對水利工程項目檔案信息化管理的思考

張海玲

（玉溪市峨山縣水利局水利工程運行服務中心，云南 玉溪 653200）

在水利建設(shè)工程實施的過程中，經(jīng)常會形成很多檔案，龐大的數(shù)量給整理、管理、查找、利用都帶來很多不便。因此，在現(xiàn)代水利工程檔案管理中，信息化已經(jīng)被逐漸應用。當信息化運用到檔案管理中之后，可以讓整個水利工程中的資料更加完善，而且可以直接進行整理，每一個工程都可以精確進行區(qū)分[1]。本文主要從水利工程項目檔案信息化管理的現(xiàn)狀出發(fā)，發(fā)現(xiàn)其中的問題，并且提出一些針對性 措施。

1 水利工程項目檔案信息化管理的意義

近幾年，我國水利事業(yè)也在逐漸發(fā)展和完善，對水利檔案管理工作也逐漸提出了新的要求。隨著檔案數(shù)量在急劇增加，管理工作變得更加復雜。這些檔案以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適應數(shù)字化、信息化管理的要求，不利于檔案的社會化應用，管理、使用和傳播都很難與現(xiàn)在的社會發(fā)展相匹配。隨著信息技術(shù)的應用，檔案管理將出現(xiàn)以下變化：第一提高了工作效率。由于水利工程項目在逐漸增加，所以產(chǎn)生的檔案資料就會逐漸變多，給檔案管理人員造成足夠的壓力。檔案信息化管理可以徹底改變原來檔案的管理模式，查找一份檔案只要幾秒鐘就可以從海洋般的資料庫中輕松找到。第二保證檔案整理的統(tǒng)一性。在水利工程建設(shè)的過程中，檔案涉及的內(nèi)容比較多，每一個方面都會涉及，覆蓋了很多專業(yè)領(lǐng)域，當使用信息技術(shù)之后，建立統(tǒng)一的管理平臺，并且在其中設(shè)立很多的子模塊系統(tǒng)，各個專業(yè)領(lǐng)域的可以進行區(qū)分[2]，從而實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理。第三有利于檔案共享傳播聯(lián)網(wǎng)使用。使用信息技術(shù)之后，所有的資料和目錄因為數(shù)字化而可以通過網(wǎng)絡多人同時共享，可讓更多的人異地傳輸調(diào)閱，如果屬于開放性檔案，還可以讓人們24小時隨時在網(wǎng)上使用。第四信息化能夠有效地保護檔案原件。數(shù)字化使用檔案，可避免直接查閱原件，不會造成傳統(tǒng)方式使用對檔案的破壞。另外，可以多介質(zhì)、不同地點保存，可有效防止損毀、遺失。

2 信息化檔案管理存在的問題

1）檔案信息化之路遠且長。就玉溪市來說，水利行業(yè)信息化才剛剛開始。檔案數(shù)據(jù)化是一個龐大的工程，面對館藏浩瀚的檔案全部數(shù)據(jù)化短期內(nèi)幾乎不可能。對過去形成的原有檔案，只能突出重點，分步實施。只能每年安排一定的人力、財力，抓住重點，分步實施，有選擇地數(shù)字化，最終實現(xiàn)全部檔案數(shù)據(jù)化。由于沒有專門的檔案經(jīng)費，也沒有強制要求，玉溪市的水利部門對檔案數(shù)據(jù)化只能在經(jīng)費充裕的重點水利工程項目中才能夠進行，其它的項目就沒有可能安排了。說白了，就是從組織層面，還沒有相關(guān)的制度和工作要求確定和保證檔案數(shù)據(jù)化、信息化工作，檔案信息化還僅限于行業(yè)內(nèi)部自我自發(fā)的在做。

2）信息化受到傳統(tǒng)管理模式的影響。通過對玉溪市水利工程檔案建設(shè)的調(diào)查，可以看出現(xiàn)行管理仍然受到傳統(tǒng)落后的管理方式影響，在一定程度上導致信息化管理不能得到落實。主要體現(xiàn)在兩個方面，一是管理人員不具備較強的責任意識和學習能力，很大一部分人并不愿意去接受和承受新鮮的知識，不愿意去學習信息化管理的理論內(nèi)容和操作方式。二是他們對于信息化檔案管理沒有充分的認識，沒有理解其重要性。工作人員沒有對國家政策和相關(guān)文件內(nèi)容進行深度的學習，不能在實際工作中充分落實信息化管理的目標[3]。

3）缺乏配套的信息化設(shè)施。水利工程項目檔案信息化管理需要購置足夠的服務器、電腦、掃描設(shè)備、輸出打印、存儲設(shè)備等硬件，購置相關(guān)的軟件系統(tǒng)，架設(shè)相應的網(wǎng)絡，加上日常的維護管理，都需要相當?shù)馁M用，很多單位領(lǐng)導由于不重視此項工作，加之經(jīng)費緊張而不愿意投入足夠經(jīng)費。雖然已經(jīng)開始信息化建設(shè)，但是設(shè)備的不到位，導致很多工作無法正常開展，檔案也會長時間進行堆積，無法實現(xiàn)真正的信息化。

3 優(yōu)化水利工程信息化檔案管理的措施

1）建立科學的信息化檔案管理制度。任何工作的順利開展，制度建設(shè)是根本。有科學的管理制度，才能有法可依，有章可循。水利建設(shè)檔案信息化管理想要得到進一步推進，應當是以更加健全的信息管理系統(tǒng)為前提，相關(guān)部門和單位必須建立統(tǒng)一標準，可以更加有效的推動檔案信息化建設(shè)的落實。在進行信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的時候，需要結(jié)合水利項目的特點，需要讓整個系統(tǒng)更加便捷，同時需要搭建相應的數(shù)據(jù)庫，這樣當資料錄入之后，可以在第一時間根據(jù)相關(guān)的信息對其進行查詢，并且可以保證對檔案及時進行更新。當遇到一些特殊情況，需要對檔案進行審核，也可以迅速調(diào)出相關(guān)資料。和其他資料進行對比，當發(fā)現(xiàn)檔案有所缺失之后，可以在第一時間進行補錄，并且對其進行校正，這樣可以確保檔案的完整性和安全性。

雖然現(xiàn)在玉溪市水利行業(yè)已經(jīng)開始實行信息化檔案管理，但是對于當?shù)囟?，紙質(zhì)資料還是很多，因此，在推進信息化檔案管理的同時，也需要對紙質(zhì)檔案加以重視，將盡快進行數(shù)據(jù)化處理，紙質(zhì)檔案和信息化管理之間的差距主要如下表1所示：

表1 紙質(zhì)檔案和信息化檔案管理的差距

2）構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源平臺。水利工程項目檔案中的數(shù)據(jù)關(guān)系到很多方面的內(nèi)容，所以當資料進行保存之后，還需要進行資源共享，這樣就必須要構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源平臺，對資料實現(xiàn)高效利用。對于大數(shù)據(jù)資源平臺的建設(shè)，雖然已經(jīng)在一步步的推進，但是對其中的一些功能還需要進行完善和優(yōu)化。首先需要借助大數(shù)據(jù)平臺，對資料進行整合，對檔案資源共享平臺予以優(yōu)化，進一步發(fā)現(xiàn)其信息技術(shù)的優(yōu)點。其次，是可以將更多的數(shù)字化資料錄入到大數(shù)據(jù)平臺，可以更好的推動水利工程項目檔案信息化建設(shè)的深度開發(fā)。在進行檔案錄入的時候，不僅僅是將資料單一的錄入，還需要對錄入資料進行規(guī)范化，這樣之后在進行對比的時候，可以更加方便和快捷[4]。

3）重視檔案管理人員的專業(yè)化。首先，對于管理人員來說，需要對檔案信息化管理有足夠的重視，并且愿意去進行學習，學習其理論知識和操作方式，讓信息化檔案管理可以得到落實。管理人員應該具有專業(yè)的知識技能，之前一直沒有進行信息化檔案管理的培訓，當實行信息化檔案管理之后，他們的責任意識就需要逐漸提高，知道信息化建設(shè)的重要性，提高自身的管理能力。工作人員需要對國家政策和相關(guān)文件內(nèi)容進行深度的學習，重視在實際工作中充分落實信息化管理的目標，提高水利工程檔案管理的質(zhì)量。

4 總結(jié)

水利工程檔案信息化管理是今后水利工程建設(shè)項目檔案管理發(fā)展的必然趨勢，其能有效推動水利工程檔案管理的工作效率和質(zhì)量，有利于檔案共享傳播和聯(lián)網(wǎng)使用，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是保證我國水利事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的一項重要措施。但目前這工作的開展，并不容樂觀，存在許多問題，甚至可以說還很落后。本文主要針對水利工程信息化檔案管理現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的各種問題，并且建議采取相應的措施，讓其可以更好的開展相應工作。