提高圖書招標(biāo)采購效率和采購質(zhì)量對策研究

劉常青

摘要：圖書采購效率是指從圖書采購招標(biāo)到圖書進(jìn)館上架流通所投入的精力和時間與所采購圖書數(shù)量和圖書到館速度之對比，圖書采購效益是指圖書采購所花費(fèi)的資金與所采購圖書的數(shù)量和質(zhì)量之對比。理想的圖書采購是二者兼顧，既能及時滿足讀者的需求，為讀者提供高質(zhì)量、高契合度的圖書，又能使圖書采購經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益，保證館藏體系的系統(tǒng)性、完整性、延續(xù)性。

關(guān)鍵詞：圖書招標(biāo);采購質(zhì)量;對策

1 提高圖書采購效率的對策

1.1 一招多年，節(jié)約時間精力

近年來，雖然招標(biāo)程序有所簡化，但從申報(bào)預(yù)算到簽訂合同，一個流程下來仍需耗時一二個月。采訪人員應(yīng)對各種申報(bào)審批手續(xù)，也需要花費(fèi)大量的時間精力。圖書館采取一招多年的方式，能避免每年耗費(fèi)大量的時間精力在重復(fù)工作上，不僅能減少采訪人員的工作量，提高圖書采訪工作的效率，還能節(jié)約與新的供應(yīng)商磨合的時間和精力，促進(jìn)圖書采編工作的順利開展。

1.2 供書服務(wù)周期跨年，采訪工作持續(xù)無間斷

圖書館的圖書采購經(jīng)費(fèi)一般在每年的三四月下達(dá)，到當(dāng)年的六月，圖書才能上架流通。相關(guān)的財(cái)務(wù)制度要求，當(dāng)年經(jīng)費(fèi)當(dāng)年使用，若服務(wù)周期按年度，就容易造成供貨時間較短、圖書到館滯后、圖書更新不及時等問題，圖書館也不得不倉促完成當(dāng)年的圖書采訪工作。服務(wù)周期跨年是解決這些問題的有效方法之一，如：一招二年，服務(wù)周期為2020年7月1日至2022年6月30日。2022年1月至6月是前后周期更替交叉的時間段，圖書館可在這個時間段開展下一個周期的招標(biāo)工作和上一個周期的采購圖書工作，如此循環(huán)，既能保障采訪工作的連續(xù)性，又能保證圖書采購的延續(xù)性、及時性和新穎性。

1.3 供書先后順序按需而定

供應(yīng)商一般按照圖書館的訂單先后順序搜集圖書、送貨到館、編目加工，即先下訂單先到貨。按先后順序供貨，到館的圖書并非讀者急需，而讀者急需的書卻遲遲未到，不僅打擊了讀者的閱讀積極性，還降低了圖書利用率。按需供貨是根據(jù)讀者的實(shí)際需求，科學(xué)合理地安排供書順序。采訪人員先把書目訂單發(fā)送到預(yù)約庫，優(yōu)先導(dǎo)出被預(yù)約的圖書書目;供應(yīng)商再單獨(dú)采購、打包、送貨、編目加工，不僅能及時滿足讀者的需求，還能充分發(fā)揮圖書的利用價值。

2 提高圖書采購效益的有效策略

2.1 一招多家，優(yōu)勢互補(bǔ)

圖書館的圖書采購主要以勾選中標(biāo)供應(yīng)商提供的書目訂單為主，但供應(yīng)商不可能與所有出版社都有合作，在供貨上各有特點(diǎn)和優(yōu)勢。圖書館采取一招多家的方式，形成互補(bǔ)機(jī)制，不僅能保證書目的完整性及圖書的質(zhì)量，還能利用不同供應(yīng)商的優(yōu)勢，分別采購特色圖書和專題圖書。多家供應(yīng)商同時供貨還能加快圖書的到館速度，及時滿足讀者的閱讀需求。為了避免供應(yīng)商多投多中，圖書館可在招標(biāo)文件中做出詳細(xì)規(guī)定，如供應(yīng)商僅能選擇一個中標(biāo)合同供貨。

2.2 招資格標(biāo)，形成競爭機(jī)制

為了獲得中標(biāo)機(jī)會，部分供應(yīng)商雖然在標(biāo)書里許下各種承諾，完全響應(yīng)圖書館的各種“高要求”，但在中標(biāo)后往往態(tài)度不積極，不能及時滿足圖書館的需求。圖書館可采用資格標(biāo)的方式，不確定合同金額，在合作過程中對供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行考量，如提供的圖書數(shù)量和質(zhì)量、對訂單的響應(yīng)速度、編目加工質(zhì)量、發(fā)貨速度、到書率及售后服務(wù)等，并將此作為分配采購金額的依據(jù)。圖書館應(yīng)掌握采購主動權(quán)，調(diào)動供應(yīng)商的積極性，在供應(yīng)商之間形成良性競爭機(jī)制。供應(yīng)商為了爭取更多份額，必然會努力做好供書服務(wù)工作。

2.3 優(yōu)化價格評分機(jī)制，避免低價中標(biāo)

圖書招標(biāo)價格分通常采用低價優(yōu)先法計(jì)算，即滿足招標(biāo)文件要求且投標(biāo)價格最低的投標(biāo)報(bào)價為評標(biāo)基準(zhǔn)價，其價格分為滿分。其他投標(biāo)人的價格分按公式計(jì)算：投標(biāo)報(bào)價得分=（評標(biāo)基準(zhǔn)價/投標(biāo)報(bào)價）×100。為了中標(biāo)，供應(yīng)商往往會壓低報(bào)價，甚至給出低于市場成本價的不合理報(bào)價。為了避免此類情況的發(fā)生，筆者認(rèn)為價格分采用平均值優(yōu)先法計(jì)算更為合理，即以全部有效投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價的平均值為評標(biāo)基準(zhǔn)價，價格分為滿分。投標(biāo)人的價格分按公式計(jì)算：投標(biāo)報(bào)價得分=（1-|（投標(biāo)報(bào)價-評標(biāo)基準(zhǔn)價）/評標(biāo)基準(zhǔn)價|）×100。如果某兩個供應(yīng)商的總分相同，投標(biāo)報(bào)價低的供應(yīng)商就會排在投標(biāo)報(bào)價高的供應(yīng)商前面。圖書館按照該評分標(biāo)準(zhǔn)，能有效避免低價競標(biāo)，促使供應(yīng)商理性報(bào)價、公平競爭，進(jìn)而保證采購圖書的質(zhì)量。

2.4 增設(shè)售后追責(zé)標(biāo)識

圖書在上架流通后會出現(xiàn)一些問題，如掉頁、物理加工有誤及編目數(shù)據(jù)有誤等。由于圖書到館時間較長，圖書館已無法追溯這些有問題圖書的來源，只能花費(fèi)更多的時間精力善后。因此，圖書館可在合同中設(shè)置售后追責(zé)這一條款，要求供應(yīng)商對編目數(shù)據(jù)和圖書進(jìn)行標(biāo)識，如：在每條編目數(shù)據(jù)中加字段“801@CN@b圖書供應(yīng)商首字母@c數(shù)據(jù)處理時間”及在每本書最后一頁加蓋公司印章，以降低圖書出現(xiàn)問題的概率，保證圖書質(zhì)量。

2.5 掌握書目控制權(quán)和主動權(quán)

圖書采購實(shí)行政府招標(biāo)后，書目主要來源于供應(yīng)商。供應(yīng)商提供的書目品種和質(zhì)量決定了圖書館圖書采購的質(zhì)量。圖書館若完全依賴供應(yīng)商，就會處于被動地位，無法保證采購圖書的質(zhì)量。例如，公共圖書館加強(qiáng)文獻(xiàn)資源建設(shè)的目的是為讀者提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，助力一流社會建設(shè)。由于一些專業(yè)書的發(fā)行量少、利潤空間小，供應(yīng)商出于利益驅(qū)動很少對這部分圖書進(jìn)行書目推薦。由于部分高質(zhì)量的專業(yè)書、大型工具書、科學(xué)專著和時效性強(qiáng)的圖書未進(jìn)入供應(yīng)商的供貨渠道，導(dǎo)致公共圖書館無法從供應(yīng)商處直接獲取這些圖書，無法滿足讀者的需求。此外，供應(yīng)商書目同質(zhì)化的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，公共圖書館若單憑供應(yīng)商提供的書目采購圖書，就會使館藏結(jié)構(gòu)趨于雷同。因此，采訪人員不僅應(yīng)主動與專業(yè)出版社和有些出版社溝通聯(lián)系，索取征訂目錄，還應(yīng)根據(jù)不同類型讀者設(shè)置確定重點(diǎn)出版社，主動搜集讀者所需的、特色專業(yè)、新增專業(yè)、特色收藏相關(guān)的出版信息，重點(diǎn)采購這些方面的圖書，形成館藏特色。

3 結(jié)語

圖書館提高圖書采購效率和采購效益除采取以上對策外，還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、與時俱進(jìn)，積極采用新的技術(shù)和手段，提升圖書采訪工作的質(zhì)量。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛運(yùn)用，各種圖書采訪云平臺也應(yīng)運(yùn)而生。智能采選云平臺具有圖書信息齊全、檢索功能強(qiáng)大、選書方便快捷、大數(shù)據(jù)分析個性化推送、智能手機(jī)移動采選等功能，為公共圖書館提高圖書采購效率和采購效益提供了保障。

參考文獻(xiàn)

[1]顧健.高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)中的幾個問題[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2007（3）：15-20.

[2]中華人民共和國政府采購法[EB/OL].[2020-06-02]. http：//www. ccgp. gov. cn/zcfg/gjfg/201310/t20131029_3587339. htm.