機關事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)設計與實現(xiàn)探析

陸 志

中共畢節(jié)市委黨校，貴州 畢節(jié) 551700

在當前的社會，由于信息技術的發(fā)展，人們對于機關事業(yè)單位的辦事效率有了非常高的要求，因此國家對于機關事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的建設非常的重視，近年來有許多的辦事項目都逐漸使用辦公自動化系統(tǒng)自主完成，所以對機關事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)進行探索研究和分析是十分必要的。

一、辦公自動化系統(tǒng)的概念

辦公自動化系統(tǒng)是利用先進的信息技術來實現(xiàn)傳統(tǒng)機關事業(yè)單位辦公流程，提高機關事業(yè)單位辦事效率的一種系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)各個相關單位辦公設備的連接，達到協(xié)同辦公的目的，減少信息傳遞的時間，提高辦事的效率，這對于減少人民群眾辦事過程中的奔波具有十分現(xiàn)實的意義，也能夠簡化審批流程，提高辦公效果。因此開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，對于機關和事業(yè)單位的正常工作的開展是有很大幫助的。在機關事業(yè)單位的正常工作中使用辦公自動化系統(tǒng)，對于促進機關事業(yè)單位的工作也具有非?，F(xiàn)實的意義，主要體現(xiàn)在以下三點：

（一）使用辦公自動化系統(tǒng)，可以加快信息的傳遞，利用辦公自動化系統(tǒng)可以實現(xiàn)信息的實時傳遞，這對于減少審批時間、加快審批進程、促進辦事效率有很大的幫助。

（二）使用辦公自動化系統(tǒng)可以使傳統(tǒng)的審批流程變得自動化，減少辦事人員的勞動強度，促進辦事效率的提升。

（三）使用辦公自動化軟件，可以改變以往辦事效率低下的問題，因為辦公自動化系統(tǒng)可以實現(xiàn)對辦事過程的全程監(jiān)控，對于超過規(guī)定時限的事項，系統(tǒng)會給予自動的提示，同時上級主管部門也可以實時監(jiān)控，這對于機關事業(yè)單位的工作有很強的促進作用。

（四）使用辦公自動化軟件可以大幅降低辦公成本，減輕機關事業(yè)單位在辦公方面的支出。

二、辦公自動化系統(tǒng)的設計和實現(xiàn)的特點

辦公自動化系統(tǒng)的設計和實現(xiàn)，必須要根據(jù)機關事業(yè)單位的需求為導向進行研發(fā)，要認真分析機關事業(yè)單位的辦事流程，然后根據(jù)流程進行科學的設計。只有這樣才能保證辦公系統(tǒng)的科學性和合理性，在辦公自動化系統(tǒng)投入運營之后要不斷的優(yōu)化相關的流程，要根據(jù)實際操作中存在的問題，對辦公系統(tǒng)進行改進，這樣才能滿足機關事業(yè)單位的辦公要求。在辦公自動化系統(tǒng)運行的過程中，要注意對用戶權限的設置，要根據(jù)不同用戶的職權，對他們的權限進行分配，只有這樣才能提高他們的辦事效率。在辦公自動化系統(tǒng)設計和實現(xiàn)的過程中，一定要注意互動交流模塊的設計，要保證辦公自動化系統(tǒng)中有互動交流的模塊，這樣可以促進辦公人員的交流及時，發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問題，只有這樣，才能使辦公自動化系統(tǒng)的運行更加平穩(wěn)，辦事效率得到提升，從而促進機關事業(yè)單位全面工作的開展。要將辦公自動化系統(tǒng)與先進的網(wǎng)絡技術相結合，達到隨時隨地都能輕松的實現(xiàn)辦公的目的，這樣就能大幅提高機關事業(yè)單位的辦事效率。

三、在辦公自動化系統(tǒng)設計上應該注意的問題

首先，辦公自動化系統(tǒng)由于結合了網(wǎng)絡技術，因此對于增強辦公系統(tǒng)使用人員的交流是很有幫助的，在辦公自動化系統(tǒng)設計的過程中，必須要根據(jù)機關事業(yè)單位的實際需求對辦公自動化系統(tǒng)進行改進。在辦公自動化系統(tǒng)的設計過程中，一定要注意辦公數(shù)據(jù)的傳輸，要保證辦公數(shù)據(jù)的傳輸效率，只有這樣才能促進機關事業(yè)單位的辦事效率。在設備的選擇上一定要做好調研，保證設備運行的平穩(wěn)性，只有做好了這項工作，才能設計出符合機關事業(yè)單位辦公需求的系統(tǒng)，促進機關事業(yè)單位辦公自動化的效果的提升。將辦公自動化系統(tǒng)與先進的網(wǎng)絡技術相結合，可以充分利用網(wǎng)絡的便捷性，增強機關事業(yè)單位辦事的審批效率，在自動化系統(tǒng)設計上必須要和網(wǎng)絡技術相結合，要充分利用先進的網(wǎng)絡技術，為機關事業(yè)單位的決策提供充足的決策依據(jù)，這樣才能使開發(fā)出來的辦公自動化系統(tǒng)更加符合機關事業(yè)單位的需求。

其次，機關事業(yè)單位的辦公有非常詳細的辦公流程，因此在進行辦公自動化系統(tǒng)的設計過程中，一定要結合機關事業(yè)單位工作的現(xiàn)狀，對辦公系統(tǒng)進行設置。一定要滿足機關事業(yè)單位的特殊要求，要為機關事業(yè)單位每個部門都設置不同的辦公模塊，這樣才有利于促進機關事業(yè)單位的工作，也只有這樣才能使辦公自動化系統(tǒng)更加符合機關事業(yè)單位的發(fā)展實際。在辦公自動化系統(tǒng)的設計過程中還要注意辦公自動化系統(tǒng)的安全性和保密性。要通過公告系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)為系統(tǒng)使用者提供完善的信息，促進機關事業(yè)單位工作效率的不斷提升。

四、結束語

辦公自動化系統(tǒng)由于能夠幫助機關事業(yè)單位更加高效的處理繁重的行政審批任務，提高辦事效率，減輕人民群眾的奔波負擔，因此得到了社會各界的高度重視，所以必須要對辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)進行深入的研究，從機關事業(yè)單位的實際出發(fā)進行設計，這樣才能保證辦公自動化系統(tǒng)在使用過程中能夠很好的促進機關事業(yè)單位正常工作的開展。