試論高校低值易耗品的管理

任志宏

山西工商學(xué)院，山西 太原 030062

一、高校低值易耗品的管理范疇

高校低值易耗品管理主要分為三大類，后勤物品管理、實(shí)驗(yàn)室物品管理及行政辦公用品管理。其中后勤中存在的低值易耗品有管材、機(jī)器零部件、配套設(shè)施、清潔用具等；實(shí)驗(yàn)室低值易耗品包括實(shí)驗(yàn)中所需的各種低值儀器儀表、工具量具、玻璃器皿、元件、零配件等；行政辦公中的低值易耗品則以日常辦公文具、墨盒、紙張等辦公用品為主。

二、高校低值易耗品管理中的問題

（一）物品采購(gòu)預(yù)算統(tǒng)籌不到位

低值易耗產(chǎn)品的特點(diǎn)決定物品統(tǒng)一管理的難度大，且院系與部門之間在職能和內(nèi)容上存在著十分顯著的差異，低值易耗品的種類和需求也有所不同，無法同時(shí)滿足所有的需求，因此無法保證統(tǒng)一采購(gòu)和統(tǒng)一發(fā)放。故而使用單位需自行采購(gòu)，以滿足其需要。但很多單位并未對(duì)一般易耗品采購(gòu)做出科學(xué)完善的規(guī)劃，通常以活動(dòng)需求為基準(zhǔn)進(jìn)行采買，隨意確定購(gòu)買數(shù)量，而且也沒有制定科學(xué)有效的采購(gòu)計(jì)劃，需求預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃存在著十分明顯的不足，最終低值易耗品購(gòu)進(jìn)數(shù)量出現(xiàn)過剩或不足的問題，且采購(gòu)人員忽視了對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量的有效控制。

（二）采購(gòu)程序缺少公開性

在低值易耗品的采購(gòu)管理上，由于缺少準(zhǔn)確定位及界限劃分，再加上其自身存在較強(qiáng)的流動(dòng)性特征，使得管理工作極易受到諸多因素的限制，影響了管理效果。另外，在采購(gòu)過程中，因內(nèi)容較為繁雜，通常是將其與其他重要物資放在一起進(jìn)行采買的，并未設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)流程，采購(gòu)公開性也較低，很難做到高效控制，進(jìn)而影響到低值易耗品的管理效用，造成資金的浪費(fèi)。

（三）物品庫(kù)存量管理中核算有待完善

高等院校的低值易耗品通常需要經(jīng)學(xué)校資產(chǎn)管理部門登記備案，財(cái)務(wù)部門也應(yīng)做好賬面記錄核算工作，建立科學(xué)完備的登記核算體系。工作人員在采購(gòu)物品后，并未嚴(yán)格清查賬目，或僅簡(jiǎn)單記錄物品的概況，并未對(duì)其開展嚴(yán)格規(guī)范的賬、物一致盤查，后續(xù)計(jì)量工作無法順利開展，最終在保管的過程中出現(xiàn)了不同程度的損失和盈余問題，賬目與實(shí)際庫(kù)存明顯差異。

三、強(qiáng)化低值易耗品管理的對(duì)策

（一）建立健全的管理制度

高校只有健全低值易耗品管理制度，才能對(duì)管理流程及內(nèi)容實(shí)行嚴(yán)格規(guī)范，避免混亂情況的發(fā)生，降低高校財(cái)務(wù)損失。在管理制度制定中，應(yīng)做好工作劃分，對(duì)材料采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用及報(bào)廢等予以準(zhǔn)確等級(jí)，加強(qiáng)管理規(guī)范性，同時(shí)還要明確各管理?xiàng)l款內(nèi)容，要求管理人員嚴(yán)格按照條款開展管理工作，規(guī)范管理行為，降低管理隨意性，以強(qiáng)化低值易耗品管理的整體效果。

（二）合理規(guī)劃采購(gòu)流程

由于私立高校管理模式的不同，低值易耗品采購(gòu)的流程也會(huì)存在差異，通過對(duì)私立高校的研究，可將采購(gòu)流程劃分為以下兩種形式：一是招標(biāo)或查詢采購(gòu)。其是以政府采購(gòu)模式為參考依據(jù)，通過招標(biāo)方式了解采購(gòu)商品基礎(chǔ)信息，如報(bào)價(jià)、規(guī)格等，對(duì)比分析后選擇合適的供貨商，進(jìn)行低值易耗品的長(zhǎng)時(shí)間供應(yīng)。在招標(biāo)采購(gòu)中要求工作人員秉持公平、公正的基本原則，保證采購(gòu)質(zhì)量。二是報(bào)批采購(gòu)。該方式針對(duì)的是少量低值易耗品的采購(gòu)，只需相關(guān)部門根據(jù)所缺材料制定采購(gòu)清單，交由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門審批，審批通過后可私自采買。不過該方式下，很容易因?yàn)椴少?gòu)者的私利貪心而出現(xiàn)謊報(bào)價(jià)格的情況，高校需要加大監(jiān)管力度。

（三）落實(shí)精細(xì)化管理

該項(xiàng)管理要求將高校所需的低值易耗品實(shí)行細(xì)致劃分和歸類，按照固定資產(chǎn)管理方式對(duì)其予以科學(xué)化管控。并要求在物品領(lǐng)用上做好登記和記錄，定期檢查物品，確定其數(shù)量，以提升低值易耗品的管理效果，避免問題的產(chǎn)生。

（四）做好維修、報(bào)廢等管理工作

一是對(duì)低值易耗品實(shí)行定期檢查，加強(qiáng)物品使用合理性，對(duì)于存在破損較輕的物品要及時(shí)修補(bǔ)，確保其正常使用，降低資源和資金浪費(fèi)。另一方面在出現(xiàn)報(bào)廢或保修的低值易耗品后，應(yīng)分析和查明產(chǎn)生該現(xiàn)象的原因，及時(shí)追究相關(guān)人員責(zé)任，或進(jìn)行一定的折價(jià)賠償。同時(shí)對(duì)于報(bào)廢的低值易耗品要做詳細(xì)的登記，注明報(bào)廢原因及數(shù)量，避免出現(xiàn)不必要的損失。管理人員還需對(duì)上交的報(bào)廢、保修申請(qǐng)實(shí)行嚴(yán)格審查，注重內(nèi)容的合理性。

（五）定期清查

高校需制定定期清查規(guī)范，嚴(yán)格按照要求對(duì)低值易耗品的采購(gòu)和使用情況予以掌握，如果在清查中發(fā)現(xiàn)存在數(shù)量不符的情況，要及時(shí)核對(duì)，以免問題堆積帶來不良影響。一般情況下，低值易耗品的盤查每月進(jìn)行一次即可。另外，在盤查完成后，要制定明確的盤查文件，詳細(xì)記錄低值易耗品的使用情況，計(jì)算盈虧，為高校財(cái)務(wù)管理工作提供依據(jù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

低值易耗品種類較多，樣式繁雜，如果不能對(duì)其實(shí)施有效管理，很容易對(duì)高校材料管理帶來影響，造成較大的資金和資源浪費(fèi)。為此，應(yīng)加大對(duì)低值易耗品管理的重視力度，完善管理制度，規(guī)范管理流程，且劃分管理明細(xì)，以此提高整體管理水平，為高校各項(xiàng)工作的有序開展提供保障。