信息化時(shí)代下辦公室檔案管理的主要內(nèi)容

陳美君 孫圣東 張翠婷

信息化時(shí)代下，先進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，推動(dòng)了檔案管理工作理念、檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變，也初步樹立了檔案管理人員要不斷提升自身的技術(shù)水平和職業(yè)技能的基本理念，從而促進(jìn)了辦公室檔案管理工作開展效率和工作質(zhì)量的有效提升。在信息化時(shí)代下，隨著辦公業(yè)務(wù)的不斷增加，辦公室檔案管理的工作內(nèi)容也更加豐富，顯現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)。主要涉及以下四個(gè)方面：

1.單位管理設(shè)施的建設(shè)。

要想使辦公室檔案管理工作走向信息化，就要有完善的檔案管理設(shè)備作為支撐，提高管理設(shè)備對(duì)檔案信息管理的安全。此外，還需要建立一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺(tái)，將辦公室檔案分為不同類別進(jìn)行有區(qū)分地管理，并對(duì)辦公室檔案實(shí)施有效的保護(hù)措施，從而逐漸實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理信息化。

2.實(shí)施辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。

任何單位只有通過嚴(yán)格的制度規(guī)范和法律保護(hù)才能促進(jìn)檔案管理工作，尤其是辦公室檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范開展。辦公室檔案管理工作的開展不能脫離實(shí)際，要根據(jù)單位實(shí)際情況有條不紊地開展，通過實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和多次反復(fù)調(diào)研，建立一種符合單位實(shí)際情況的科學(xué)的辦公室檔案管理規(guī)范。在檔案管理工作不斷改進(jìn)的同時(shí)，反饋機(jī)制的支持非常重要，這也確保檔案管理工作可以向著正確的方向、實(shí)際問題與需求之間的關(guān)系進(jìn)行改進(jìn)。檔案管理工作效率提升的同時(shí)，需要進(jìn)一步強(qiáng)化與改善管理制度。

3.辦公室檔案的信息資源管理。

要充分核實(shí)檔案中的各項(xiàng)信息的來源以及真實(shí)性，使收集到的這些信息與單位內(nèi)部的檔案信息資源庫、數(shù)字檔案、管理規(guī)范等保持一致，促進(jìn)辦公室檔案信息資源的進(jìn)一步管理完善及信息的真實(shí)有效。監(jiān)督機(jī)制等方面，其中最為突出的便是人員方面的素質(zhì)問題，對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，因?yàn)楣ぷ鞅旧韺儆谝粋€(gè)高專業(yè)性的工作，再加上信息化設(shè)備的使用，需要以固定的計(jì)劃實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)還需要提高對(duì)職業(yè)道德的培訓(xùn)，并適當(dāng)進(jìn)行考核。

4.檔案管理人員要根據(jù)單位的實(shí)際情況，協(xié)助單位建立符合單位辦公室檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，在掌握基本的專業(yè)系統(tǒng)管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，提高個(gè)人的信息化系統(tǒng)使用技能，提高辦公室檔案管理效果。管理系統(tǒng)所應(yīng)用的軟件設(shè)備要盡量通用化，從而最大限度發(fā)揮辦公室檔案管理系統(tǒng)的作用，提升辦公室檔案的利用價(jià)值。除此之外，還需要針對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰需求做好相應(yīng)的完善管理，針對(duì)管理工作者的工作需求提高重視，采取各種激勵(lì)機(jī)制提高其工作的主動(dòng)性，并根據(jù)實(shí)際需求不斷完善與優(yōu)化工作環(huán)境、條件的便利性。在這一基礎(chǔ)上，需要嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督管理工作。