檔案信息化建設的安全問題及對策分析

張曉燕

[摘 要]隨著信息技術的普及，檔案管理方式也逐漸信息化，但是由于檔案信息安全技術落后于檔案信息應用技術，使文件存在較大的安全隱患，已經引起了相關部門的重視?；诖?，本文主要探討了檔案信息化建設的安全問題，并提出了檔案信息化建設的對策，希望能幫助相關工作人員提高檔案管理質量。

[關鍵詞]檔案;信息化;安全問題

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.20.089

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2020）20-0-02

0? ? ? 引 言

傳統(tǒng)的檔案主要以紙質形式保存，但是隨著信息技術的發(fā)展，檔案信息化逐漸成為時代發(fā)展趨勢，過去的管理模式已不再適用。現階段，利用信息化管理檔案具有數據傳輸、保存、整理快的優(yōu)點，但存在相應的安全問題。因此，探討檔案信息化建設過程中存在的安全問題具有重要意義，只有重視這個問題，才能找到根本原因，并積極尋找對策，以確保檔案信息的安全。

1? ? ?檔案信息化概述

1.1? ?概念

所謂檔案信息化主要指在檔案行政管理部門的規(guī)劃與指導下，將現代信息技術全面有效地應用到各種檔案管理活動中，在此基礎上科學處理、管理、利用各種檔案信息資源的活動與過程。

1.2? ?意義

傳統(tǒng)檔案的保存介質主要包括紙質、膠片、木質、金屬、棉質等材料，在館藏過程中容易受到各種因素的影響，如陽光、蟲蛀、火災、霉變、潮濕等，極易損壞那些比較珍貴的檔案。即便能夠采取科學的方式妥善保管，但是一些材質的使用年限十分短暫，無法避免自然衰減而最終損壞的規(guī)律。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案工作中普遍存在重視保管、輕視利用的情況，導致相關人員不能方便有效地使用各種檔案資料，不能充分發(fā)揮檔案的作用。近年來，隨著社會經濟的發(fā)展與科學技術的進步，計算機網絡技術與現代信息加工技術等廣泛應用，為檔案信息化建設創(chuàng)造了條件。通過強化檔案資源的信息化建設，能夠轉變傳統(tǒng)的管理方式，積極采用現代化管理方式，極大提高檔案管理效率、使用效率，充分保證檔案質量。同時，檔案信息化能夠進一步打破時空界限，最大限度地發(fā)揮檔案信息具有的價值。在電子政務與辦公自動化環(huán)境下，做好電子文件的相關管理工作，如形成、積累、歸檔、管理、利用等，有利于保存電子文件，并進行充分共享，對順利開展檔案工作具有重要的現實意義。

2? ? ?檔案信息化建設的安全問題

2.1? ?電子文件易受到破壞

隨著信息應用技術的不斷發(fā)展，信息的安全問題也逐漸凸顯，例如，數據管理系統(tǒng)存在大量的漏洞，影響電子文件的安全。首先，黑客的侵入。部分黑客想要通過襲擊重要信息網站獲取收益，與不法分子合作，入侵重要檔案信息網站，竊取檔案數據，甚至有的還破壞檔案信息的完整性。其次，木馬程序對電子信息的影響。一些不法分子會侵入網站修改或者直接盜走甚至刪除檔案數據，嚴重影響檔案信息數據的安全性，使信息系統(tǒng)無法安全運行，甚至可能泄露國家保密信息，損害人民的利益。

2.2? ?無法保證電子文件的可靠性

由于信息安全技術跟不上信息應用技術，數據庫管理系統(tǒng)的安全與建設存在一定風險，無法保證信息處理效率以及安全問題。首先，電子文件在傳輸和保存過程中容易被篡改或者刪除。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子信息的處理和保存非常迅速，但是由于信息保存到磁盤等這些介質上，容易出現磁盤損壞或者讀寫不出來的情況，有時磁盤還會受到干擾，導致記錄的信息完全消失，這些情況會威脅電子檔案信息的完整性。其次，電子信息缺乏真實性和可靠性。由于電子文件的載體是磁盤或者光盤，而磁盤又容易被修改且不留任何痕跡，使不了解電腦的檔案管理人員很難辨別信息的真實性與可靠性，無法保證檔案信息的安全。最后，軟件系統(tǒng)的漏洞會造成檔案信息不完整。我國大部分信息化設施都依靠進口，使信息系統(tǒng)的安全存在一定隱患。

2.3? ?檔案管理人員自身問題

檔案管理人員也會影響檔案信息化建設。首先，檔案管理思維模式固化。以前都是紙質檔案的管理，使部分人員到現在還認為，檔案管理人員只是做好簡單的防盜、防丟失、防潮等工作，不愿意學習、利用新型檔案管理工具，也不愿意學習網絡安全知識。其次，安全意識薄弱。面對檔案信息管理的數字化，有些檔案管理人員由于缺乏網絡安全知識，即使發(fā)生了檔案竊取或者丟失事件也不知道。有時檔案系統(tǒng)還會受到木馬、黑客、病毒的襲擊，使檔案管理更加麻煩。最后，檔案管理人員的工作責任感低。檔案管理工作枯燥乏味，有些檔案管理人員抱著得過且過、安于現狀的思想工作，喪失了進取心。檔案管理人員的這些素質問題會影響檔案信息的管理工作，阻礙檔案信息化建設。

2.4? ?檔案管理制度不完善

首先，由于信息技術發(fā)展過快，部分人員還沒有適應檔案管理信息化，且現階段檔案管理制度還不完善，缺乏可行性，檔案資料還存在一定的風險。其次，即使有部分單位已經制定了相關管理制度，但是始終沒有落實到位，無法起到約束作用。最后，網絡覆蓋范圍廣，傳播速度快，本身就存在很大漏洞，同時沒有制定相關監(jiān)控與報警制度，即使信息被竊取，也很難及時發(fā)現并處理。沒有一個應急方案，始終處于被動的普通管理階段，很容易給企業(yè)造成損失。再加上缺乏完善的安全管理制度，在檔案信息化建設過程中無法充分保證檔案信息的安全性。此外，信息傳輸安全性不高，檔案信息化建設的主要組成包括內部網絡、外部網絡、專用網絡。近年來，隨著網絡信息技術的不斷發(fā)展與進步，各種計算機病毒隨之出現，導致計算機系統(tǒng)在運行過程中極易受到病毒攻擊，一旦感染病毒，則極易丟失部分檔案數據，影響檔案信息的傳輸質量。

3? ? ?加強檔案信息化建設的對策

3.1? ?運用先進的管理技術，防止病毒黑客攻擊

首先，預防病毒侵入。例如：制定相關法律法規(guī)，對于惡意制造病毒并傳播的人員進行依法處理;加強相關工作人員的職業(yè)道德教育等。其次，預防黑客攻擊。例如：嚴禁不相關人員進入檔案管理室;定期掃描系統(tǒng)，及時發(fā)現漏洞;保存和傳輸相關信息，避免數據不可用現象;在使用其他網絡資源時，要先進行安全檢測，檢測合格后才能使用。最后，從軟件和硬件上預防。軟件預防就是安裝新型的殺毒軟件，定期掃描電腦，檢測系統(tǒng)出現的問題。若發(fā)現病毒入侵，可給予警告或者拒絕這項操作進行，讓病毒無法繼續(xù)傳播;若計算機感染病毒，可采用相應的殺毒軟件進行徹底查殺，并定期升級殺毒軟件，以確保軟件的殺毒性能良好。硬件預防就是監(jiān)測硬盤，防止存儲器發(fā)生異常情況。

3.2? ?制定檔案保管制度，確保檔案信息的可靠性

首先，定期更換載體，以確保硬件設施的實用性。其次，時刻保留、備份檔案信息，妥善保管副本，在原件遭到破壞時，發(fā)揮副本的作用。再次，安裝殺毒軟件，及時找出并修補漏洞，避免不法分子趁機侵入，以保證計算機正常運行。最后，建立對檔案信息的多層保障，例如，設置檔案信息電子文件的管理權限，避免其他用戶篡改信息。

3.3? ?提高檔案管理人員素質，建立安全管理制度

首先，改變傳統(tǒng)的檔案管理思維方式。工作單位應定期培訓檔案管理人員，強調檔案管理的重要性。同時，對檔案管理人員進行定期考核，保證每位檔案管理人員都具備相應的職業(yè)素質。其次，增強管理人員網絡技術安全意識。網絡技術雖然復雜，但并不是無計可施，需要檔案管理人員了解網絡，例如：不要隨意點擊網站上跳出的廣告，定期對磁盤進行查殺等。最后，增強工作人員的責任感、道德感。對相關檔案管理人員進行業(yè)務培訓，培養(yǎng)他們的檔案管理安全意識，只有相關工作人員具有較強的檔案安全管理意識，做好安全防范工作，才能及時發(fā)現并處理問題。

3.4? ?健全檔案管理制度，保證檔案信息的安全

首先，規(guī)定檔案信息的收集以及保存路徑，做好備份工作，防止檔案文件被盜或者部分缺失的問題發(fā)生。其次，及時記錄保存檔案數據，避免堆積數據太多，導致數據錯亂、工作質量降低。同時，還要禁止改動已經發(fā)布的公文文件，如需改動，必須經過相關部門領導的批準。最后，定期檢測檔案文件的保管載體，做好備份保存工作。為了讓載體保存的信息更加完整，還要定期更換載體，確保檔案信息的完整安全。

4? ? ?結 語

現階段，檔案信息化建設過程中還存在一些問題，如：安全防備措施沒有做到位，安全管理制度不完善等?；诖?，本文提出了加強檔案信息化建設的對策，如：運用先進的管理技術，制定檔案保管制度，提高檔案管理人員的素質，健全檔案管理制度等，希望能為檔案管理信息化建設做出有效貢獻。

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[收稿日期]2020-09-07