基于行政審批工作中檔案的收集及整理分析

【摘? 要】當(dāng)下，檔案的收集與整理成為了行政審批工作的一個(gè)重視要組成部分，對(duì)行政審批的建設(shè)起著關(guān)鍵性的作用。因此，在進(jìn)行行政審批工作的過(guò)程中，要重視檔案的收集與整理的發(fā)揮作用。但是，當(dāng)下的檔案的收集與整理管理工作存在一些問(wèn)題，而這也影響到行政審批工作的快速發(fā)展，本文就目前行政審批工作中檔案的收集及整理的重要性及現(xiàn)階段所出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略。

【關(guān)鍵詞】行政審批工作;檔案;收集;整理;分析

引言

檔案的收集及整理歷來(lái)是行政審批中重要的一個(gè)項(xiàng)目，并且是備受關(guān)注。不過(guò)，在進(jìn)行檔案的收集與整理中，因?yàn)闆](méi)有進(jìn)行相關(guān)規(guī)范的指導(dǎo)，管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高，信息化管理水平不高的限制，使得檔案的收集和整理工作整體水平也不高，這也影響到了行政審批的其他部門的工作，因?yàn)閰f(xié)調(diào)性不到位，所以也就影響到了整個(gè)行政審批工作的正常開展，為此，有必要對(duì)現(xiàn)階段檔案的收集及整理工作的一些突出問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，從而確保行政審批工作得以有效進(jìn)行。

1.行政審批工作中檔案收集及整理的意義

（1）提高行政審批檔案的效率。良好的檔案收集與整理，可以確保有效地展開行政審批的各項(xiàng)工作，并且讓各項(xiàng)工作以保密地進(jìn)行。另外，對(duì)檔案進(jìn)行有效地收集與整理，可以幫助行政審批部門做好相關(guān)工作的備份處理，一些有失誤的工作，也可以在檔案的收集與整理中得到重視并且調(diào)整，為行政審批工作指明了正確的方向，提高了行政審批工作的整體效率。

（2）減少行政審批工作的成本。對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理，可以讓原來(lái)行政服務(wù)大廳里全部部門的審批業(yè)務(wù)集中到一起，一定程度上精簡(jiǎn)了部門、人員以及辦公經(jīng)費(fèi)，有效地降低了行政審批工作的成本。

（3）促進(jìn)政府職能的轉(zhuǎn)變。對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理，可以重新整合了一些重復(fù)、交叉、相似的業(yè)務(wù)，讓審批權(quán)由審批式管理向監(jiān)管式服務(wù)轉(zhuǎn)變。并且，在進(jìn)行的過(guò)程中，也明確了各部門的職責(zé)，從而促進(jìn)了各部門將精力集中到完善各自的工作中，同時(shí)也將各部門的行政審批權(quán)統(tǒng)一集中起來(lái)，以制定更完善的宏觀調(diào)控政策，讓政府職能得到很好地轉(zhuǎn)變。

2.行政審批工作中檔案收集及整理現(xiàn)存問(wèn)題

（1）重視標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。方圓正因?yàn)橹v究規(guī)矩，才得以實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的形狀。對(duì)于面臨大量的行政審批工作的壓力下，如果不進(jìn)行規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，就會(huì)讓行政審批工作的效率變低，前進(jìn)緩慢，甚至是出現(xiàn)工作環(huán)境混亂的現(xiàn)象。而現(xiàn)階段的行政審批工作的情況是，人員對(duì)檔案的收集與整理工作的有效性沒(méi)有得到很好保障，不良的工作狀態(tài)和現(xiàn)象仍然明顯，這就需要相關(guān)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來(lái)引導(dǎo)工作人員進(jìn)行規(guī)范化工作，從而提升行政審批工作的效率。

（2）檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提升。從目前來(lái)看，我國(guó)行政審批檔案管理已經(jīng)向檔案信息化管理方向前進(jìn)了，但是看其實(shí)際的管理理念與方式還是需要有待提升的?？焖侔l(fā)展的時(shí)代，行政單位的領(lǐng)導(dǎo)更要重視提高人才隊(duì)伍的培養(yǎng)工作，合理安排人員開展檔案收集與整理工作，全面提升工作人員的素質(zhì)水平，讓各工作人員能發(fā)揮出更大的主動(dòng)性和創(chuàng)新能力，為行政審批工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（3）信息化管理水平不高。行政審批是我國(guó)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，隨著企業(yè)數(shù)量的增多，行政審批工作量也大了起來(lái)。而目前的情況來(lái)看，采用傳統(tǒng)的工作模式仍然是很明顯，對(duì)檔案的收集與整理主要是以人工操作的方式進(jìn)行，而這種方式顯然會(huì)讓工作效率變低，也增加了一定的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)榧堎|(zhì)文件在收集與管理過(guò)程中，容易會(huì)發(fā)生字跡模糊，或者丟失的現(xiàn)象，這就給行政審批帶來(lái)了影響，所以，提高信息化管理水平是很有必要的事。

3.行政審批工作中檔案收集及整理的改進(jìn)措施

（1）建立科學(xué)的檔案管理制度。要想行政審批檔案的收集與整理得到有序進(jìn)行，那么背后是需要有科學(xué)、合理的管理制度的支撐，才會(huì)讓各項(xiàng)收集與整理工作能井然有序地開展。為此，就要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，讓檔案管理人員明確清楚自身的工作職責(zé)所在，并且以協(xié)作的方式進(jìn)行合作，從而讓行政審批檔案管理工作得以很好開展，以促進(jìn)行政審批部門向規(guī)范化道路前進(jìn)。

（2）提高檔案管理員工的素質(zhì)。員工素質(zhì)的高低影響到檔案管理水平的高低，因?yàn)闄n案管理是人為操控的，檔案管理人員具備高素質(zhì)，才會(huì)確保檔案管理工作能以高質(zhì)量完成。為此，重視培養(yǎng)檔案管理員工的素質(zhì)，可以讓員工意識(shí)到自身工作的重要性，以及清楚自己的具體職責(zé)所在，這樣員工才會(huì)全心全意地投入到檔案管理工作中，做到細(xì)心，保密。

（3）對(duì)檔案分析與管理進(jìn)行規(guī)范化指導(dǎo)。有必要進(jìn)行相關(guān)的科學(xué)指導(dǎo)工作，表現(xiàn)為：一是建立檔案收集與整理的專用庫(kù)房，提供專用的檔案柜，讓檔案收集與整理工作得以規(guī)范進(jìn)行，避免數(shù)據(jù)的混亂;二是將原單位與現(xiàn)所審批的檔案做好歸屬，并且明確檔案保存的必要性;三是規(guī)范各審批窗口，讓檔案業(yè)務(wù)可以得到很好地銜接，不斷檔;四是讓相關(guān)人員做好審批檔案的工作，確保收集與整理工作的質(zhì)量。

（4）對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員做好培訓(xùn)。對(duì)每個(gè)窗口的審批檔案人員進(jìn)行深入培訓(xùn)，讓各人員熟悉檔案收集與整理的工作流程和操作技能，從而確保各人員能做好本職業(yè)務(wù)工作。再者，因?yàn)楦鞔翱跇I(yè)務(wù)審批職能的不同，所以，進(jìn)行個(gè)性化培訓(xùn)也是有必要的，從而讓檔案的收集與整理可以實(shí)現(xiàn)由誰(shuí)做歸誰(shuí)管，便于之后查找利用。

（5）提高檔案信息化管理水平?；ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展的時(shí)代，只有與時(shí)俱進(jìn)，才能讓檔案收集與整理工作得以高效完成。有必要將現(xiàn)代信息化管理技術(shù)加以重視，從而利用到行政審批工作中。這就需要提高人員的網(wǎng)絡(luò)管理水平，從而改變工作方式，以更好、更快的方式完成預(yù)期的檔案收集與整理目標(biāo)。傳統(tǒng)的檔案收集與整理方式是人工工作，也就是通過(guò)紙質(zhì)文件的保存，但是這種方式隨著時(shí)間的推移，文件上的文字會(huì)出現(xiàn)一定的不清晰性，并且也容易出現(xiàn)丟失的情況，這給行政審批檔案收集與管理工作帶來(lái)一定的難度。而利用好檔案信息化建設(shè)之后，可以用掃描、轉(zhuǎn)化等信息化手段，把紙質(zhì)文件和圖片進(jìn)行了電腦保存，成為了電子資源，并且還能作相應(yīng)的信息目錄，文件等數(shù)據(jù)庫(kù)的形式保存，極大便利于日后的使用與查詢，這讓也大大減少了檔案存儲(chǔ)的空間，以及更好地管理了信息資源。

（6）建立考核機(jī)制和完善激勵(lì)機(jī)制。之所以要重視考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，主要是考慮到提高工作人員的工作積極性，讓工作人員更好地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，為行政審批工作做出更大的貢獻(xiàn)。所以，對(duì)于不同的部門進(jìn)行分層管理，并且進(jìn)行相應(yīng)的考核，以及充分聽取各部門對(duì)考核管理的意見，以便更好讓考核機(jī)制為工作人員所接受。另外，完善的激勵(lì)機(jī)制，讓員工的參與積極性更高了，執(zhí)行力也更強(qiáng)了，從而讓管理工作也深得人心。關(guān)于激勵(lì)機(jī)制，可以開展部門的評(píng)比活動(dòng)，然后給予獎(jiǎng)勵(lì)，如與工資掛鉤、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)表彰等，以這些方式讓檔案管理工作能以更好地運(yùn)行和發(fā)展。

4.結(jié)束語(yǔ)

在行政審批工作中，檔案的收集及整理起了重要的作用，要想發(fā)揮好檔案的收集及整理的作用，就要應(yīng)該充分重視標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理，確保各項(xiàng)收集與整理工作有序進(jìn)行;提高檔案管理員工的素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作能以高效完成;對(duì)檔案分析與管理進(jìn)行規(guī)范化指導(dǎo)，以保證檔案收集與整理工作的質(zhì)量;對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員做好培訓(xùn)，以確保各人員能熟悉操作本職工作;提高網(wǎng)絡(luò)管理水平，以更好地管理檔案資源;建立考核機(jī)制和完善激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)行政審批工作能以更好地運(yùn)行和發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介： 周新永（1978.11-），男，漢族，山東博興人，本科，高級(jí)工程師，研究方向?yàn)闄n案管理、行政審批檔案信息化。