醫(yī)院后勤管理費(fèi)用支出審計(jì)實(shí)踐

陳柳屏

【摘 要】在公立醫(yī)院補(bǔ)償機(jī)制還有待進(jìn)一步完善和落實(shí)的背景下， 隨著醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，醫(yī)院規(guī)范管理費(fèi)用支出具有重要意義。筆者以醫(yī)院通訊費(fèi)用管理審計(jì)為例，詳細(xì)介紹了實(shí)施管理費(fèi)用審計(jì)全過程。醫(yī)院通過實(shí)施通訊費(fèi)用管理專項(xiàng)審計(jì)，促使費(fèi)用支出管理更加科學(xué)、規(guī)范、精細(xì)，對(duì)醫(yī)院后勤其他管理費(fèi)用支出審計(jì)具有較高借鑒參考意義。

【關(guān)鍵詞】費(fèi)用支出;通訊費(fèi)用;審計(jì);管理;效益

管理費(fèi)用產(chǎn)生于組織日常運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)過程，是維持組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，但由于部分管理費(fèi)用項(xiàng)目支出單次費(fèi)用不高，往往容易被管理者所忽視。筆者認(rèn)為，在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革背景下，加強(qiáng)管理費(fèi)用管控，是推進(jìn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化，挖掘醫(yī)院內(nèi)部管理效益，提升管理效能的有效途徑。作為運(yùn)營(yíng)管理審計(jì)的一個(gè)分支，管理費(fèi)用支出審計(jì)是內(nèi)審人員完善組織內(nèi)控的重要領(lǐng)域，是發(fā)揮內(nèi)審增值功能的重要抓手，是筑牢組織防護(hù)墻的重要著力點(diǎn)。實(shí)施管理費(fèi)用支出審計(jì)是醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)在新形勢(shì)下適應(yīng)組織內(nèi)部控制目標(biāo)和符合政策要求的直接體現(xiàn)。

管理費(fèi)用支出通常具有小額分散、支出頻繁、支出延續(xù)性、品目多等特點(diǎn)，作為組織運(yùn)營(yíng)的重要支出部分，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注費(fèi)用支出的真實(shí)性、正確性、合理性、合規(guī)性。通訊費(fèi)用作為醫(yī)院常見的管理費(fèi)用支出，根據(jù)成本歸集核算原則，按照使用部門類別分別計(jì)入醫(yī)院管理費(fèi)用和醫(yī)療費(fèi)用支出，屬于影響醫(yī)院營(yíng)業(yè)利潤(rùn)和現(xiàn)金流的報(bào)表項(xiàng)目。下面，筆者以通訊費(fèi)用管理專項(xiàng)審計(jì)為例，詳細(xì)介紹實(shí)施管理費(fèi)用支出項(xiàng)目審計(jì)的全過程。

為了簡(jiǎn)化流程，提高工作效率，很多醫(yī)院會(huì)采取通過委托銀行每月自動(dòng)劃付方式與通訊運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行通訊費(fèi)用結(jié)算，會(huì)計(jì)人員根據(jù)事后收到運(yùn)營(yíng)商的賬單及發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。然而，這筆賬單是清楚明白的消費(fèi)還是一筆“糊涂賬”呢？M醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門決定一探究竟，對(duì)醫(yī)院通訊費(fèi)用支出實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)。

一、審計(jì)目的

通訊費(fèi)用支出專項(xiàng)審計(jì)根本目的是對(duì)醫(yī)院通信業(yè)務(wù)管理進(jìn)行評(píng)價(jià)，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部管理更精細(xì)化、規(guī)范化及控制成本支出，從而提高醫(yī)院管理效益。

二、審計(jì)范圍

擬選取某一年度1～12月醫(yī)院通訊費(fèi)用作為審計(jì)范圍，必要時(shí)可追溯到以前年度。若審計(jì)資源足夠，可選取3～5年的數(shù)據(jù)作為審計(jì)范圍。

三、審計(jì)依據(jù)

本項(xiàng)目審計(jì)依據(jù)主要是相關(guān)內(nèi)部控制制度及醫(yī)院內(nèi)部關(guān)于通信業(yè)務(wù)的管理規(guī)定。

四、審計(jì)方法

本項(xiàng)目主要采用的審計(jì)方法包括詢問、觀察、審核、計(jì)算、分析性復(fù)核、穿行測(cè)試等。

五、審計(jì)程序及重點(diǎn)內(nèi)容

本項(xiàng)目實(shí)施的審計(jì)程序主要是內(nèi)部控制了解測(cè)試和實(shí)質(zhì)性程序，內(nèi)部控制了解測(cè)試主要是了解醫(yī)院通信業(yè)務(wù)管理制度的制定及執(zhí)行情況，實(shí)質(zhì)性程序主要是針對(duì)通訊費(fèi)用支出的真實(shí)性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性實(shí)施的相關(guān)分析程序，對(duì)固話業(yè)務(wù)和手機(jī)業(yè)務(wù)分別進(jìn)行。

1.內(nèi)部控制了解及測(cè)試。

開展通訊費(fèi)用審計(jì)，審計(jì)人員首先需要了解該項(xiàng)通信業(yè)務(wù)管理的基本情況。通過詢問相關(guān)人員了解到，M醫(yī)院通信業(yè)務(wù)管理部門為總務(wù)科，通信運(yùn)營(yíng)商為X公司，醫(yī)院委托銀行直接劃扣每月通訊費(fèi)用。通訊費(fèi)用支出主要分為辦公使用固話業(yè)務(wù)和工作手機(jī)業(yè)務(wù)支出（含管理人員和值班人員工作手機(jī)業(yè)務(wù)支出），其中固話費(fèi)用支出納入使用部門成本核算，工作手機(jī)業(yè)務(wù)使用固定套餐，超出套餐部分由使用人自付，醫(yī)院實(shí)行代扣代繳。

其次，審計(jì)人員需了解醫(yī)院通信業(yè)務(wù)管理相關(guān)的管理規(guī)定以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程，如：固定電話新裝、故障維修、遷移等業(yè)務(wù)流程及控制措施;工作手機(jī)配備的準(zhǔn)入資格、申請(qǐng)、移交、使用、故障維修、停機(jī)等業(yè)務(wù)流程及控制措施。

再次，審計(jì)人員還需了解醫(yī)院與運(yùn)營(yíng)商簽訂業(yè)務(wù)合同情況及相關(guān)通信業(yè)務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，如：固話業(yè)務(wù)需了解的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，包括基本套餐收費(fèi)、開通內(nèi)線、市內(nèi)、國(guó)內(nèi)、國(guó)際通話等不同權(quán)限的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以及報(bào)裝、故障維修、移機(jī)等業(yè)務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等;工作手機(jī)業(yè)務(wù)需了解的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，包括套餐收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及其包含的業(yè)務(wù)內(nèi)容，轉(zhuǎn)號(hào)、補(bǔ)卡等特殊業(yè)務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。

最后，審計(jì)人員需要了解相關(guān)管理部門在審核運(yùn)營(yíng)商賬單時(shí)的工作職責(zé)及審批流程。

2.固話業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)性程序。

（1）核對(duì)運(yùn)營(yíng)商提供的費(fèi)用明細(xì)賬單總額與每月銀行劃扣的金額是否一致，以確定運(yùn)營(yíng)商收費(fèi)的準(zhǔn)確性。

（2）匯總醫(yī)院所有固話號(hào)碼及其使用部門、開通功能、每月花費(fèi)情況。

審計(jì)人員通過運(yùn)營(yíng)商每月費(fèi)用明細(xì)單匯總形成所有固話號(hào)碼1～12月通訊費(fèi)用支出明細(xì)，通過VLOOKUR查找內(nèi)部通訊錄即可匹配到每個(gè)號(hào)碼的使用部門，最終形成《固話費(fèi)用匯總表》，若出現(xiàn)匹配不成功情況，可能是內(nèi)部固話通訊錄不完整，或者是電話已無(wú)人使用但未辦理停號(hào)等原因，需請(qǐng)管理部門追根溯源查找并確認(rèn)這些號(hào)碼的使用部門。同時(shí)，請(qǐng)運(yùn)營(yíng)商根據(jù)審計(jì)人員匯總的所有固話號(hào)碼，反饋各號(hào)碼已開通的通話功能權(quán)限情況，最好是能提供各功能開通時(shí)間。

（3）固話費(fèi)用分析性復(fù)核程序。

對(duì)固話費(fèi)用分析性復(fù)核程序，一是根據(jù)《固話費(fèi)用匯總表》匯總統(tǒng)計(jì)各部門號(hào)碼數(shù)量、費(fèi)用支出情況及固話通話權(quán)限（內(nèi)線、市內(nèi)通話、國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途通話）開通情況，結(jié)合使用部門辦公房間數(shù)量、空間分布情況、人員數(shù)量、工作崗位及業(yè)務(wù)開展情況分析固話數(shù)量分布、功能權(quán)限設(shè)置及費(fèi)用支出的科學(xué)性和合理性。二是需要特別注意的是，每月固定費(fèi)用支出的號(hào)碼，部分號(hào)碼可能早成了躺在通訊錄上的僵尸號(hào)，審計(jì)人員可以抽查致電部分號(hào)碼進(jìn)行核實(shí)，對(duì)電話數(shù)量明顯不合理的可請(qǐng)管理部門再次確認(rèn)使用部門。三是還需注意開通國(guó)際通話功能業(yè)務(wù)的號(hào)碼每月費(fèi)用支出情況，根據(jù)使用部門業(yè)務(wù)開展情況分析其合理性、必要性。

（4）核對(duì)每月總務(wù)部門反饋給成本核算部門的數(shù)據(jù)與賬單實(shí)際統(tǒng)計(jì)結(jié)果是否一致，確保成本核算的準(zhǔn)確性。

（5）核對(duì)非常規(guī)業(yè)務(wù)收費(fèi)項(xiàng)目是否按照收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)費(fèi)，是否存在運(yùn)營(yíng)商亂收費(fèi)或收費(fèi)錯(cuò)誤的情況。

（6）固話費(fèi)用使用情況趨勢(shì)分析，結(jié)合業(yè)務(wù)開展情況及職工人數(shù)，通過橫向、縱向比較，分析其合理性，以對(duì)辦公固話合理設(shè)置提出有效建議，避免多人共用一個(gè)號(hào)碼影響正常工作，同時(shí)防范辦公室電話私用或無(wú)節(jié)制使用等。

3.工作手機(jī)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)性程序。

（1）與固話業(yè)務(wù)一樣，工作手機(jī)業(yè)務(wù)同樣需要核對(duì)運(yùn)營(yíng)商提供的費(fèi)用明細(xì)賬單總額與每月銀行劃扣金額的一致性，這里前提是運(yùn)營(yíng)商提供的發(fā)票明細(xì)需分開備注固話及手機(jī)業(yè)務(wù)費(fèi)用。

（2）匯總分析醫(yī)院賬單中所有手機(jī)號(hào)碼每月支出情況。

審計(jì)人員通過統(tǒng)計(jì)匯總運(yùn)營(yíng)商每月費(fèi)用明細(xì)單形成所有手機(jī)號(hào)碼1～12月通訊費(fèi)用支出明細(xì)，通過查找內(nèi)部通訊錄即可匹配到每個(gè)號(hào)碼的使用人及其職務(wù)，最終形成《工作手機(jī)費(fèi)用支出匯總表》。若出現(xiàn)匹配不成功情況，原因可能如下：一是因?yàn)閮?nèi)部通訊錄不完整，需要管理部門追根溯源查找并確認(rèn)這些號(hào)碼的使用人;二是運(yùn)營(yíng)商提供的賬單錯(cuò)誤。若醫(yī)院最終無(wú)法確認(rèn)號(hào)碼使用人時(shí)，則需要運(yùn)營(yíng)商反饋這些號(hào)碼的實(shí)名登記人信息。

（3）工作手機(jī)費(fèi)用分析性復(fù)核程序。

對(duì)工作手機(jī)費(fèi)用分析性復(fù)核程序，一是需要根據(jù)《工作手機(jī)費(fèi)用支出匯總表》核對(duì)工作手機(jī)號(hào)碼使用人的資格條件是否符合醫(yī)院相關(guān)管理規(guī)定;是否存在利用職務(wù)之便，徇私舞弊，侵占單位資產(chǎn)的情況。二是對(duì)特殊情況的，需審核其申請(qǐng)審批手續(xù)是否完備。三是需要根據(jù)內(nèi)部管理相關(guān)規(guī)定核對(duì)每月手機(jī)費(fèi)用超出套餐由使用人自付費(fèi)用計(jì)算的準(zhǔn)確性。

（4）審核非常規(guī)收費(fèi)項(xiàng)目是否按照收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)費(fèi)，是否存在運(yùn)營(yíng)商不合理收費(fèi)的情況。

4.存在問題及原因分析。

通過實(shí)施以上內(nèi)部控制了解和測(cè)試及實(shí)質(zhì)性程序，審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)M醫(yī)院通信業(yè)務(wù)管理主要存在以下問題：一是醫(yī)院通信業(yè)務(wù)管理粗糙，相關(guān)管理制度規(guī)定不健全。未有關(guān)于固話的申請(qǐng)、變更及功能開通的明文規(guī)定，固話及工作手機(jī)相關(guān)業(yè)務(wù)申請(qǐng)手續(xù)不齊全，存在口頭申請(qǐng)審批現(xiàn)象，工作人員利用職務(wù)之便徇私舞弊風(fēng)險(xiǎn)較大。本次審計(jì)發(fā)現(xiàn)，未知使用人的工作手機(jī)號(hào)碼有15個(gè)，最長(zhǎng)的使用年限長(zhǎng)達(dá)6年。二是醫(yī)院通信業(yè)務(wù)管理人員存在業(yè)務(wù)不精問題。通信業(yè)務(wù)管理人員崗位職責(zé)不清、交接不全，且對(duì)各類業(yè)務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及運(yùn)營(yíng)商強(qiáng)制性條款不熟悉，讓運(yùn)營(yíng)商糊涂收費(fèi)、渾水摸魚有機(jī)可乘，不利于有效維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益;三是固話業(yè)務(wù)存量和增量管理缺失。一方面存在長(zhǎng)期閑置未用僵尸號(hào)碼或未知具體使用部門的固話，另一方面又因?yàn)椴糠洲k公室裝修改造或搬遷、外包業(yè)務(wù)駐點(diǎn)辦公等需要不斷新報(bào)裝固話，造成醫(yī)院資源浪費(fèi)及管理費(fèi)用的增加。四是存在固話通話權(quán)限濫開現(xiàn)象。固話開通國(guó)內(nèi)國(guó)際長(zhǎng)途通話權(quán)限占比高達(dá)34.5%，與實(shí)際工作需求不匹配，未能科學(xué)合理分配資源。五是工作手機(jī)使用管控缺失。部分管理人員或值班人員離崗或退休等不具備配備工作手機(jī)資格后，管理部門未能及時(shí)督促其辦理相關(guān)移交手續(xù)。六是賬務(wù)處理存在風(fēng)險(xiǎn)。通過銀行賬戶自動(dòng)劃轉(zhuǎn)方式支付通訊費(fèi)用，運(yùn)營(yíng)商返回費(fèi)用發(fā)票不及時(shí)，容易造成賬務(wù)處理滯后，銀行未達(dá)賬項(xiàng)大量積壓，存在賬務(wù)處理混亂風(fēng)險(xiǎn)。

5.針對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題的對(duì)策。

針對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)審部門對(duì)通信業(yè)務(wù)管理提出了整改建議：

一是制定通信業(yè)務(wù)管理規(guī)定?？倓?wù)科盡快制定通信業(yè)務(wù)管理規(guī)定，各部門嚴(yán)格按照管理要求開展通信相關(guān)業(yè)務(wù)。清晰指引通信相關(guān)業(yè)務(wù)申請(qǐng)審批流程，各類業(yè)務(wù)申請(qǐng)表單化，留痕化管理，便于每月統(tǒng)計(jì)匯總以核對(duì)運(yùn)營(yíng)商計(jì)費(fèi)準(zhǔn)確性。

二是科學(xué)配置辦公電話和開通相關(guān)功能。由總務(wù)科負(fù)責(zé)對(duì)全院固話統(tǒng)籌管理，保證工作有序開展和通信暢通的前提下，科學(xué)調(diào)配固話，限期清理長(zhǎng)期閑置號(hào)碼。合理開通固話通話權(quán)限，在全院倡導(dǎo)提高成本控制意識(shí)，厲行勤儉節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)等規(guī)定精神，降低通訊費(fèi)用。

三是加強(qiáng)對(duì)工作手機(jī)的申請(qǐng)審批及使用管理。工作手機(jī)嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)名登記制，對(duì)未知機(jī)主的工作手機(jī)號(hào)碼辦理停機(jī)處理。

四是向運(yùn)營(yíng)商爭(zhēng)取相關(guān)優(yōu)惠。通過橫向縱向分析醫(yī)院固話及工作手機(jī)費(fèi)用支出情況，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，與運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行談判，爭(zhēng)取大客戶結(jié)算折扣。同時(shí)就通訊費(fèi)用結(jié)算方式和流程與通訊運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行商討，為保證及時(shí)準(zhǔn)確結(jié)算達(dá)成一致意見。

五是探索實(shí)行定額控制通訊費(fèi)用模式。對(duì)超標(biāo)費(fèi)用支出進(jìn)行預(yù)警管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用支出的動(dòng)態(tài)管理。

六、總結(jié)

該項(xiàng)通訊費(fèi)用專項(xiàng)審計(jì)梳理了醫(yī)院通訊業(yè)務(wù)管理的流程，揭示費(fèi)用管控存在制度管理漏洞等普遍性問題，有序追回違規(guī)資金，提高管理者強(qiáng)化管理費(fèi)用管理的認(rèn)識(shí)，對(duì)醫(yī)院后勤管理工作具有舉一反三作用。醫(yī)院將通過自查自糾等方式，排查費(fèi)用管理的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，以防發(fā)生“小官大貪”“螞蟻搬家”等嚴(yán)重違法行為，促進(jìn)醫(yī)院的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。對(duì)管理費(fèi)用支出的審計(jì)，有利于節(jié)約組織管理成本，推動(dòng)組織健全完善內(nèi)控制度，促進(jìn)組織精細(xì)化管理，提高組織管理效益。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第三醫(yī)院）