縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建研究

（伊春市南岔縣檔案館，黑龍江 伊春 153100）

引言：縣級(jí)單位部門作為基層的政府單位，由于工作的需要會(huì)記錄許多的重要工作會(huì)議記錄，因此，其加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)的需求是十分迫切的。傳統(tǒng)的檔案管理工作也必須要面對(duì)現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展所提出的要求，積極地提高自身的檔案信息化水平。檔案管理信息資源交流平臺(tái)作為檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分，對(duì)其的構(gòu)建原則和構(gòu)建中存在的問題進(jìn)行分析研究，進(jìn)而提出改進(jìn)措施以促進(jìn)其發(fā)展，是十分必要也是十分重要的，具有重大的實(shí)踐意義。

一、檔案管理信息資源交流平臺(tái)概念

檔案管理信息資源交流平臺(tái)是指，為了滿足社會(huì)發(fā)展需求，相關(guān)的檔案部門為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)公共效益，進(jìn)而建設(shè)相關(guān)的信息資源交流平臺(tái)，在平臺(tái)上公布一些歷史文化資料或者是相關(guān)的透明政策等，進(jìn)而方便社會(huì)公眾獲取信息，實(shí)現(xiàn)自身的信息知情權(quán)權(quán)利。檔案管理信息資源交流平臺(tái)的建設(shè)過程要?dú)v經(jīng)兩個(gè)方面，即數(shù)據(jù)收集匯總階段和數(shù)據(jù)整合共享階段。在數(shù)據(jù)收集匯總階段，要注意收集國(guó)內(nèi)的相關(guān)透明化政策信息以及縣級(jí)內(nèi)以及相鄰周邊省市的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)據(jù)整合共享階段，要注意對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合匯總，建立相應(yīng)的檢索機(jī)制，并在檢測(cè)過后正式的向公眾推行，方便社會(huì)公眾使用[1]。

二、縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建原則

縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)的構(gòu)建原則主要包括高效性、經(jīng)濟(jì)性、便捷性這三方面。其中，高效性和便捷性都是對(duì)于縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)信息檢索方面的要求。其要求在進(jìn)行縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建的過程中，要注意利用信息技術(shù)的信息處理優(yōu)勢(shì)和查詢工具，使得其能夠更加快捷地進(jìn)行檔案資料整理和查詢，在最短的時(shí)間內(nèi)為使用用戶展現(xiàn)出相關(guān)的資料檢索信息，最大程度地滿足用戶的信息需求。而經(jīng)濟(jì)性主要是指，在建設(shè)平臺(tái)的過程中，也要注意成本控制，不隨意浪費(fèi)資金進(jìn)行無用的工作[2]。同時(shí)，在縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)的構(gòu)建過程中，要積極了解及深入考慮各種動(dòng)態(tài)。例如，當(dāng)國(guó)家頒布新的規(guī)范、政策時(shí)，要統(tǒng)籌規(guī)劃，及時(shí)對(duì)原有的構(gòu)建手段和模式進(jìn)行調(diào)整，與時(shí)俱進(jìn)。

三、縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建中存在的問題

（一）未科學(xué)設(shè)置崗位

在縣級(jí)檔案管理部門中，由于其與縣級(jí)的其他相關(guān)管理部門有聯(lián)通性，日常工作中需要進(jìn)行合作，并兼有檔案管理和檔案保存等相關(guān)職能。因此，很容易造成人事重復(fù)，產(chǎn)生不必要的人員冗余的情況。同時(shí)，人事的冗余也會(huì)造成權(quán)責(zé)的不明確，進(jìn)而使得崗位的職責(zé)不明，崗位的設(shè)置不科學(xué)合理[5]。

（二）平臺(tái)工作人員的專業(yè)能力欠缺

縣級(jí)檔案部門的人員中雖然有一定的青壯年，但是更多的還是一些有了年紀(jì)的傳統(tǒng)的檔案管理人員。這些管理人員接受的是傳統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，在現(xiàn)今智能信息時(shí)代的發(fā)展中，對(duì)于一些新出現(xiàn)的信息技術(shù)操作難免會(huì)存在一定的困難，專業(yè)能力還有待提升。

（三）資金缺乏和設(shè)備有待改善

縣級(jí)檔案部門由于自身的職能特點(diǎn)而未獲得其相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員更注重縣內(nèi)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，多將資金投入到基礎(chǔ)道路建設(shè)和相應(yīng)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展方面，對(duì)于檔案部門的發(fā)展未給予應(yīng)有的重視。因此，這也導(dǎo)致了縣級(jí)檔案部門面臨資金缺乏的問題，相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施也未能得到及時(shí)地更新。

四、縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建優(yōu)化對(duì)策

（一）科學(xué)規(guī)劃設(shè)置崗位

要對(duì)縣級(jí)檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行有效地明確，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行相應(yīng)的職位劃分，安排相應(yīng)的人事職位，裁剪不必要的工作管理人員，進(jìn)而保證縣級(jí)檔案管理部門內(nèi)的人事精簡(jiǎn)。在確保人事的精簡(jiǎn)之后，根據(jù)工作管理人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力等方面，進(jìn)行綜合的考量，進(jìn)而分配其以不同的管理崗位，并使其能夠協(xié)同互助，形成一支高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，積極地推進(jìn)信息平臺(tái)的建設(shè)工作，促進(jìn)平臺(tái)的優(yōu)化發(fā)展[4]。

（二）加強(qiáng)平臺(tái)人員信息操作技能

縣級(jí)檔案部門要積極加強(qiáng)對(duì)于本部門的檔案管理專業(yè)的人才培養(yǎng)力度，提高檔案管理人才的招聘標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而拔高部門內(nèi)檔案管理人才的專業(yè)能力，為檔案管理工作的后續(xù)發(fā)展提供相應(yīng)的人才資源保障。同時(shí)，也要加強(qiáng)人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，要對(duì)部門內(nèi)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)能力的定期培訓(xùn)，進(jìn)而從根本上提高縣級(jí)檔案管理工作的工作質(zhì)量。定期培訓(xùn)的方式可以是召開信息數(shù)據(jù)技術(shù)操作的訓(xùn)練營(yíng)或者是進(jìn)行檔案管理的專項(xiàng)演練操作培訓(xùn)。

（三）政府加大資金扶持

對(duì)應(yīng)的省級(jí)政府部門管理者要重視其下屬縣市的檔案管理工作，有意識(shí)地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于省市發(fā)展的重要性。加大資金投入，對(duì)于破舊損壞的重要檔案資料要進(jìn)行專款專項(xiàng)維修，從而積極地保護(hù)珍貴檔案資料，為以后的歷史研究發(fā)展做貢獻(xiàn)[3]。同時(shí)，也要積極地進(jìn)行無紙化電子檔案的建設(shè)工作，積極地轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更為有效地檔案資料管理。另外，也要及時(shí)地更新相應(yīng)的檔案信息管理設(shè)備，將落后的、老舊的設(shè)備及時(shí)地替換下來，進(jìn)而促進(jìn)縣級(jí)檔案部門檔案管理工作的進(jìn)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，縣級(jí)檔案管理信息資源交流平臺(tái)構(gòu)建的過程中，還是存在著一定的問題。要想有效地解決這些問題，除了要采取上述的措施外，相應(yīng)的平臺(tái)負(fù)責(zé)管理人員，還要從多個(gè)方面進(jìn)行著手，積極地轉(zhuǎn)化思想，根據(jù)需求而不斷改進(jìn)平臺(tái)功能，更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。