探索事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

陳丹

（四平市體育館 吉林 四平 136000）

引言

一直以來，檔案管理工作在事業(yè)單位全部工作之中都有著十分重要的地位，由于事業(yè)單位工作的特殊性，檔案管理工作往往會直接影響到事業(yè)單位其他工作的開展質(zhì)量和準確程度，所以在新時代環(huán)境下，事業(yè)單位在進行其他事業(yè)改革創(chuàng)新過程中，也需要加強檔案管理工作的創(chuàng)新，進一步挖掘檔案管理工作中的資源價值，為事業(yè)單位發(fā)展策略的制定、工作方式方法的完善提供有力的信息資源支持。

1 事業(yè)單位檔案管理的主要工作內(nèi)容

1.1 檔案資料的收集

檔案資料的收集工作是事業(yè)單位檔案管理工作中最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容之一，所以對于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，必須先從檔案資料收集環(huán)節(jié)進行開展。在進行檔案資料收集過程中不僅要關(guān)注工作的效率，保持時效性，更要確保檔案資料收集的質(zhì)量和價值，全面避免檔案資料收集的不完整、不準確、不及時的問題。在進行檔案資料收集過程中，要求檔案管理人員必須保持與各職能部門之間的業(yè)務(wù)溝通，制定出規(guī)范的資料收集程序，提高全體部門對于檔案完整性的重視[1]。

1.2 檔案資料的整理

檔案收集之后將進入到資料整理步驟，主要是對檔案資料進行分類建檔，將所收集來的各個檔案資料根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型編制成文檔，確保整個檔案資源的條理性和規(guī)范性。而且在進行檔案資料整理過程中，整理質(zhì)量將直接影響到檔案資料未來的功能使用上，如果檔案整理缺乏規(guī)范性就會導(dǎo)致檢索受到干擾，降低檢索工作效率，使檔案管理工作難以發(fā)揮出真正價值[2]。

1.3 檔案資料的鑒定

對于檔案資料的價值鑒定，需要工作人員具備專業(yè)化職業(yè)能力，檔案資料保存時間的長短和保存的等級都需要依靠工作人員專業(yè)技術(shù)水平來進行價值鑒定，所以檔案資料的鑒定工作將直接影響到檔案資料的保存質(zhì)量。由于事業(yè)單位所涉及的檔案數(shù)量和種類較多，對于檔案資料的鑒定會成為檔案管理人員最大的工作挑戰(zhàn)之一，要求檔案管理人員必須結(jié)合檔案資料實際價值和相關(guān)規(guī)章制度對檔案進行鑒定和處置，必要情況下也需要向部門提出增加檔案存儲空間等相關(guān)規(guī)劃建議，進而確保檔案管理的質(zhì)量水平[3]。

1.4 檔案資料的保管

對于檔案進行保管經(jīng)常需要與其他業(yè)務(wù)部門之間進行合作才能夠確保事業(yè)單位全部檔案資料都能夠得到有效保管，比如關(guān)于財務(wù)檔案，需要檔案管理部門與財務(wù)部門進行密切配合，將財務(wù)部門日常工作中所生成的各類財務(wù)資料進行有效整理和歸檔，確保財務(wù)資料完整性和及時性，同時也要確保與財務(wù)相關(guān)的保密資料的安全性，提高檔案資料保管的力度水平[4]。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探索

2.1 加強雙重管理機制建設(shè)

在進行事業(yè)單位檔案管理過程中進行雙重管理機制主要是指既要對檔案管理工作人員進行制約，也要對事業(yè)單位負責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)進行制約。檔案管理工作人員作為事業(yè)單位檔案管理工作的主體，是管理制度管理的重要對象，強化對具體工作人員的責(zé)任落實，是確保檔案管理工作創(chuàng)新水平提升的重要途徑；對領(lǐng)導(dǎo)人員進行制約管理能夠提高管理者對于事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)注度，發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)帶頭作用，全面保障檔案管理工作的創(chuàng)新水平，也能夠使事業(yè)單位在開展其他工作時給予檔案管理工作更多地重視，使其獲得更多的資源和政策保障[5]。

2.2 落實分卷立冊管理模式

分卷立冊的檔案管理工作模式是目前常用的檔案管理模式，這一管理模式的創(chuàng)新思路來自事業(yè)單位人事檔案管理工作經(jīng)驗，將檔案管理內(nèi)容分為不同的組成部分，按照組成部分的內(nèi)容核心對資料進行收集和填充，這樣可以有效確保事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容的完善性和細致性，提高檔案管理工作的質(zhì)量。具體所采取的措施是對檔案資料進行登記和建設(shè)、準確記錄檔案資料的變更信息、建立檔案資料注銷制度、對單位各類年檢資料進行收集整理、對各類公告性資料進行收集整理等，這些內(nèi)容將會涵蓋事業(yè)單位全部工作，所以通過有效收集整理將為事業(yè)單位開展持續(xù)性工作提供有力的材料信息支持。

2.3 加強資源政策傾斜力度

檔案管理工作的創(chuàng)新離不開資源、政策的支持，給予檔案管理工作創(chuàng)新充沛的資金投入和政策保障，能夠使檔案管理工作發(fā)展建設(shè)過程中，獲得更好的條件支持。事業(yè)單位可以積極向政府部門提出申請，尋求更多的資金保障，通過加強資金投入，確保檔案資料的完整性。建立起檔案管理責(zé)任機制，加強檔案管理專業(yè)人員培養(yǎng)力度，利用有效的獎懲措施，既要強化工作人員的職業(yè)水平，也要對工作人員的職業(yè)行為進行約束規(guī)范，全面保障檔案管理工作的創(chuàng)新質(zhì)量。

2.4 實現(xiàn)檔案管理信息建設(shè)

利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段來進行檔案管理工作的創(chuàng)新，使檔案管理工作在工作效率上和資源共享上都能夠獲得顯著地提高，這就要求相關(guān)工作人員必須提高現(xiàn)代信息技術(shù)的使用能力，將檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)字資料，將紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒋鏅n，全面提高檔案信息資源的共享能力和檢索效率，使檔案管理工作在創(chuàng)新的過程中實現(xiàn)現(xiàn)代化和高效化。

3 結(jié)語

總而言之，進行事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新建設(shè)必須結(jié)合時代發(fā)展環(huán)境以及事業(yè)單位工作特點，提高重視，強化創(chuàng)新力度，理清工作思路，在尋求資金、政策支持之下，利用先進信息技術(shù)手段，全面保障檔案管理工作的創(chuàng)新質(zhì)量。