淺析基層計(jì)劃生育檔案管理工作

（山東省菏澤市成武縣汶上集鎮(zhèn)衛(wèi)計(jì)辦，山東 菏澤 274200）

計(jì)劃生育是我國(guó)的一項(xiàng)基本國(guó)策，隨著我國(guó)計(jì)劃生育工作的深化改革，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)的要求，不斷強(qiáng)化計(jì)生檔案管理，在新形勢(shì)下找到適合檔案管理工作的思路、方法和途徑，是目前首要解決的重要問題。提高計(jì)生檔案管理水平，有助于計(jì)生工作的進(jìn)行、改善社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，使其更好、更快速地發(fā)展，為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)化發(fā)展做出貢獻(xiàn)，更好地開展新時(shí)代人口計(jì)生工作。

一、計(jì)生檔案管理中普遍存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、思想認(rèn)識(shí)不到位

在實(shí)際工作當(dāng)中，很多工作人員和領(lǐng)導(dǎo)干部沒有給予計(jì)生檔案足夠的重視，認(rèn)為其并不存在實(shí)際意義，檔案和計(jì)生之間并沒有直接關(guān)聯(lián)，在職工不違反計(jì)劃生有關(guān)規(guī)范的情況下，檔案有或無(wú)都不會(huì)造成影響，所以，對(duì)計(jì)生檔案處理簡(jiǎn)，最終導(dǎo)致檔案資料不完整，回歸檔案不及時(shí)等情況時(shí)有發(fā)生。

（二）檔案資料收集不全，管理內(nèi)容不真實(shí)

在檔案管理工作中，弄虛作假的情況時(shí)有發(fā)生。因?yàn)橛?jì)劃生育實(shí)行的是一票否決政策，一些單位計(jì)生檔案中的信息記載有誤或者隱瞞，沒有管理好人員的生育和節(jié)育問題，導(dǎo)致了檔案的真實(shí)性有所保留，出現(xiàn)了“報(bào)喜不報(bào)憂”的現(xiàn)象。給日后工作帶來(lái)諸多不便。

（三）監(jiān)督檢查等只做表面工作

檢查部門的檢查力度有待提高，類似于“走馬觀花”的檢查形式只做表面工作，對(duì)檔案管理工作存在的不足和問題不予以糾正，檢查組“走馬觀花”似的檢查不能真正解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

（四）人員業(yè)務(wù)不精，檔案立卷不規(guī)范

目前計(jì)生檔案管理內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉管理之中，計(jì)生檔案管理僅以保存為目的，以案卷不丟失為原則，再加上每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案質(zhì)量普遍較差的局面。

（五）人員不固定，制度不健全

計(jì)劃生育干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒有相應(yīng)職務(wù)、職稱，人員變動(dòng)大，頻繁的人事調(diào)動(dòng)使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。對(duì)建立計(jì)生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范對(duì)計(jì)劃生育材料進(jìn)行收集，歸檔，且采用手工操作，管理水平亟待提高。

（六）檔案利用效率不高

計(jì)生檔案雖然在檔案部門的指導(dǎo)下積極開展了檔案利用工作，但因缺、漏現(xiàn)象，特別在人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、生育證辦理、計(jì)生技術(shù)的鑒定結(jié)果等方面，利用效率低下，有“只可遠(yuǎn)觀而不可細(xì)瞧”之憾。

二、認(rèn)真抓好人口和計(jì)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化、制度化和科學(xué)化建設(shè)

為進(jìn)一步規(guī)范計(jì)生檔案的管理，筆者認(rèn)為，應(yīng)該推行“三化”規(guī)范管理。

（一）系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化

計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)其重要性，明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，能夠有效地保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，除對(duì)上負(fù)責(zé)外，還要相互影響，相互作用，相互監(jiān)督，相互制約。這個(gè)體系要橫到邊，縱到底，配合聯(lián)動(dòng)，形成網(wǎng)絡(luò)。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)既是計(jì)劃生育工作的基本體系，同時(shí)也是計(jì)劃生育檔案收集，管理的系統(tǒng)體系。同時(shí)完整的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，過硬的工作隊(duì)伍和健全的基層網(wǎng)絡(luò)，是做好新形勢(shì)下計(jì)生檔案工作的重要基礎(chǔ)，因此，要定期對(duì)檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉業(yè)務(wù)技能。

（二）工作制度化

只有嚴(yán)格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案完整安全。根據(jù)多年工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為這些制度應(yīng)包括以下幾個(gè)方面，一是對(duì)專兼職檔案員實(shí)行月初評(píng)、季考核、年獎(jiǎng)懲制度，計(jì)生檔案收集、上報(bào)、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，要根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一要求，按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作;二是實(shí)行定期談話制度，專兼職檔案人員要定期向服務(wù)對(duì)象談話訪問，取得工作主動(dòng)權(quán);三是實(shí)行計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，為各級(jí)計(jì)生服務(wù)站以及醫(yī)院的相關(guān)機(jī)構(gòu)配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計(jì)起來(lái);四是實(shí)行檔案收集整理時(shí)限制度，規(guī)定有關(guān)材料及時(shí)上報(bào)，等等。另外，還要出臺(tái)一些輔助制度，依次保證上述各項(xiàng)制度的落實(shí)。

（三）管理科學(xué)化

計(jì)生檔案工作人員要定期對(duì)收集來(lái)的檔案材料進(jìn)行科學(xué)歸檔整理。為保證工作質(zhì)量，達(dá)到檔案類目設(shè)置合理，組卷規(guī)范的目的，重點(diǎn)應(yīng)抓好以下五個(gè)環(huán)節(jié)。一是合理設(shè)置類目體系。二是實(shí)行定期歸檔制度。三是實(shí)行計(jì)生檔案工作檢查制度。四是檔案工作人員要強(qiáng)化法制意識(shí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案保管、利用等有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的完整安全。五是認(rèn)真做好年度檔案收集整理和開發(fā)利用工作。

三、提升檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

（一）重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。

（二）重視檔案人員的在職培訓(xùn)

提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。

（三）積極支持、鼓勵(lì)檔案人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識(shí)積累

很多檔案人員已認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的重要性，但往往過于倚重各類培訓(xùn)而忽視自身的學(xué)習(xí)和積累。事實(shí)上，自學(xué)也是提高素質(zhì)的重要途徑，檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來(lái)。

（四）合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。

（五）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，注重檔案管理的保障

對(duì)計(jì)生檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)人要親自抓、負(fù)總責(zé)，使之與業(yè)務(wù)工作同考核、同獎(jiǎng)懲，做到人、財(cái)、物投入到位，為檔案工作創(chuàng)造良好的條件。檔案管理人員要立足崗位，認(rèn)真履職，全面做好人口計(jì)生檔案管理工作，為計(jì)生工作的深入健康發(fā)展做出貢獻(xiàn)。