人員協(xié)同才能做好的一項(xiàng)工作。在機(jī)構(gòu)內(nèi)部加強(qiáng)檔案管理工作宣傳，將儀器設(shè)備檔案管理的新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)告知所有的相關(guān)人員。定期開展檔案管理工作交流會(huì)議，對前一階段檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行公開討論，集思廣益，探索更加科學(xué)的儀器設(shè)備檔案管理辦法，解決檔案管理工作中的問題。

其四，加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案資源的開發(fā)和利用。建立檢驗(yàn)檢測儀器設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，積極推進(jìn)儀器設(shè)備檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐，借助專業(yè)軟件提高電子檔案的分析技術(shù)水平，挖掘儀器設(shè)備運(yùn)維管理的內(nèi)在信息，發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備的運(yùn)維特征，更好地完善儀器設(shè)備管理制度和管理方案，推動(dòng)儀器設(shè)備檔案管理工作不斷邁上新臺階。

5 結(jié)語

綜上所述，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀表設(shè)備檔案管理工作事項(xiàng)多，內(nèi)容雜。通過分析檔案管理中的問題，以務(wù)實(shí)的工作理念，勤學(xué)習(xí)、抓實(shí)效，積極探索更加科學(xué)有效的工作策略，如此，才能推動(dòng)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理工作更健康的發(fā)展。

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