信息技術(shù)在燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理中的應(yīng)用

袁佳鳳

【摘要】信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)社會(huì)生活中的很多行業(yè)和部門都產(chǎn)生了影響，推動(dòng)各行各業(yè)進(jìn)行改革和創(chuàng)新，傳統(tǒng)的工作流程和方式都被信息技術(shù)改變了，一些行業(yè)中甚至出現(xiàn)了顛覆性的變化。在檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的發(fā)展也對(duì)檔案的管理工作產(chǎn)生了很大的推動(dòng)作用，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，起到了正面的、積極的效果。在本文中，筆者將結(jié)合自己在工作中的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和技巧，談?wù)勑畔⒓夹g(shù)在燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)? 燃?xì)馄髽I(yè)? 檔案管理

引言：信息技術(shù)的發(fā)展為近十年來人們的生活和工作帶來了十分顯著的變化，它為人們的生活提供了便利，為社會(huì)生活中的各行各業(yè)帶來了革新?，F(xiàn)在，信息技術(shù)幾乎涵蓋了社會(huì)生活中的所有行業(yè)，檔案管理領(lǐng)域也是其中之一?，F(xiàn)代化的檔案管理隨著社會(huì)發(fā)展的腳步標(biāo)準(zhǔn)越來越高，程序越來越嚴(yán)格，傳統(tǒng)的檔案管理制度和方式已經(jīng)不滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。當(dāng)今信息化的檔案管理手段采取了更科學(xué)合理的方式來進(jìn)行檔案管理，這極大的加強(qiáng)了檔案管理的效率，還可以方便的實(shí)現(xiàn)檔案館藏資源的共享，為企業(yè)的宣傳和發(fā)展提供了支持。

一、燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理運(yùn)用信息技術(shù)手段的重要性

燃?xì)馄髽I(yè)對(duì)檔案管理的要求屬于比較高的類型，它要求檔案的保存具有真實(shí)性、可用性還需要取用具有效率性。建立信息化的檔案管理工作，也就是建立一個(gè)檔案管理平臺(tái)，將所有檔案進(jìn)行電子化與數(shù)字化，能夠使檔案的管理相比傳統(tǒng)方式更具效率性。檔案文件的寫入和提取都能在短時(shí)間內(nèi)完成，檔案工作的正確性據(jù)此也會(huì)有所提高。企業(yè)使用檔案時(shí)也會(huì)注重實(shí)用性，也就是能否在短時(shí)間內(nèi)快速的提取到自己需要檢索的信息。燃?xì)馄髽I(yè)的檔案從量上說時(shí)十分巨大的，傳統(tǒng)的檔案管理工作應(yīng)對(duì)如此巨量的檔案捉襟見肘，即使能夠最終取用到自己所檢索的信息，但是所耗費(fèi)的人力物力及時(shí)間成本是巨大的?，F(xiàn)代化運(yùn)用信息技術(shù)的檔案管理工作具有輕松定位、方便取用的特點(diǎn)，甚至能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息一同呈現(xiàn)在檔案檢索人的面前，節(jié)約了時(shí)間提高了效率。另外，現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)還能夠輕松實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)上下級(jí)之間的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，為企業(yè)決策提供必要的支持。

二、信息技術(shù)在燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)在燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用分為兩個(gè)方面，一方面是檔案管理電子平臺(tái)的建立，另一方面是組織一個(gè)具備電子化檔案管理經(jīng)驗(yàn)和能力的人才隊(duì)伍。

（一）建立檔案管理電子平臺(tái)

燃?xì)馄髽I(yè)可以通過招投標(biāo)的方式聘請(qǐng)有能力建設(shè)檔案管理電子信息平臺(tái)的企業(yè)為自己創(chuàng)立這個(gè)平臺(tái)。在建立完成之后，要注意將該平臺(tái)連接OA辦公平臺(tái)，完成檔案管理和OA管理的對(duì)接。之后要注意將檔案管理電子信息平臺(tái)與GIS系統(tǒng)進(jìn)行連接，這兩步的連接能夠?qū)⑷細(xì)夤粳F(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)、人事管理和檔案管理全部電子化，實(shí)現(xiàn)一部到位的效果，最終實(shí)現(xiàn)了燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作全面的信息化、高效化與資源共享。

（二）建立檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理工作的更新?lián)Q代要求檔案管理人員知識(shí)的技能的更新?lián)Q代，這就需要一群具備專業(yè)信息技術(shù)化檔案管理知識(shí)的人才從事配套的管理工作。這一部分人員可以從社會(huì)上進(jìn)行聘請(qǐng)，也可以對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)。一些和檔案管理進(jìn)行對(duì)接的部門人員，也可以進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)成為懂得檔案管理的業(yè)務(wù)人員。在社會(huì)聘請(qǐng)方面，不僅可以考慮全職人員，也考慮聘期相關(guān)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以勞務(wù)派遣的方式降低企業(yè)的用人成本，更高效的進(jìn)行檔案管理的工作。

在檔案管理工作實(shí)際運(yùn)行之中，要注意保持各人員之間的協(xié)調(diào)和穩(wěn)定性，這有助保持檔案管理工作的保密性，而保密性也是檔案管理工作的一個(gè)重要的特征和要求。

三、信息技術(shù)在燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)的使用可以強(qiáng)化對(duì)檔案管理的監(jiān)控和檢查。一旦形成了檔案材料的數(shù)字化，那么在整個(gè)檔案管理的流程中，燃?xì)馄髽I(yè)的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)在流程化的檔案管理工作之間進(jìn)行檢查和監(jiān)控，以達(dá)到檔案管理的制度化和專業(yè)化，避免出現(xiàn)各種問題。除此之外，信息技術(shù)在燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)還在于集成化的檔案管理。比如對(duì)特定檔案的標(biāo)記和記錄，這樣檔案管理人員就能更方便的進(jìn)行檔案的尋找和提供，綜合提高了檔案管理的效率。在歸檔時(shí)，檔案管理系統(tǒng)也可以做到自動(dòng)化歸檔流程，不用檔案管理人員進(jìn)行手動(dòng)歸檔，可以在流程中設(shè)定檔案管理人員手動(dòng)確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣既保證了效率，減輕了檔案管理人員的工作，又能讓準(zhǔn)確性得到保障。電子化的檔案系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)備份、自動(dòng)編制、資源一鍵共享等功能，減少人為因素的干涉，降低了檔案丟失和篡改的風(fēng)險(xiǎn)性。

電子化的檔案管理系統(tǒng)具有很多優(yōu)勢(shì)，可以將管理流程固定，減少了很多人力成本。流程的固定也能增加效率，不論是整理還是記檔工作都會(huì)變得程序化，降低了檔案管理的難度和錯(cuò)誤率?？傊畔⒓夹g(shù)在燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在人力成本、安全性、減少認(rèn)為干涉性、提高效率等檔案管理工作中的方方面面。

四、結(jié)束語

檔案管理工作不僅是企業(yè)管理中的重要組成部分，也是燃?xì)馄髽I(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注和改革的部分。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合目前燃?xì)馄髽I(yè)的檔案管理需求，需要企業(yè)運(yùn)用信息技術(shù)的手段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新。這種革新不僅是必要的，而且是必須的，它將保證燃?xì)馄髽I(yè)的檔案管理工作的實(shí)用性和效率性。電子化的檔案管理具備很多傳統(tǒng)檔案管理所不具備的優(yōu)勢(shì)，它能夠?qū)n案管理的工作流程化、程序化，減少其中的人為干涉因素，降低檔案被改寫、篡改和丟失的可能性，提高檔案管理的安全性。同時(shí)流程化的檔案管理工作也能夠減少人力成本，降低檔案管理的難度。最重要的，一個(gè)電子化的信息平臺(tái)能夠提升檔案管理的效率，滿足企業(yè)的需求。

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