高校辦公室有效行政管理能力提升的路徑研究

陳 峰

吉林大學(xué)古生物學(xué)與地層學(xué)研究中心，吉林 長春 130000

辦公室在高校行政部門中有著重要地位，是承上啟下的部門，將學(xué)生和學(xué)院、學(xué)校緊密聯(lián)系在一起，辦公室提高工作效率能夠保證學(xué)生的基本權(quán)益，能夠促進學(xué)校的政策實施。學(xué)校可以通過辦公室傳達工作規(guī)劃，加強學(xué)校和各學(xué)院之間的溝通，提高學(xué)院的辦事效率。因此，辦公室是學(xué)校工作的重要部門，學(xué)校要保證辦公室構(gòu)成合理化，提高學(xué)校辦公室的工作效率。

一、目前辦公室行政管理中出現(xiàn)的問題

經(jīng)過觀察發(fā)現(xiàn)，目前大部分高校對于辦公行政不夠重視，管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了各種各樣的問題，影響著高校教學(xué)效率和發(fā)展，辦公室行政管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，也暴露出高校辦公室辦公水平有待提高。

（一）沒有明確的管理機制

首先，大部分高校辦公室行政人員沒有更新管理觀念，對于日常工作沒有進行規(guī)劃，仍舊按照傳統(tǒng)方式進行工作，目光僅停留在當(dāng)務(wù)之急的事物上，沒有形成固定的方法。隨著時代的發(fā)展，校園中出現(xiàn)更多新的行政問題，辦公室行政部門沒有對新問題進行研究，其工作處于被動狀態(tài)。其次，辦公室沒有形成工作規(guī)范，很多員工在工作過程中略顯隨意，并且工作規(guī)范也沒有做到與時俱進，其工作效率大打折扣。最后，辦公室內(nèi)部缺乏員工體系的構(gòu)建，工作和行政人員的分配不合理，導(dǎo)致部分員工十分清閑，部分員工工作量過大，直接影響辦公室的工作效率。

（二）從業(yè)人員未接受專業(yè)培訓(xùn)

目前，我國提高對高校的教育重視程度，學(xué)校規(guī)模逐步擴大，辦公室的工作量也日益加大，龐大的工作量對于辦公室行政人員來說，也將面臨著專業(yè)素質(zhì)的考驗。然而，當(dāng)前大部分學(xué)校對辦公室行政人員的重視程度不高，沒有組織員工定期培訓(xùn)的習(xí)慣，導(dǎo)致工作人員缺乏理念和知識的更新，其工作理念之后，職業(yè)素質(zhì)也很難達到標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上影響了行政部門的工作效率，并且辦公室內(nèi)工作人員缺少主動意識，得過且過，在工作中往往處于被動狀態(tài)，影響了辦公室整體風(fēng)氣。此外辦公室行政工作需要多方協(xié)調(diào)，具備靈活性，然而在現(xiàn)實辦公環(huán)節(jié)中，缺乏正確的工作分配，導(dǎo)致工作效率低，工作人員責(zé)任感薄弱。

二、提高辦公室行政管理的有效策略

（一）完善高校辦公室行政管理機制

高校想要從根本上提高行政管理水平，提高從業(yè)人員的辦公效率，就要保證辦公室有完善的工作機制，規(guī)范行政人員的日常工作，保證其工作效率得到提高，行政人員要將學(xué)校辦學(xué)為工作中心，將學(xué)校各部分結(jié)合起來，增強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，構(gòu)建完善的管理機制，只有讓辦公室成員權(quán)責(zé)分明，才能從根本上提高辦公效率，提升辦公室協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮其承上啟下的重要作用。

（二）加強各部門之間的聯(lián)系

高校各學(xué)院和部門都配有自己的辦公室，這些辦公室之間能否構(gòu)成良好的合作關(guān)系，是否朝著同一目標(biāo)進行努力，在工作中能否達到配合，直接影響學(xué)校的行政管理水平，校級辦公室將工作任務(wù)傳達給院級辦公室，院級辦公室要做好落實工作，保證學(xué)校的政策能夠得到實施，并且院級辦公室要保證認真對待上級辦公室所傳達的工作精神和工作內(nèi)容，不能在工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)敷衍和推諉的現(xiàn)象，要保證學(xué)校決策得到重視，全面提高自身工作效率，立足提高學(xué)生素質(zhì)和水平，提升學(xué)校管理水平，并且辦公室還要與事業(yè)單位辦公室和企業(yè)辦公室建立良好的聯(lián)系，提高學(xué)生的就業(yè)率，避免學(xué)生在就業(yè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題，促進學(xué)校的發(fā)展，全面提高高校教育水平，提高辦公室的協(xié)作能力，提高其工作效率。

（三）提高辦公室行政管理科學(xué)性

高校應(yīng)當(dāng)合理安排辦公室資源，為行政人員提供完善的辦公設(shè)施，盡可能調(diào)動員工工作積極性，挖掘其潛能，提高辦公室的行政辦公效率。高校應(yīng)當(dāng)將時間、環(huán)境、人員等辦公室要素進行合理安排，協(xié)調(diào)人力資源和基礎(chǔ)設(shè)施。因此，高校應(yīng)當(dāng)不斷提高硬件設(shè)施水平，提高辦公設(shè)備性能，為行政人員提供現(xiàn)代化辦公條件，此外，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)對行政人員的工作量進行調(diào)整，協(xié)調(diào)員工和工作之間的關(guān)系，力求提高行政人員的工作效率，完善辦公流程，提高辦公室的整體行政水平，并且要提高行政管理人員時間觀念，使其能夠合理安排工作，保證每項工作都能得到落實。例如，當(dāng)學(xué)校迎來畢業(yè)季，或進行迎新接待時，行政部門的工作量會相應(yīng)提升，行政人員要合理調(diào)整自己的工作時間投入，保證工作質(zhì)量能夠得到提升，加大行政人員對工作的投入，保證員工能夠形成良好的工作意識，減少工作中的重復(fù)，提高辦公效率。

（四）提高辦公室行政管理從業(yè)人員的素質(zhì)

高校的行政管理人員需要具備良好的服務(wù)意識，要打破對傳統(tǒng)行政管理的定義，保持高度的工作熱情，使其能夠?qū)⒋蟛糠志ν度氲叫姓芾砉ぷ髦校η笞龊眯姓芾砉ぷ?，全面服?wù)廣大教職工和學(xué)生，切實提高學(xué)校的教育水平，使其能夠完成教育目標(biāo)。高校應(yīng)當(dāng)注重對辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)，增強辦公室內(nèi)競爭，使其產(chǎn)生危機意識，不斷提高業(yè)務(wù)水平，避免員工在工作過程中出現(xiàn)懈怠、敷衍的情況，提升辦公室行政隊伍質(zhì)量。

首先，高校管理者要對辦公室人員進行合理配置，控制辦公室人員的增長，避免人多工作少的情況出現(xiàn)。提高辦公室人員的行政管理能力，對于辦公室的人員配比要根據(jù)學(xué)校規(guī)模和日常工作量決定，保證員工配比合理，使每位員工都能在工作崗位上找到歸屬感，有效的提高了辦公室行政水平，也能避免人員的流逝或者浪費。

其次，高校要提高人員工作安排的合理性，保證辦公人員所服務(wù)的區(qū)域相互配合，并且不重合，分工明確是提高行政效率的基礎(chǔ)，辦公人員要高效完成學(xué)校分配的任務(wù)，利用自己專業(yè)知識提高行政辦公效率，高校優(yōu)化人員配比，能夠普保證員工擅長的領(lǐng)域發(fā)揮作用。

再次，高校要定期對辦公人員進行培訓(xùn)，不斷提高員工的綜合水平，培訓(xùn)內(nèi)容不局限于專業(yè)知識，也要引導(dǎo)員工形成良好的工作風(fēng)氣，產(chǎn)生服務(wù)意識，學(xué)校在培訓(xùn)加入計算機、法律等公共科目，能夠全面提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，使其在遇到問題時，找到最符合實際的解決方法。

（五）構(gòu)建激勵機制

為了提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量，保證日常事務(wù)得到落實，高?？梢栽O(shè)置鼓勵機制，提高從業(yè)人員的工作積極性，保證其工作效率得到提高，學(xué)?？梢酝ㄟ^完善鼓勵機制，激勵員工自我完善，保證自身專業(yè)水平得到提高，還能在一定程度上提高從業(yè)人員的創(chuàng)造性，改善各部門的合作關(guān)系，增強行政人員的工作熱情。例如，高?？梢赃M行績效工資改革，給予員工適當(dāng)?shù)募?，保證員工的工作積極性得到提升，并且對員工進行績效考核，也能保證員工付出得到回報，也利于學(xué)校把握員工工作狀態(tài)，做到賞罰分明，有效提高了員工對工作的重視程度，高校也可以在考核中淘汰態(tài)度消極，工作怠慢的員工，確保行政團隊的綜合素質(zhì)。高校也可以定期組織考試，提高辦公室人員專業(yè)素質(zhì)，保證更多高素質(zhì)人才融入辦公團隊，調(diào)動辦公室的工作氣氛，有助于員工發(fā)揮其主觀能動性，提高整體工作效率。

三、總結(jié)

綜上所述，高校要提高對辦公室的重視程度，增加對辦公環(huán)境的投入力度，完善其硬件設(shè)施，做到辦公現(xiàn)代化，提高辦公室行政人員的工作效率，并且，學(xué)校也應(yīng)制定相應(yīng)的管理機制，力求打造高素質(zhì)辦公團隊，使辦公室能夠真正發(fā)揮承上啟下的銜接作用。辦公室的日常工作比較復(fù)雜，需要工作人員具備較高的綜合素質(zhì)，因此，高校也應(yīng)注重對人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期為其提供學(xué)習(xí)機會，使其能夠不斷完善自己的專業(yè)水平，提高教職工的創(chuàng)新能力，保證辦公人員能夠具備良好的服務(wù)意識，將學(xué)校的決策或活動得到落實，進一步提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。