高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作高效化的探討與創(chuàng)新
——以A學(xué)院為例

王麗敏

遼寧大學(xué)亞澳商學(xué)院，遼寧 沈陽 110036

一、高等院校信息公開存在的問題

2010年，《高等學(xué)校信息公開辦法》的施行標(biāo)志著高校信息公開制度的正式確立。2014年，教育部頒布《高等學(xué)校信息公開事項(xiàng)清單》使高校信息公開得到進(jìn)一步規(guī)范化。在《高等學(xué)校信息公開辦法》公開以來，各院校根據(jù)自身實(shí)際情況都在對(duì)信息公開工作進(jìn)行有益探索，網(wǎng)站都實(shí)現(xiàn)了信息公開的基本職能，但仍存在諸多問題亟待解決。

筆者將L大學(xué)A學(xué)院的網(wǎng)站與遼寧省其他院校網(wǎng)站進(jìn)行對(duì)比發(fā)現(xiàn)，A學(xué)院和部分其他學(xué)院的網(wǎng)站存在一些共性問題。一是沒有設(shè)置專門的信息公開專欄。所公開的信息散落在“通知通告”、“學(xué)院要聞”、“教學(xué)管理”、“學(xué)生工作”等專欄中。二是信息公開內(nèi)容不全面。雖然部分院校按照《高等學(xué)校信息公開事項(xiàng)清單》進(jìn)行信息公開，但公開內(nèi)容不全面，不能滿足師生及社會(huì)公眾的需求，如招生錄取情況、辦事指南等。三是信息公開時(shí)效滯后。部分院校信息更新緩慢，甚至長(zhǎng)時(shí)間不更新，網(wǎng)站信息與最新實(shí)況不符，使師生和社會(huì)公眾獲取信息不準(zhǔn)確。四是部分專欄虛設(shè)或重復(fù)設(shè)置。部分信息專欄點(diǎn)進(jìn)去后，并無任何信息，使需要者無法獲取相關(guān)信息。五是網(wǎng)站沒有信息檢索功能。想要獲取信息，只能憑借個(gè)人直覺和經(jīng)驗(yàn)去某專欄搜尋，如大海撈針，降低了大眾對(duì)該院校的好感。六是沒有咨詢互動(dòng)專欄。由于網(wǎng)站信息不全面，社會(huì)公眾和學(xué)生家長(zhǎng)無處查詢所需信息時(shí)，只能給學(xué)院辦公室打電話咨詢，辦公室工人員有時(shí)就同一問題解答多次，降低工作效率。

二、檔案信息管理方面存在的問題

檔案信息管理是高校教學(xué)管理在工作的重心之一，關(guān)系著定期教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、相關(guān)數(shù)據(jù)年報(bào)等各項(xiàng)工作。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大和教學(xué)改革的深入，高校管理工作不斷下放至二級(jí)學(xué)院。而由于種種原因，二級(jí)院校的管理工作存在諸多問題。

筆者就A學(xué)院和其他院校進(jìn)行對(duì)比發(fā)現(xiàn)，部分二級(jí)學(xué)院對(duì)檔案信息管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致檔案信息管理不規(guī)范、不全面，部分檔案丟失等。由于一些院系受人員編制影響，教學(xué)秘書身兼多職。教學(xué)秘書不是檔案管理科班出身，對(duì)檔案管理不夠規(guī)范。再加上日常教學(xué)管理任務(wù)繁重，并無足夠時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、分類等工作。部分獨(dú)立學(xué)院的一些教學(xué)管理制度并無正規(guī)公文可以查詢，工作時(shí)只是口口相傳，在崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，新上崗人員在相關(guān)程序上只是按照其他工作人員告知的慣例處理。在科研檔案信息方面，部分教師專心教學(xué)，對(duì)檔案管理并不重視，甚至有些教師對(duì)檔案歸檔持抵觸的態(tài)度，導(dǎo)致信息收集不及時(shí)、不全面、不準(zhǔn)確。在數(shù)據(jù)信息電子留檔方面，部分學(xué)院對(duì)于一些檔案只重視紙質(zhì)版留檔，并未進(jìn)行電子數(shù)據(jù)錄入，進(jìn)行數(shù)據(jù)表格留檔。由于檔案信息歸檔不規(guī)范、電子數(shù)據(jù)未留存，在年報(bào)匯總或者評(píng)估時(shí)，工作量加大，不能及時(shí)、全面的將數(shù)據(jù)上報(bào)。

三、優(yōu)化教學(xué)管理的幾點(diǎn)建議

（一）各高校對(duì)二級(jí)學(xué)院的信息公開相關(guān)工作要加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督。部分二級(jí)學(xué)院將重點(diǎn)放在了教學(xué)和科研工作上，對(duì)信息公開工作重視程度不夠。首先，各高校應(yīng)建立激勵(lì)機(jī)制，積極指導(dǎo)二級(jí)學(xué)院制定信息公開目錄和指南，增強(qiáng)二級(jí)學(xué)院信息公開的主動(dòng)性，提高二級(jí)學(xué)院信息公開的效率。其次，各二級(jí)學(xué)院應(yīng)擴(kuò)大信息公開范圍。二級(jí)學(xué)院應(yīng)針對(duì)不同群體的訴求，將相關(guān)的信息盡量公開在網(wǎng)站上，如評(píng)選要求、評(píng)選結(jié)果及招生錄取信息等。此外，按照信息化公開方式，應(yīng)建立信息公開專欄，根據(jù)不同的信息需求，將公開信息細(xì)化分類。最后，網(wǎng)站設(shè)計(jì)增加關(guān)鍵詞搜索功能和溝通交流專欄，提高使用者信息搜尋的效率。這不僅能提高師生及公眾對(duì)學(xué)院網(wǎng)站的使用頻率，提高教學(xué)管理工作的質(zhì)量和效率，也會(huì)提高師生及社會(huì)公眾對(duì)高校的認(rèn)可和好感度。

（二）各院校應(yīng)提高檔案信息管理工作的重視。除了安排專職的檔案管理人員外，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。明確各管理工作的崗位職責(zé)，使檔案信息歸檔全面、無遺漏。加強(qiáng)規(guī)章管理制度等紙質(zhì)版和電子版公文的留檔，分享到學(xué)院公共平臺(tái)上，使教師對(duì)規(guī)章制度熟知，使教學(xué)管理有章可循。提高師生對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)定期提供需要?dú)w檔的檔案信息。建立完善的檔案管理制度，使數(shù)據(jù)查詢填報(bào)工作有規(guī)可循。另外，在高度信息化的今天，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)存檔以外，也要重視電子數(shù)據(jù)信息表格留檔，在年度信息匯總或評(píng)估時(shí)，數(shù)據(jù)上報(bào)將更及時(shí)、更準(zhǔn)確、更全面。

在大數(shù)據(jù)的背景下，教育部門和社會(huì)公眾對(duì)信息的收集匯總和查詢的方式有所改變。各院校的教學(xué)管理工作也隨之面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。院校網(wǎng)站信息公開和檔案資料高效化管理對(duì)實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理工作更加科學(xué)化、便利化起到促進(jìn)作用，可以大大提高教學(xué)管理工作的效率，更及時(shí)、更有效、更全面的滿足相關(guān)部門和社會(huì)公眾對(duì)院校的信息需要和收集。