淺談人才交流中心如何做好高校畢業(yè)生檔案管理

單集中

摘 要：近些年，教育招生規(guī)模日益增大，每年畢業(yè)生數(shù)量也在持續(xù)增加。他們的就業(yè)問題當前得到社會的廣泛關注，可是有關他們的檔案管理卻受到不同程度的忽視。譬如，部分地方人才交流中心，在畢業(yè)生檔案管理方面，缺乏信息化技術支持，檔案的流轉(zhuǎn)缺乏規(guī)范性，配置的人力資源相對欠缺等。因此，基于這些問題，開展相應解決措施的研究就顯得極為重要。

關鍵詞：人才交流中心;如何做好;高校畢業(yè)生檔案管理

隨著每年高校畢業(yè)季的到來，高校畢業(yè)生需要辦理離校后的諸多轉(zhuǎn)接手續(xù)，其中就包含檔案的轉(zhuǎn)接問題。在檔案的轉(zhuǎn)接過程當中，學校會以兩種方式將學生的檔案進行轉(zhuǎn)遞：一是通過郵寄方式將高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞回原籍所在地人才交流中心或就業(yè)單位;二是由學生本人自帶，將檔案轉(zhuǎn)交到原籍所在地人才交流中心或就業(yè)單位。不管是以哪種方式，畢業(yè)生都應對檔案足夠重視，及時辦理相關報到、存檔或入職手續(xù)。但是，隨著社會中的畢業(yè)人數(shù)不斷擴大，人才市場的工作量也會相應地增加，所以在保管檔案時也會出現(xiàn)問題，我們應采取合理的措施來有效避免。

一、目前人才交流中心在畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

（一）信息化水平和程度不高

當今社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了當今生活的一大趨勢，信息化以及滲透到了我們生活、工作、學習的方方面面，對我們的生活有很大的幫助。然而，在對于人才市場的管理上可以看出，人才市場不管是經(jīng)濟發(fā)展水平還是信息化水平發(fā)展都較低，管理人員在這一方面的意識不強，導致管理存在一定的問題，使資金的投入量較少，且大多數(shù)學生的檔案處在小學及初中的文化水平，這樣管理起來相對較困難，而且也不能保證資源能夠得到很好地利用。

（二）檔案管理人員配備不足

根據(jù)我國檔案管理的有關規(guī)定，每千卷檔案就要有一名檔案管理人員專門負責，可是絕大多數(shù)的檔案管理崗位遠達不到這樣的標準，但是每年大學生的畢業(yè)人數(shù)還在不斷地增長，檔案的數(shù)量逐年增多，這就更加導致了管理檔案人員的空缺。人均工作量嚴重超標，一人承擔著幾十人甚至上百人的工作量，嚴重影響檔案管理的工作和效率。還有的工作人員由于檔案管理工作枯燥無味，工作任務量繁重，工作壓力大，所以調(diào)離了檔案管理的工作崗位，換成了別的工作崗位，致使檔案管理人員更加緊缺。

（三）被棄檔案管理難度大

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，加之年輕人的思維方式活躍，就業(yè)的流動性很大。隨之就出現(xiàn)了各種各樣的問題，一方面，學生根據(jù)學校的要求把檔案寄回了生源地戶籍所在地，可是大門大多數(shù)并不想回去，更不用說去那里報到，檔案管理的工作人員沒法對檔案做出相應的記錄;另一方面，畢業(yè)生把檔案放入人才交流中心，報到完成并做了記錄之后就不管不問，致使檔案管理人員無法及時地更新檔案信息，被棄檔案的管理難度加大。在當今社會的發(fā)展過程中，人才市場的管理應該根據(jù)客觀的需要制定管理方案，因為現(xiàn)在大多數(shù)大學生畢業(yè)后，沒有找到可以接收檔案的單位，就會直接把檔案發(fā)到生源地，其中還存在一些沒有及時到人才交流中心報到的檔案，導致檔案被丟棄的情況。除此之外，還有一部分由于其他原因把檔案放在人才交流中心之后，就不管不問，致使檔案信息不能及時地得到更新，久而久之，就成了被棄檔案。

（四）檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范的現(xiàn)象

在檔案轉(zhuǎn)接過程中，由于某些學校對學生的檔案保管不夠合理，學生本人也沒有做出具體的說明，所以就出現(xiàn)了一些問題。還有一些是已經(jīng)放在人才交流市場，但是在轉(zhuǎn)接過程中不夠規(guī)范，也導致了檔案不合理的現(xiàn)象。本人的檔案一定要是本人親自解決，才能保證報到環(huán)節(jié)的落實。

二、加強人才交流中心畢業(yè)生檔案管理的策略

（一）進一步完善檔案管理辦法

對檔案管理的辦法進行進一步的完善是提高人才交流中心工作質(zhì)量的重要途徑。為了更好地完善檔案的管理，工作人員應將檔案的管理標準統(tǒng)一化，通過統(tǒng)一的歸類來實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與一致化。具體可以采取按時間分類的管理依據(jù)，也可以采取分級管理的方式進行管理，這種方式對于數(shù)量龐大的畢業(yè)生檔案信息非常有效，檔案人員可以先根據(jù)地區(qū)進行第一次分類，然后再根據(jù)實踐進行二次分類，在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能極大地提高畢業(yè)生檔案信息管理的工作效率。人才管理中心在接收畢業(yè)生檔案時，應及時的將這些信息錄入到計算機中，平時工作中，對于畢業(yè)生提取檔案，以及后續(xù)的檔案資料遞交等新的內(nèi)容，也應及時、準確地在計算機中記錄下來，并對檔案管理的各個流程都實行嚴格的規(guī)范化管理。各區(qū)縣的人才服務中心接收到學校郵寄的檔案后，要認真負責的對檔案信息進行登記，包括姓名、學校、聯(lián)系方式等，避免信息錯誤，妨礙畢業(yè)生查詢。在平時加大力度宣傳檔案的重要性，樹立正確的檔案觀念，克服人們對檔案認識的錯誤與偏差，使畢業(yè)生真正了解檔案對工作及生活的影響。還應該適當延長畢業(yè)生的報到期限，畢業(yè)生所持的報到證上有明確的報到時間，但因種種原因無法按時報到、轉(zhuǎn)存檔案的，人才交流中心要靈活處理，積極配合畢業(yè)生做好檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)。另外，各級人才服務機構(gòu)應積極主動為畢業(yè)生提供便捷高效的優(yōu)質(zhì)服務。在畢業(yè)生畢業(yè)前期，人才服務機構(gòu)要主動聯(lián)系相關部門，為學校提供具體的檔案郵寄地址、聯(lián)系方式，確保畢業(yè)生檔案能夠順利安全郵寄回各地人才服務機構(gòu)，讓學生查詢檔案時清楚明了，辦理業(yè)務時方便便捷。

（二）適當增加管理人員

應積極地引進人才，按照國家檔案管理的有關規(guī)定和實際的需求來配齊有關的工作人員，切實解決目前檔案管理人員不足的問題。其次，為了能更好地適應社會，提高檔案管理人員的信息化水平，我們應該重點培養(yǎng)檔案管理人員的計算機技術，培養(yǎng)出更多素質(zhì)過硬、技術過關的高素質(zhì)人才。同時，應注重人才引進以及上崗前的培訓工作，從根本上提升檔案管理人員的技術水平和綜合素質(zhì)。在畢業(yè)生報到高峰期過后，人才交流中心要主動聯(lián)系留有聯(lián)系方式的畢業(yè)生，通知其檔案辦理事項，同時對庫存的郵寄檔案詳細整理，通過人才信息網(wǎng)站上傳檔案存放信息，方便學生查詢。要求每位檔案管理人員注重自身素質(zhì)的提高，增強業(yè)務知識，熟悉檔案內(nèi)容，提高對檔案的重視程度，積極、認真、細致、負責做好檔案管理和服務工作。人才交流中心的主管部門以及財務部門應加大對畢業(yè)生檔案管理的重視，加大經(jīng)費的投入，滿足計算機硬件軟件的要求，加快檔案管理的信息化，為廣大畢業(yè)生提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

（三）強化檔案流轉(zhuǎn)的規(guī)范性、科學性

實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學性的前提和基礎就是讓檔案管理以及責任追究的相關制度趕快建立起來，并不斷地完善、健全。更重要的是要嚴格執(zhí)行，落實到位，嚴格相關的流程、手續(xù)，對于流轉(zhuǎn)中的違規(guī)及錯誤現(xiàn)象，必須做到嚴格的追究，情節(jié)嚴重的進行適當?shù)奶幜P，提高服務質(zhì)量與工作效率。檔案管理人員在工作時，可以即時公布流程。將高校畢業(yè)生委托存檔的程序、需提供的資料、注意事項等進行張貼公布，并利用微信公眾平臺及網(wǎng)站，發(fā)布關于接收高校畢業(yè)生檔案的通知，公布熱線咨詢電話，實行一站式辦理。嚴把檔案入口。對接收的檔案確認檔案袋及檔案封條完好無損，封條上加蓋原存檔部門公章。認真審核檔案資料，對發(fā)現(xiàn)檔案缺少關鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響。及時入庫輸機。工作人員及時將檔案信息進行登記、輸入人事檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子信息檔案。

三、結(jié)語

綜上所述，我們要加強檔案信息的管理的重視，落實相關規(guī)定，提高員工的整體素質(zhì)，做好宣傳等方面的工作，為社會貢獻自己的一份力量。

參考文獻：

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