高校數(shù)字化檔案信息資源管理的困境與突破

文/浙江工商大學(xué)檔案館 陳建平

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高校數(shù)字化檔案信息資源管理的困境與突破

文/浙江工商大學(xué)檔案館 陳建平

【摘要】本文比較系統(tǒng)地分析了當(dāng)前高校數(shù)字化檔案信息資源管理存在的管理體制、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、信息標(biāo)準(zhǔn)化、信息安全與憑證、信息公開與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)5方面問題，提出了新形勢(shì)下突破管理困境的策略選擇。

【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化檔案；信息管理；困境；突破

隨著信息化水平的不斷提高，高校的教學(xué)、科研、管理及社會(huì)服務(wù)等各領(lǐng)域生產(chǎn)了大規(guī)模的電子文件，進(jìn)而生成了大量的數(shù)字化檔案信息。這些數(shù)字化檔案信息紛繁龐雜，形式多樣、標(biāo)準(zhǔn)不一，然而它們正是高校各部門在各項(xiàng)工作運(yùn)行中沉淀下來的寶貴的“無形資產(chǎn)”。在新形勢(shì)下，如何對(duì)這些數(shù)字化檔案信息進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)資源的服務(wù)與共享，是高校檔案管理部門面臨的一大挑戰(zhàn)，也是值得研究的重要課題。

一、高校數(shù)字化檔案信息管理的困境

（一）管理體制問題。在現(xiàn)行的高校管理機(jī)構(gòu)中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學(xué)校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數(shù)獨(dú)立建制的也屬于弱勢(shì)部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權(quán)不大，難以有效組織協(xié)調(diào)各部門參與數(shù)字化檔案信息的協(xié)同管理。而且，各職能部門或?qū)W院之間相互獨(dú)立、各自為政，即使學(xué)校統(tǒng)一使用校園OA系統(tǒng)辦公，數(shù)字化檔案信息資源仍然相對(duì)獨(dú)立，各自封閉，不能實(shí)現(xiàn)一體化，給數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。

（二）隊(duì)伍結(jié)構(gòu)問題。相對(duì)而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復(fù)雜，且以女性占絕大多數(shù)。她們實(shí)際檔案管理經(jīng)驗(yàn)較為豐富，但專業(yè)研究能力不強(qiáng)，對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較陌生，更缺乏數(shù)字化、信息化等方面的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。而囿于傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知與偏見，高學(xué)歷、有活力且對(duì)數(shù)字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當(dāng)前高校檔案工作隊(duì)伍在年齡、性別、學(xué)歷、知識(shí)背景等方面存在著嚴(yán)重的結(jié)構(gòu)性問題。

（三）信息標(biāo)準(zhǔn)化問題。近年來高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增加，且來源于校內(nèi)各職能部門不同的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件，運(yùn)行環(huán)境復(fù)雜多樣，形式不一，從而導(dǎo)致生成的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)格式紛繁多樣，不利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)和遷移，也不利于后期的數(shù)據(jù)資源開發(fā)和利用。所以，當(dāng)下高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的非標(biāo)準(zhǔn)化問題是檔案信息化管理的重點(diǎn)、難點(diǎn)之一。

（四）信息安全與憑證問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時(shí)也帶來了嚴(yán)重的威脅和巨大的挑戰(zhàn)。一方面，在復(fù)雜的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，高校數(shù)字化檔案信息隨時(shí)可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構(gòu)系統(tǒng)環(huán)境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結(jié)構(gòu)信息及內(nèi)容信息的真實(shí)性和完整性；在升級(jí)、轉(zhuǎn)換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。

（五）信息公開與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題。高校數(shù)字化檔案信息蘊(yùn)含著科技發(fā)明、文化創(chuàng)新、藝術(shù)創(chuàng)意等方面的大量?jī)?yōu)質(zhì)信息資源，潛藏著無形的開發(fā)和利用價(jià)值。這些信息資源的公開利用，將對(duì)社會(huì)產(chǎn)生巨大、有形的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結(jié)晶，其產(chǎn)權(quán)與著作權(quán)是教師們的個(gè)人權(quán)利，應(yīng)該依法得到保護(hù)。如何處理好數(shù)字化檔案信息公開與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的關(guān)系是擺在高校檔案信息資源管理與開發(fā)工作面前的現(xiàn)實(shí)問題。

二、高校數(shù)字化檔案信息管理困境的突破策略

（一）加強(qiáng)檔案信息資源意識(shí)宣傳。在數(shù)字化時(shí)代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識(shí)和人才聚集的高地，其形成的數(shù)字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識(shí)，而且要進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳數(shù)字化檔案信息資源作為新興資源的意識(shí)，以改變師生們傳統(tǒng)的檔案認(rèn)知，使其重視數(shù)字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。

（二）轉(zhuǎn)變管理理念與制定管理政策。隨著多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理已不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和經(jīng)驗(yàn)管理，而是現(xiàn)代化信息管理理論和技術(shù)相結(jié)合的管理。高校檔案工作者應(yīng)該主動(dòng)轉(zhuǎn)變思維，更新觀念，用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念取代傳統(tǒng)的管理思維。同時(shí)，應(yīng)該強(qiáng)化檔案信息資源共享和管理服務(wù)意識(shí)，并制定檔案管理政策保護(hù)個(gè)人信息及知識(shí)產(chǎn)權(quán)。在檔案管理政策允許的框架下，應(yīng)該無限度地開放高校數(shù)字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會(huì)創(chuàng)造效益。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。檔案信息化人才是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是至關(guān)重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數(shù)字化檔案信息管理工作的主體，是推動(dòng)數(shù)字化檔案信息管理現(xiàn)代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應(yīng)該堅(jiān)持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業(yè)人才的發(fā)掘和引進(jìn)，完善工作隊(duì)伍的知識(shí)背景結(jié)構(gòu)；另一方面加強(qiáng)在職檔案工作人員信息化知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高應(yīng)對(duì)檔案信息化、現(xiàn)代化管理挑戰(zhàn)的能力。

（四）推動(dòng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化及其管理集成化。合乎規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息及其技術(shù)是檔案信息集成化管理的前提和基礎(chǔ)。高校檔案管理部門應(yīng)該協(xié)同各歸檔部門統(tǒng)一規(guī)劃和布置，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)及其運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，其中應(yīng)包括：壓縮格式的規(guī)范化、數(shù)據(jù)交換的規(guī)范化、數(shù)據(jù)加密方式的標(biāo)準(zhǔn)化、水印技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理軟件的統(tǒng)一化。同時(shí)，打破學(xué)校各職能部門之間的“藩籬”，將學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)與其他職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效對(duì)接，使檔案數(shù)據(jù)資源由分散管理轉(zhuǎn)為集中管理，從而實(shí)現(xiàn)全校檔案信息資源管理的集成化。

(五)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化信息技術(shù)保障安全。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息系統(tǒng)漏洞是數(shù)字化檔案信息現(xiàn)代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰(zhàn)。關(guān)于數(shù)字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯(lián)合學(xué)校有關(guān)部門（如學(xué)校辦公室、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理中心）運(yùn)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行評(píng)估、修復(fù)，完善數(shù)字化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)體系。同時(shí),定期排查、更新和升級(jí)相關(guān)管理軟件，確保數(shù)字化檔案信息的安全性。

此外，憑證作用是檔案信息的本質(zhì)屬性，是檔案價(jià)值的體現(xiàn)形式。高校檔案管理部門有必要運(yùn)用電子檔案身份證等憑證性技術(shù)，保障數(shù)字化檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)、信息結(jié)構(gòu)的完整性和真實(shí)性，以確保其憑證性作用。

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