淺析新形勢下醫(yī)院檔案管理的新思路

聶巖灃

（忻州市人民醫(yī)院，山西 忻州 034000）

醫(yī)院檔案做為一項(xiàng)重要的資源，記錄著患者就診的相關(guān)信息，不僅是重要的醫(yī)療憑證，同時(shí)也是一種重要的醫(yī)療資源，可以為醫(yī)學(xué)研究提供重要的依據(jù)。隨著醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院都在積極進(jìn)行改革，對于檔案管理的要求也越來越高，要求檔案管理必須做到規(guī)范化，將檔案管理做為醫(yī)院管理的重要指標(biāo)。提升檔案管理水平也就是提升醫(yī)院的管理水平和醫(yī)療水平。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的不足

（一）重視度不夠

醫(yī)療檔案管理重視度不足是普遍存在的問題，醫(yī)院管理中，更多地精力放到醫(yī)療設(shè)備更新、醫(yī)療水平提升方面，對于醫(yī)療檔案更多的是重視檔案的建立，忽視檔案的利用，而將檔案管理視為后勤管理的工作。事實(shí)上，醫(yī)療檔案是重要的信息資源，詳細(xì)記錄患者的相關(guān)信息資料，可以用于醫(yī)療研究。由于重視度不夠，導(dǎo)致檔案管理水平偏低。

（二）缺少專業(yè)化的檔案管理人員

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化比較強(qiáng)的工作內(nèi)容，需要專業(yè)化的管理人員。從醫(yī)院的檔案管理人員來看，一方面很多醫(yī)院并沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，多數(shù)是人員兼職；另一方面檔案管理人員專業(yè)能力不足，檔案收集、歸檔分類、保存交接等都存在一些問題。還有部分檔案管理人員，不重視檔案管理工作，工作比較隨意化，限制了醫(yī)院檔案管理水平的提升。

（三）檔案管理缺乏有效的機(jī)制

信息時(shí)代下，檔案管理逐步從紙質(zhì)朝著電子過渡，需要大量的工作內(nèi)容。但是從醫(yī)院檔案管理工作來看，缺乏有效地管理機(jī)制，導(dǎo)致工作存在無序的情況。例如，部分醫(yī)院檔案管理有著一定隨意性，根據(jù)自己的工作習(xí)慣進(jìn)行檔案的管理，有時(shí)候?yàn)榱瞬僮骱唵危雎粤藢?shí)際的情況，導(dǎo)致信息出現(xiàn)遺漏。此外，部門醫(yī)院對于檔案管理并沒有一個(gè)明確的職責(zé)劃分，部門劃分、人員劃分都不明確，管理混亂，還經(jīng)?；ハ嗤普啞?/p>

（四）信息化水平低

檔案管理信息化已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然趨勢，但是部分醫(yī)院并沒有建立信息管理的系統(tǒng)，對于檔案的管理，還是以書面的方式進(jìn)行整理、收集和保存，一旦保存不善，非常容易出現(xiàn)信息丟失的情況。部分醫(yī)院雖然建立信息系統(tǒng)，但是對于檔案數(shù)據(jù)沒有及時(shí)轉(zhuǎn)換，或者電子檔案沒有及時(shí)進(jìn)行更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

（一）強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)

提升檔案管理水平，需強(qiáng)化醫(yī)院人員的重視度，加大宣傳，讓醫(yī)護(hù)人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和參考價(jià)值，從而更好地規(guī)范自己的書寫和工作，配合檔案人員的管理?？梢酝ㄟ^培訓(xùn)的方式或者主題演講的方式，講解檔案的價(jià)值，強(qiáng)化管理意識(shí)，做好檔案的收集、整理和保存。例如，講解檔案的價(jià)值、如何做好檔案管理工作，讓人們對檔案管理有足夠的認(rèn)識(shí)和了解，才能自覺地做好檔案管理的工作。

（二）提升人員素質(zhì)

首先，重視檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)水平。需招聘專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理，科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作。其次，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。對于從事檔案管理的人員，必須熟悉醫(yī)院的相關(guān)工作，知道如何進(jìn)行檔案的分類，掌握最新的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這需要不斷地進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化其專業(yè)能力。最后，加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)。檔案管理人員必須遵守職業(yè)道德，不能隨意泄漏病患的信息。信息時(shí)代下，檔案成為重要的信息資源，必須有著良好的責(zé)任心，做好檔案的管理，不能隨意篡改、泄漏檔案信息。

（三）完善檔案管理機(jī)制

在積極改革的同時(shí)，對于檔案管理工作，需結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，進(jìn)一步完善管理的機(jī)制，例如，注重檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。優(yōu)化系統(tǒng)的流程，對于檔案的整理、修改、保管、借閱以及歸檔等實(shí)施規(guī)范化管理。首先，為專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門配備專門的檔案管理室。其次，合理分配檔案管理的工作職責(zé)，工作責(zé)任細(xì)化到人。最后，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，醫(yī)院做好檔案管理人員的考核，明確考核的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等，將其納入到績效考核，借助獎(jiǎng)懲的方式，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化地管理，提升檔案管理的水平。

（四）推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展

電子醫(yī)務(wù)系統(tǒng)的上線和使用，讓醫(yī)務(wù)人員的工作更加地簡便，工作的效率以及服務(wù)的質(zhì)量得到很好地保證，因此對于檔案管理，也需要加快數(shù)字化的進(jìn)程。首先，實(shí)現(xiàn)電子檔案徹底替代紙質(zhì)檔案，對比紙質(zhì)檔案，電子檔案又方便存儲(chǔ)，還不容易被損毀；可以將電子檔案存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤或者網(wǎng)絡(luò)硬盤，保存非常方便，而且數(shù)據(jù)不會(huì)出現(xiàn)受潮、磨損、丟失的情況。因此，醫(yī)院必須做好電子檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)為了保證檔案信息的安全，需要通過設(shè)置權(quán)限的方式來操作系統(tǒng)。這樣一來，沒有權(quán)限的人是無法獲取和修改檔案內(nèi)容，從而保證檔案數(shù)據(jù)的安全。其次，有條件的區(qū)域，可以根據(jù)信息的共享程度，建設(shè)醫(yī)療檔案共享平臺(tái)，將醫(yī)療系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，方便醫(yī)生更好地調(diào)取檔案信息，借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，最大化地簡化轉(zhuǎn)院治療的流程，方便醫(yī)生快速地掌握患者的癥狀、用藥情況和效果等，以便參考這些數(shù)據(jù)，進(jìn)行新一輪的診斷治療。

三、結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展以及醫(yī)療改革的深入，客觀地要求提升醫(yī)院整體的管理水平和醫(yī)療水平。在醫(yī)院日常管理工作中，檔案管理尤為重要，既是患者診斷的詳細(xì)資料，又是醫(yī)療研究的參考資料，因此，必須做好醫(yī)院的檔案管理工作。首先，需強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，各部門積極配合做好檔案管理工作。其次，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)并且完善檔案管理機(jī)制。最后，需要推動(dòng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。