評(píng)價(jià)人事檔案管理創(chuàng)新在人力資源開發(fā)中的作用

藺雪

（吉林省四平市糧食物資儲(chǔ)備局，吉林 四平 136000）

引言：人事檔案和人力資源管理兩者有著密切的關(guān)系。通過人事檔案在人力資源管理中能夠產(chǎn)生各種信息載體，而人力檔案內(nèi)容可作為人力資源管理的重要依據(jù)，如在人力管理中識(shí)別人才和選拔人才以及使用人才。人力資源管理和人力檔案管理兩者之間能夠起到相互促進(jìn)的作用，廣泛的應(yīng)用人力資源，促進(jìn)人事檔案日后更好的發(fā)展，而科學(xué)化管理人事檔案，進(jìn)一步推動(dòng)人力資源開發(fā)。

一、人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

從人力資源管理內(nèi)容角度上來看，人事檔案管理是最基本的內(nèi)容，也是人力資源部門對人事科學(xué)有效管理基礎(chǔ)。其中主要體現(xiàn)三個(gè)方面，首先，在人力資源管理過程中，科學(xué)化人事檔案能為此管理提供員工最基本的信息，為人力資源部門管理帶來了方便。然后，科學(xué)化人事管理對于人力資源來說起著重要的作用，因?yàn)槟軌驅(qū)T工合理分配，將員工的作用充分發(fā)揮出來，給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益。最后，科學(xué)化人事管理使人力資源管理有效性獲得提高，進(jìn)而也提高了企業(yè)人力資源管理水平。

二、人事檔案管理對人力資源開發(fā)促進(jìn)作用

（一）有利于將組織內(nèi)人力資源的效力充分發(fā)揮出來

從人事檔案的角度上來看，主要是對員工的個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)進(jìn)行全面記錄，根據(jù)人事檔案對員工的過去和現(xiàn)在能夠更好地了解，進(jìn)而將員工的發(fā)展?jié)摿︻A(yù)測出來，對人才及時(shí)發(fā)現(xiàn)，防止埋沒人才。人事檔案還能提供相應(yīng)的信息，促使各類人才發(fā)揮優(yōu)點(diǎn)、克服缺點(diǎn)，對待工作從實(shí)際出發(fā)，講求實(shí)效，將人才的效力充分發(fā)揮出來。

（二）促進(jìn)人力資源的合理配置

通過人事檔案對員工的基本信息有所了解，進(jìn)而在管理上，能夠?qū)嵤┛茖W(xué)化管理，結(jié)合各類人才的能力和特點(diǎn)，合理配置這些人才，做到因事而擇人，將人才配置的地方和崗位能夠發(fā)揮到最大的作用，人才的特長充分發(fā)揮出來，促使各部門之間和組織之間有序流動(dòng)，防止產(chǎn)生人才擠壓的現(xiàn)象，為企業(yè)的人力資源合理配置[2]。

（三）有利于科學(xué)化和規(guī)范化預(yù)測人力資源需求

組織內(nèi)部是影響人力資源需求的重要因素，通過有效的人事檔案將組織內(nèi)部人力資源狀況對組織發(fā)展要求是否適應(yīng)能夠分析出來，將人力資源計(jì)劃科學(xué)合理的制定起到重要的作用，如果沒有通過人事檔案管理，那么不能夠更好地預(yù)測人力資源的需求[3]。

三、人事檔案管理創(chuàng)新在人力資源開發(fā)中策略

從人事檔案管理角度上來看，對現(xiàn)代化管理要求必須要適應(yīng)，將管理職能不斷拓展，進(jìn)而使人事檔案管理工作對人力資源管理的新要求能夠更好地適應(yīng)，進(jìn)而也為人力資源的開發(fā)提供了重要的保障。

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

在當(dāng)今社會(huì)，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，以往傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能符合人力資源管理需求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才到管理部門工作時(shí)，要不定期對現(xiàn)有的人才進(jìn)行培訓(xùn)，使他們的素質(zhì)能夠全面提高，進(jìn)而對新形勢的要求更好地適應(yīng)；還有就是讓現(xiàn)有的人才正確端正自身思想，并讓他們的服務(wù)意識(shí)要有所增強(qiáng)，將以往被動(dòng)式服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)與部門溝通進(jìn)行合作，并提供有效的信息，為人力資源管理和高層決策進(jìn)行服務(wù)。從檔案管理人員角度上來看，要不定期對檔案法進(jìn)行宣傳，為全民普及檔案知識(shí)，將普及檔案知識(shí)的重任肩負(fù)起來，形成全民都對檔案關(guān)心的局面[1]。

（二）建立健全的人事檔案管理制度

在開展人事檔案管理活動(dòng)過程中，如果有的規(guī)章制度不適應(yīng)新形勢的，那么要不斷進(jìn)行改革，并將科學(xué)合理的人事檔案管理制度及時(shí)建立出來，進(jìn)而將制度化和規(guī)范化人事檔案管理工作體現(xiàn)出來。要及時(shí)整理所收集相關(guān)材料，并對材料的偽存真進(jìn)行鑒別，進(jìn)而為材料的真實(shí)性提供重要的保障[3]。在對材料歸檔過程中，要將材料準(zhǔn)確分類，并整齊裝訂；在對檔案傳遞時(shí)，根據(jù)按章辦理傳遞檔案，將檔案的安全性和可靠性體現(xiàn)出來；別人查閱檔案過程中，在服務(wù)上，要以熱情進(jìn)行服務(wù)，但是檔案的保密和安全這點(diǎn)一定要注意。對于檔案管理人員來說，要及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門，并對檔案新材料進(jìn)行更新和補(bǔ)充。以上這些，必須要有嚴(yán)格規(guī)章制度。

（三）加快科學(xué)化和現(xiàn)代化人事檔案工作進(jìn)程

在當(dāng)今社會(huì)，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案材料也變得越來越多，但在查找檔案過程中，如果仍采取傳統(tǒng)的管理模式，那么會(huì)給查找檔案帶來了不便，進(jìn)而有必要對人事檔案建立人力檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)。對此系統(tǒng)自身進(jìn)行分析，主要以員工人事信息為核心的一個(gè)信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，而且將微機(jī)終端和系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，能夠?qū)€(gè)人信息用微機(jī)進(jìn)行檢查。

結(jié)束語：總而言之，對于人力檔案管理來說，如果沒有進(jìn)行創(chuàng)新，那么會(huì)影響人力資源的開發(fā)，不利于企業(yè)日后更好地發(fā)展?；诖?，對人力檔案管理我們要不斷創(chuàng)新，并建立科學(xué)合理的人力檔案管理制度，使人力檔案管理工作科學(xué)化和制度化，有利于人力資源管理獲得提高，進(jìn)而也提高了人力資源檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)日后更好地發(fā)展。