提高辦公室檔案管理工作效率的途徑

鄭藝

（黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查703 隊(duì)，黑龍江 哈爾濱 150300）

辦公室工作開展過程中會(huì)形成大量有價(jià)值的信息資料，針對這些信息資料進(jìn)行收集和整理，形成辦公室檔案。辦公室檔案涉及的內(nèi)容較多，需要強(qiáng)化管理，并重視信息技術(shù)的應(yīng)用，并面提高辦公室管理工作效率，為辦公室檔案信息查詢提供更多的便利，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息的高效利用，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的有序開展。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案內(nèi)容較為重復(fù)，涉及到單位的方方面面，而且其中含有較多的重要和機(jī)密檔案信息。同時(shí)辦公室檔案管理工作的好壞還與單位各項(xiàng)工作的有序開展息息相關(guān)。因此對于辦公室檔案，需要采取切實(shí)可行的管理方法，全面提高檔案管理工作的效率，更好的發(fā)揮出檔案的實(shí)際效能。

辦公室檔案作為單位管理部門與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行工作有效對接的重要依據(jù)，通過提高辦公室檔案管理工作的效率，還有利于進(jìn)一步提升各部門工作的效率和質(zhì)量，強(qiáng)化單位內(nèi)部管理水平。辦公室檔案還能夠?yàn)閱挝桓黜?xiàng)管理決策提供重要的信息資源，通過做好辦公室檔案管理工作，單位能夠?qū)Ω鞑块T的工作狀況及時(shí)掌握，并制定科學(xué)合理的管理措施 計(jì)劃。特別是辦公室檔案中存在較多的機(jī)密性檔案信息，一旦這些檔案信息發(fā)生泄漏，必然會(huì)對單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不利影響。這也要求做好辦公室檔案管理工作，并針對機(jī)密檔案文件信息設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，嚴(yán)格控制機(jī)密檔案信息的查閱和利用，這樣在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，還能夠?qū)崿F(xiàn)對重要檔案信息的有效保護(hù)，更好的促進(jìn)辦公室檔案管理水平的提升。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的途徑

（一）強(qiáng)化檔案管理意識

一直以來受傳統(tǒng)觀念的影響，辦公室檔案一直得不到有效的重視。但在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，對于任何行業(yè)而言，信息對其自身的發(fā)展都具有極為重要的意義。因此作為單位管理者還是辦公室檔案管理人員都需要強(qiáng)化自身的檔案管理意識，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，做好檔案收集和整理工作，積極對檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，全面提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使辦公室檔案能夠更好的服務(wù)于單位各項(xiàng)工作。

（二）建立完善的辦公室檔案管理機(jī)制

在辦公室檔案管理工作，需要加快構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理工作組織建設(shè)，并針對辦公室檔案管理工作的內(nèi)容來構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理人員崗位職責(zé)，并制定科學(xué)合理的考核和獎(jiǎng)罰制度，進(jìn)一步約束檔案管理人員的工作行為，促進(jìn)辦公室檔案管理工作質(zhì)量的提升。在當(dāng)前辦窗臺到檔案管理機(jī)制構(gòu)建過程中，還需要將信息化建設(shè)作為工作的切入點(diǎn)，重視資源、利用和安全等體系的建設(shè)，積極構(gòu)建辦公室檔案數(shù)字化管理平臺，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息的高效利用，更好的發(fā)揮出辦公室檔案管理工作的重要性。

（三）建立信息化辦公室檔案管理平臺

為了能夠提高辦公室檔案管理工作效率，則需要加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。由于辦公室檔案信息對于單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，通過對這些檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并積極建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對辦公室檔案信息的統(tǒng)一和集中管理。目前部分單位辦公室檔案管理工作還沒有實(shí)現(xiàn)完全的信息化，檔案管理工作存在半手工化的形式，并沒有實(shí)現(xiàn)辦公室軟件接口的統(tǒng)一性，這對于辦公室檔案管理工作帶來了較大的難度。信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)，這就要求辦公室軟件宜統(tǒng)一接口，即單位檔案管理系統(tǒng)宜統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，辦公室檔案管理系統(tǒng)與單位各個(gè)部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)有效的銜接，以此來實(shí)現(xiàn)資源的內(nèi)部共享，為辦公室檔案的高效開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件。

（四）建立檔案信息資源管理系統(tǒng)

在構(gòu)建辦公室檔案管理信息平臺過程中，檔案信息資源管理系統(tǒng)的建立是最為基礎(chǔ)的一個(gè)環(huán)節(jié)，利用該系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息的電子化存儲，提高檔案管理工作效率。同時(shí)借助于該系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效檢索，為檔案信息查找提供更多的便利。而且檔案信息的傳輸也不受時(shí)間和空間的制約，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效利用。因此需要加大投入力度，加快推進(jìn)辦公室檔案信息管理系統(tǒng)的建立，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（五）推進(jìn)電子化進(jìn)程，加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享

隨著當(dāng)前辦公自動(dòng)化普及應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效銜接，以此來推進(jìn)辦公室檔案電子化的發(fā)展進(jìn)程。同時(shí)辦公室檔案管理工作中，還需要重視紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效結(jié)合，全面提高辦公室檔案存檔和管理工作的質(zhì)量。特別是通過建立健全辦公室檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的自動(dòng)分類、整理和歸檔，加快推進(jìn)檔案信息共享的進(jìn)程，為辦公室檔案管理工作水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前辦公室檔案管理工作，需要重視先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，加快推進(jìn)辦公到檔案管理工作信息化發(fā)展的進(jìn)程，以此來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。而且作為辦公到檔案管理人員，也需要在實(shí)際工作中重視自身的檔案管理理念的更新，不斷的強(qiáng)化自身的專業(yè)技能，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。