基于大環(huán)境分析社保檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略

（山東省菏澤市單縣社會保險事業(yè)服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

檔案部門如何實現(xiàn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化是目前社會保險事業(yè)服務(wù)中心檔案部門所重點關(guān)注的問題，我國《檔案法》中明確規(guī)定：“要采用先進(jìn)的技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”[1]。隨著科技發(fā)展的今天，先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的出現(xiàn)，為檔案管理的發(fā)展指明了方向。

一、社會保險事業(yè)服務(wù)中心檔案部門檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息化措施的不斷推廣，檔案管理的工作目標(biāo)更加明確，也更能體現(xiàn)出檔案管理這個職位的高要求?？v觀我國目前社會保險事業(yè)服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀，管理思維落后，改革的重點就是應(yīng)改善落后的管理思路，緊跟時代的潮流，建立新型順應(yīng)時代發(fā)展需求的檔案管理理念，完善管理措施。社會保險事業(yè)服務(wù)中心檔案部門檔案管理中主要存在以下問題：

（一）檔案管理重要性認(rèn)識不足

目前，許多檔案工作人員沒有完全理解檔案管理工作的本質(zhì)，對檔案管理工作依然存在較大的誤解。對各類重要檔案未給予足夠的重視，常出現(xiàn)無法及時補(bǔ)充歸納材料等情況，導(dǎo)致檔案材料缺失。對于檔案部門內(nèi)檔案管理人員來說，相關(guān)專業(yè)知識較為缺乏，受到時間和專業(yè)知識的限制，工作重心缺失，導(dǎo)致無法及時的進(jìn)行存檔。而缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識和宣傳，易使得工作人員無法對檔案中缺乏的材料進(jìn)行及時補(bǔ)充和更新。

（二）檔案管理力度缺乏

檔案管理力度缺乏是檔案管理工作中最為嚴(yán)重的問題之一，部分工作人員相關(guān)知識欠缺，在工作中極易出現(xiàn)檔案缺乏真實性和準(zhǔn)確性的問題，因此無法及時的進(jìn)行歸檔和補(bǔ)充。

（三）檔案管理手段落后

人工查找及查閱人事信息仍是社會保險事業(yè)服務(wù)中心檔案部門中檔案管理工作中的常見方式，檔案的存貯柜依然是鐵皮柜。

（四）檔案交接工作手續(xù)不完善

檔案部門進(jìn)行轉(zhuǎn)型后，未將工作重心放在提高檔案管理質(zhì)量上來，因此導(dǎo)致目前檔案部門在在工作中仍然存在交接制度落后的問題，尤其是工作調(diào)動或離崗時，各種風(fēng)險事件開始顯露，交接工作問題較大。

二、社會保險事業(yè)服務(wù)中心檔案管理信息化體系建設(shè)措施

加快檔案部門的信息化建設(shè)，對于提高社會保險事業(yè)服務(wù)中心檔案部門檔案管理質(zhì)量來說意義重大。目前很多檔案部門已意識到信息化運用的價值所在，也開始嘗試將現(xiàn)有的模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變[2]。但從整體情況來看，檔案管理目前并沒有真正實現(xiàn)全過程的信息化。故提出以下幾點措施以供參考：

（一）健全檔案管理制度

檔案管理制度在制定時應(yīng)符合檔案部門自身的現(xiàn)狀，基于實際特點以及管理需求出發(fā)，建立科學(xué)的管理制度。在通過應(yīng)用檔案信息化手段收集信息時，也應(yīng)在日常工作中大力推廣檔案信息化，需要建立科學(xué)合理的檔案管理相關(guān)制度，為公眾提供實時性和精確度更高的檔案信息,輔助政府和檔案部門的各項工作、決策,但是需要特別注意的一點就是在具體工作應(yīng)進(jìn)一步加大對于管理力度及信息安全性的重視。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

檔案部門推進(jìn)全方位的檔案管理的關(guān)鍵就在于落實于創(chuàng)新管理模式。創(chuàng)新方式不僅應(yīng)在制度上得以體現(xiàn)，同時也應(yīng)落實于檔案內(nèi)容，劃分各個檔案類型，同時編制新型檔案體系。相較傳統(tǒng)模式來說，信息化檔案管理的優(yōu)勢還體現(xiàn)在實效性等方面，提升工作效率的同時還能減少檔案管理成本的消耗。

（三）嚴(yán)格遵循相關(guān)程序

檔案交接工作應(yīng)遵循程序進(jìn)行嚴(yán)格的交接，包括交接時間地點及員工職務(wù)等，并且需要用書面的形式進(jìn)行記錄，如在移交文件上進(jìn)行簽字，全面清理所保管的檔案，并及時收回和整理借出的檔案和借據(jù)，做好分類工作并及時歸檔。

（四）加大檔案管理硬件投入

在檔案管理的工作中，為繼續(xù)加快對檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，要認(rèn)識和加大對檔案管理所需軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)。為實施檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理，可建立專門的管理檔案的數(shù)據(jù)庫，同時利用計算機(jī)技術(shù)，存儲管理檔案的信息資料等。此外，為提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，檔案部門應(yīng)加大對于設(shè)備、資金的投入，不近應(yīng)購置工作設(shè)備，同時應(yīng)購置檔案管理所需的設(shè)備等，同時配備中央空調(diào)、抽濕機(jī)，或配備檔案管理專業(yè)的滅火器等。

（五）提高檔案管理人員專業(yè)水平

對于社會保險事業(yè)服務(wù)中心來說，加大對于檔案管理重要性的宣傳是提高檔案利用價值的另一主要途徑，可通過多渠道提高工作人員的工作能力及重視程度，作為檔案管理人員來說，必須具備專業(yè)的技術(shù)知識，掌握計算機(jī)、軟件的使用等。如開設(shè)專門的咨詢服務(wù)窗口、定期組織學(xué)習(xí)與培訓(xùn)等，使得在此過程中檔案管理人員能夠提升自己的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。

三、結(jié)束語

檔案是一種現(xiàn)代化的信息資源，逐漸受到全社會的關(guān)注及重視。隨著科技化、信息化的廣泛深入，已逐漸成為檔案管理工作趨勢之一，如何實現(xiàn)檔案部門治理體系及能力現(xiàn)代化，深受各大學(xué)者的關(guān)注及探究。近年來社會保險事業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作已加快了前進(jìn)腳步，逐漸實現(xiàn)了改革，對檔案管理行業(yè)來說無疑是一大重要突破[3]。但現(xiàn)當(dāng)下檔案管理工作并未發(fā)展成熟，仍存在較多問題，需要在后續(xù)工作中進(jìn)一步完善和發(fā)展。