新時代高職院校文書檔案管理的信息化建設(shè)路徑探究

（河北旅游職業(yè)學(xué)院，河北 承德 067000）

隨著科技不斷進步，高職院校文書檔案管理信息化的工作也應(yīng)及時跟上時代步伐。為了更好地滿足新時代對檔案管理工作的更高要求，高職文書檔案管理工作也應(yīng)進積極響應(yīng)國家號召和時代的發(fā)展訴求,進行相應(yīng)地提升，早日實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化背景下的檔案管理信息化。各高職院校也應(yīng)主動提升自身檔案管理信息化的腳步，從而有效應(yīng)對未來紛繁復(fù)雜的信息調(diào)取需求。因此，高職檔案信息化建設(shè)刻不容緩。在此過程中，檔案工作人員不僅要結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)有資源，策劃出適合實際情況的建設(shè)方案，更要分析目前工作中存在的問題，并加以解決。只有不斷優(yōu)化檔案管理相關(guān)工作的方式、方法，才能有效推動檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)進程。

一、高職院校檔案管理信息化現(xiàn)狀

（一）缺乏基礎(chǔ)設(shè)施

隨著時代發(fā)展，越來越多的教職工意識到檔案管理信息化的重要性，但因多數(shù)高職院校對檔案管理信息化重視程度不夠，所以很難滿足教師對高職文書檔案管理信息化的構(gòu)建要求。為了更好地適應(yīng)我國檔案管理信息化工程的發(fā)展速度，高職院校需要提高對檔案工作的重視程度，按相關(guān)規(guī)范要求配備必需的設(shè)施、設(shè)備，為學(xué)校檔案工作奠定堅實有力的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時，統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范制度也亟需解決，雖然高職院校能響應(yīng)國家構(gòu)建檔案管理信息化的號召，但具體的管理制度并不完善，導(dǎo)致檔案工作人員的工作效果事倍功半。

（二）缺乏優(yōu)秀人才

檔案管理工作在很多學(xué)校是由年齡偏大的教師負(fù)責(zé)，學(xué)校更傾向于把年輕教師分配到教學(xué)一線從事教學(xué)科研工作。正因年齡偏大，導(dǎo)致負(fù)責(zé)檔案管理的教師對于新興信息技術(shù)的掌握程度、接受能力不足,影響了高職院校文書檔案管理信息化進程的速度。因此，校方應(yīng)合理安排人員，積極吸納年齡、學(xué)歷、專業(yè)適合的教師從事檔案管理工作，進而提升檔案管理工作團隊的整體素質(zhì)。

二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）提升意識

檔案管理工作的好壞，很大程度上取決于管理者對事情的重視程度，只有不斷提升檔案管理者的相關(guān)意識，才能有效推動檔案管理信息化的腳步。首先，檔案工作人員在工作過程中要主動發(fā)現(xiàn)問題，向主管領(lǐng)導(dǎo)提出問題。比如，發(fā)現(xiàn)檔案管理軟件版本較低，應(yīng)主動申請最新的檔案管理軟件，為后續(xù)的文書檔案管理信息化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，檔案工作人員為確保信息化管理的開展，應(yīng)主動學(xué)習(xí)檔案管理信息化的相關(guān)知識。最后，檔案工作人員要時刻關(guān)注、調(diào)節(jié)工作環(huán)境的溫度、濕度等，為檔案信息化保存提供安全保障。

（二）規(guī)范制度

高職文書檔案管理信息化工作在開展時，檔案工作人員應(yīng)積極與各相關(guān)部門溝通，讓檔案管理信息化工作順利進行，由于檔案管理信息化的執(zhí)行過程紛繁復(fù)雜，所以檔案工作人員應(yīng)按要求完善相關(guān)制度，切實做到有制可依、有制必依、執(zhí)行必嚴(yán)、違反必究。只有規(guī)章制度完善，才能少出錯，在工作時做到游刃有余、不慌不亂。檔案工作人員在制定檔案管理信息化的規(guī)范時應(yīng)學(xué)會變通，根據(jù)實際情況及時調(diào)整，讓每條規(guī)章制度都合乎情理。只有通過檔案工作人員的不斷努力，才能切實制定出優(yōu)秀的檔案管理信息化規(guī)章制度，進而為今后的工作奠定良好的制度基礎(chǔ)。

（三）提高隊伍素質(zhì)

由于檔案管理信息化對學(xué)校建設(shè)有重要意義，所以檔案工作人員要主動學(xué)習(xí)，不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)，熟練掌握檔案管理信息化所需的必備技能，進而帶動提升團隊的整體素質(zhì)。同時，檔案工作人員還要積極培養(yǎng)自身的保密意識、道德意識、法律意識、責(zé)任意識等。在提升檔案管理信息化團隊的素質(zhì)方面，學(xué)校也應(yīng)積極參與，加大對檔案管理信息化相關(guān)人才的引進工作，不斷為檔案管理團隊注入新鮮血液。學(xué)校只有全面提升檔案管理團隊的整體素質(zhì)，才能在高職檔案管理信息化建設(shè)中一帆風(fēng)順。

總結(jié)：

我國高職檔案管理信息化還在起步階段，檔案工作人員需要不斷提升自身檔案管理信息化意識。只有檔案工作人員不斷磨煉檔案管理信息化需要具備的知識技能，才能有效解決在檔案管理信息化過程中遇到的問題，進而為我國高職文書檔案管理工作信息化發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)。