數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源管理問題的探討

趙華萍

摘要：現(xiàn)如今，檔案信息管理已經(jīng)逐步實現(xiàn)了現(xiàn)代化以及數(shù)字化，尤其是數(shù)字化檔案信息資源管理，更是取得了相對良好的成效。但是，由于數(shù)字化檔案信息資源管理屬于一種較為新型的管理辦法。所以，在管理期間，受到的影響因素也相對較多，管理問題出現(xiàn)頻繁，阻礙了管理效率以及質(zhì)量的提升?；诖?，本文對數(shù)字環(huán)境下檔案信息資源管理問題進(jìn)行了分析，并在明確成因的基礎(chǔ)上，制定了相應(yīng)的解決措施，以期可以為相關(guān)人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化環(huán)境下;檔案信息資源管理;問題;對策

當(dāng)前，我國正處于信息高速發(fā)展的時期，在各個領(lǐng)域中，紛紛強化了對信息技術(shù)的利用。因此，針對檔案信息管理工作而言，也應(yīng)該主動迎合時代發(fā)展需求，積極提升檔案管理自動化水平，有效地對辦公效率進(jìn)行提高，以便檔案信息資源的作用以及價值能夠得到充分發(fā)揮。同時，隨著數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的不斷普及，數(shù)字化管理也成為當(dāng)前一種較為新型的管理辦法。故而，在檔案信息資源管理過程中，需要積極借助數(shù)字化技術(shù)，科學(xué)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，制定合理管理辦法，確保能夠不斷地對檔案信息資源管理效率進(jìn)行提升。

一、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源管理優(yōu)點分析

基于數(shù)字環(huán)境下，有效地進(jìn)行檔案信息資源管理，其具備了以往管理所不具備的優(yōu)勢，不僅可以實現(xiàn)信息資源管理的智能化，也可以讓資源管理呈現(xiàn)出虛擬化特點，有利于管理效率的提升。

第一，信息管理數(shù)字化。在具體的檔案信息資源管理過程中，依靠數(shù)字化技術(shù)，可以通過利用其所涵蓋的存儲技術(shù)，科學(xué)管理檔案信息資源，安全系數(shù)較高，可視化也非常強，人們在對檔案信息質(zhì)資源進(jìn)行查詢和利用期間，只要借助計算機，就能夠隨時隨地進(jìn)行瀏覽，提升了信息資源管理的便利性。

第二，資源管理虛擬化。將數(shù)字化與檔案信息資源管理相結(jié)合，也可以憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)來對虛擬資源進(jìn)行構(gòu)建，讓檔案信息資源能夠有效地進(jìn)行共享，保證信息資源可以得到充分的利用。

第三，信息資源管理智能化。將數(shù)字化技術(shù)融合到檔案信息資源管理工作中，可以讓使用人員借助超文體以及多媒體技術(shù)來實現(xiàn)智能化檢索的目的，整個檢索過程速度相對較快，效率也非常高，涉及的范圍十分廣泛。同時，通過利用電子加密技術(shù)，能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行加密管理，不斷對信息資源管理的安全性以及可靠性進(jìn)行提升。同時，借助數(shù)字化技術(shù)，也可以為相關(guān)人員提供便利，其能夠在任何時間以及地點來查找檔案信息，很大程度上節(jié)省了人力以及物力等資源。

二、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源管理問題的探討

現(xiàn)階段，針對檔案信息資源管理工作，其已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案朝著電子檔案方向轉(zhuǎn)變，尤其是數(shù)字化檔案信息，更是漸漸成為檔案信息中較為重要的門類。簡而言之，基于數(shù)字環(huán)境下的檔案信息資源管理，其對以往管理方式以及理念進(jìn)行了改變，對于管理的要求也越來越高。所以，檔案信息資源管理工作在開展過程中，無論其功能還是效率都得到了很大轉(zhuǎn)變。但是，從目前檔案管理工作來看，數(shù)字化檔案信息資源管理的成效雖然明顯，然而在管理觀念以及手段層面，其還受到了很大制約，問題較為突出。

（一）對數(shù)字化檔案信息資源管理重視程度相對較低

通常情況下，針對檔案管理工作來說，其是一項較為基礎(chǔ)的工作，需要長期的開展。并且，在開展檔案管理過程中，管理對象大多是紙質(zhì)檔案，而數(shù)字化檔案信息則是隨著計算機技術(shù)而逐漸演變出來的，再加上數(shù)字化檔案信息出現(xiàn)的時間相對較短，正處于高速發(fā)展階段[1]。因此，檔案信息資源管理工作在進(jìn)行階段，仍然會受到傳統(tǒng)觀念以及模式的干擾，很多管理人員在工作期間，經(jīng)常會將紙質(zhì)檔案管理放在首位，而針對數(shù)字化檔案信息資源管理，則并沒有給予太多的關(guān)注。所以，這一情況的存在，也使得數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展受到了很大阻礙，效率以及水平一直不能得到有效提升[2]。

（二）紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案不能有效銜接

數(shù)字化環(huán)境下，檔案信息資源管理工作在開展過程中，其也發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，信息的數(shù)量不斷增多，并且遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了紙質(zhì)檔案。所以，為了可以有效地對數(shù)字化檔案以及紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，將二者的效益能夠發(fā)揮到最大，在具體的檔案管理工作進(jìn)行期間，應(yīng)該將紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案實行“雙軌制”管理。但是，綜合現(xiàn)階段數(shù)字化檔案信息資源管理水平來看，“雙軌制”管理的推行仍然受到很大影響，不能夠真正的落實，快速實施，取得的效果也遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)[3]。

（三）數(shù)字化檔案信息資源管理安全系數(shù)不高

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，為了可以將數(shù)字化檔案信息資源的作用和價值最大限度地發(fā)揮出來，需要科學(xué)地對互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行利用，從中調(diào)取所需要的數(shù)字化檔案。對于這種方法而言，雖然能夠獲得較多的益處，也可以讓數(shù)字檔案信息資源得到共享，不斷的對資源的利用率進(jìn)行提升。但是，針對一些加密的數(shù)字化檔案信息，則并不能制定安全保護(hù)辦法，從而使得在對檔案信息資源進(jìn)行管理階段，經(jīng)常有黑客入侵，肆意的竊取信息等，致使信息資源的安全系數(shù)大大降低，面臨的安全威脅不斷增多，不利于檔案管理工作的有序開展[4]。

（四）管理人員水平以及素質(zhì)亟待提升

從整體角度來分析，檔案管理人員的水平以及素質(zhì)與檔案安全有著非常緊密的關(guān)聯(lián)。從宏觀的角度分析，如果檔案信息資源管理人員的能力較差，技術(shù)水平以及素養(yǎng)都比較低，那么在實際的檔案信息資源管理過程中，則不能深刻了解自身工作的重要性，不具備辨別安全隱患的能力，從而影響了檔案管理效率的提升。同時，在管理過程中，部分人員還經(jīng)常缺乏責(zé)任意識以及職業(yè)操守，無法嚴(yán)格依照規(guī)章制度執(zhí)行，也不能切實對自身職責(zé)進(jìn)行履行，最終導(dǎo)致檔案信息資源管理工作的開展受到了很大影響[5]。

三、數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源管理問題的解決路徑分析

鑒于數(shù)字環(huán)境下檔案信息資源管理存在的各類問題，為了能夠從根源解決，不斷地對管理效率以及水平進(jìn)行提升，在具體的管理階段，應(yīng)該深入地對問題進(jìn)行分析，然后在充分結(jié)合具體現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，科學(xué)的制定檔案信息資源管理辦法。

（一）強化對數(shù)字化檔案信息資源管理的重視

在檔案管理工作開展過程中，數(shù)字化檔案信息資源發(fā)揮著非常大的作用和價值，對檔案管理質(zhì)量的提升有很大益處。因此，為了能夠進(jìn)一步對管理水平以及效率進(jìn)行增強，管理人員應(yīng)該給予數(shù)字化檔案信息資源一定的重視，能夠采取概念貫穿以及理念灌輸?shù)氖侄?，從根本上對?shù)字檔案信息資源的價值進(jìn)行明確。同時，在管理期間，應(yīng)該建立完善的信息資源管理數(shù)據(jù)庫，可以依托于數(shù)字化環(huán)境下，有效地開展管理工作[6]。一般而言，由于數(shù)字化信息資源的規(guī)模相對較大，并且涵蓋了非常多的種類。故而，在管理階段，需要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，不斷的優(yōu)化，以便管理工作的開展可以處于相對順利的狀態(tài)。

（二）正確處理傳統(tǒng)與數(shù)字化之間的關(guān)系

在具體的檔案信息資源管理工作開展過程中，應(yīng)該正確的將數(shù)字化進(jìn)程中錄入與檢索、保密與開放等問題進(jìn)行解決，能夠明確資源權(quán)屬與資源共享之間的關(guān)聯(lián)，了解紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的聯(lián)系。通常情況下，針對紙質(zhì)檔案來說，其信息內(nèi)容往往復(fù)制在紙質(zhì)載體上，信息真實性辨別較為容易。但是，由于受到形式的限制，紙質(zhì)檔案信息的密度相對較小，不能夠大量的進(jìn)行存儲。而借入電子檔案，其信息內(nèi)容可以依托于光電信號等來進(jìn)行交互，合理地附在光盤以及磁盤上，不需要借助載體就可以讀取[7]。然而，利用這樣的手段，雖然儲量較大，也能夠?qū)臻g進(jìn)行節(jié)約，但在信號轉(zhuǎn)換期間，因為受到存儲介質(zhì)穩(wěn)定性以及操作性等因素的干擾，致使檔案信息資源經(jīng)常會出現(xiàn)丟失或者刪改的情況，并且不容易察覺。故而，為了能夠不斷的對電子檔案真實性進(jìn)行提升，應(yīng)該積極的實行“雙軌制”，有效地對電子檔案進(jìn)行保存，進(jìn)而讓紙質(zhì)檔案與電子檔案合理結(jié)合。

（三）全面提升數(shù)字化檔案信息資源管理的安全性

為規(guī)避現(xiàn)階段檔案信息資源管理存在的安全問題，不斷對管理效率及水平進(jìn)行提升，應(yīng)該強化對信息資源安全的防控，保證檔案信息不會出現(xiàn)泄密的情況。在管理期間，相關(guān)人員應(yīng)該積極地對信息加密手段進(jìn)行利用，定期升級數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)。同時，為了可以更好的應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)黑客竊取資源的情況進(jìn)行防止，需要不斷強化對硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的優(yōu)化，借助較為先進(jìn)的數(shù)學(xué)算法以及加密方法，嚴(yán)格地對檔案信息資源進(jìn)行管理，加大保護(hù)力度。

（四）不斷對管理人員的水平以及素養(yǎng)進(jìn)行提高

在檔案信息資源管理期間，管理人員與管理的質(zhì)量以及效率有著非常緊密的關(guān)聯(lián)。因此，為了能夠讓管理工作的開展更加順利，還應(yīng)該不斷的對管理人員的素質(zhì)以及水平進(jìn)行提升。在工作中，應(yīng)該強化對檔案信息管理人員的培訓(xùn)，讓其能夠具備掌握信息技術(shù)應(yīng)用能力。并且，鼓勵以及引導(dǎo)管理人員積極的學(xué)習(xí)與檔案信息相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)，能夠熟練的掌握數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，主動對管理理念進(jìn)行革新，以便可以將更多先進(jìn)的技術(shù)以及方法融入檔案信息資源管理中，讓管理工作可以更好的適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化發(fā)展需求。

四、結(jié)語

綜合而言，在檔案信息資源管理中，實現(xiàn)數(shù)字化，可以促進(jìn)電子檔案的推廣以及發(fā)展，也能夠提升管理效率。所以，為了能夠有效規(guī)避現(xiàn)階段檔案信息資源管理中存在的各類問題，在今后的工作期間，應(yīng)該強化對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

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