高校人事檔案信息化管理漫談

王永紅 辛克盛

（青島大學(xué)，山東 青島 266071）

人事檔案是在人事管理活動(dòng)當(dāng)中所產(chǎn)生的，因其所附有的社會(huì)屬性決定了它的重要價(jià)值，它是我國(guó)人事管理制度的一個(gè)重要的組成部分。在高等院校的人事管理工作當(dāng)中，人事檔案是全體教職工身份的重要憑證，是學(xué)校開展各種人事管理工作的重要依據(jù)和參考，所以人事檔案管理工作在高等院校的管理工作當(dāng)中發(fā)揮了重要的作用，隨著高等院校事業(yè)單位及人事制度的不斷改革，對(duì)人事檔案的管理也提出了更高的要求，所以人事檔案信息化管理工作亟待解決。

一、高校人事檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)不斷滲透到傳統(tǒng)檔案的管理當(dāng)中，檔案管理的工作人員也面臨著新的挑戰(zhàn)，他們不再像以前那樣在庫(kù)房進(jìn)行整理查閱和利用，而是可以依托現(xiàn)代化的信息技術(shù)，先進(jìn)行原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、查找定位，再進(jìn)行目的利用。人事檔案的管理最終還是要轉(zhuǎn)向信息化，達(dá)到信息資源的分類和分度共享。當(dāng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查詢和利用不能滿足信息時(shí)代進(jìn)步的要求時(shí)，人事檔案的信息化管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生，實(shí)現(xiàn)了檔案信息脫離載體的解放，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理并保存，通過電腦網(wǎng)絡(luò)提供查詢。

二、高校人事檔案信息化的促進(jìn)作用

（一）不斷提高干部人事檔案工作水平

新形勢(shì)下，要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，構(gòu)建適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的、有利于檔案管理部門和其他工作部門的共贏的人事檔案的信息化管理，不斷提高人事檔案的管理工作水平，使之更加高效、便捷和安全。

（二）提高人力資源管理的水平

人力資源管理工作在高校工作當(dāng)中發(fā)揮了重要作用，直接決定學(xué)校的發(fā)展程度，加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，能夠有效地提高對(duì)全校教職員工管理和服務(wù)的水平，為該項(xiàng)工作提供依據(jù)和支撐資料。

（三）提高人事管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性

對(duì)高校人事檔案進(jìn)行信息化和科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的紙質(zhì)化和信息化相結(jié)合，確保每一份檔案能夠全面客觀的反映每一位干部和教師員工的信息，便于組織部門、人事部門等進(jìn)行查詢利用。在信息化管理的過程當(dāng)中，可以對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，挖掘出檔案資料的一些相關(guān)聯(lián)系，為學(xué)校的教學(xué)育人、干部使用提供數(shù)據(jù)支撐，確保了檔案管理和提供利用的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

三、高校人事檔案信息化的具體措施

（一）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下對(duì)人事檔案信息化的挖掘和利用，構(gòu)建檔案信息化框架。如今在大數(shù)據(jù)日益發(fā)達(dá)的今天，數(shù)據(jù)的信息量日益增多，檔案對(duì)于數(shù)據(jù)信息的處理量也不斷增多，所以要對(duì)所收集的檔案信息進(jìn)行挖掘和利用，構(gòu)建檔案信息化的框架。對(duì)于這些人事檔案信息的管理和人事檔案信息的開發(fā)和利用，都要建立起合理的框架才行，只有這樣才能夠?qū)n案的信息化進(jìn)行有效的整合，挖掘更多可利用的資源，來促進(jìn)人事檔案的管理和利用。

（二）要對(duì)檔案信息化建設(shè)做好評(píng)估和研究。要對(duì)人事檔案的信息采集流程進(jìn)行相關(guān)的研究，通過計(jì)算機(jī)合理有效的分類篩選有用的信息數(shù)據(jù)，在做好這些信息數(shù)據(jù)采集的同時(shí)，展開有效的分析和評(píng)估，最終形成人事檔案信息化建設(shè)的可行性方案。

（三）通過多種渠道實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的挖掘和利用，首先學(xué)習(xí)先進(jìn)高校在該項(xiàng)工作的先進(jìn)成果和方法，在學(xué)習(xí)的同時(shí)根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況予以積極的論證和采納，也可以在信息技術(shù)中找到很多實(shí)用的工具來挖掘人事檔案的信息化管理的方法，還可以利用相關(guān)的平臺(tái)機(jī)構(gòu)，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化整合，運(yùn)用適合學(xué)校實(shí)際情況的成熟的檔案管理軟件。

（四）要提高檔案管理人員的信息化管理水平，提高他們的相關(guān)素質(zhì)，配備上高水平的基礎(chǔ)設(shè)備，創(chuàng)造良好的工作管理環(huán)境，全方位打造人事檔案的信息化管理水平，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的高效率高水平。

四、確保高校人事檔案信息化的安全性

（一）提高人事檔案管理人員的安全意識(shí)，首先對(duì)管理人員要加強(qiáng)思想政治教育和法律法規(guī)教育，提高他們自身的職業(yè)道德和思想品德，通過不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的法律規(guī)定，強(qiáng)化對(duì)檔案管理保密性的法律意識(shí)，提高對(duì)檔案管理安全性的意識(shí)，熟悉掌握相關(guān)的信息化管理技術(shù)。最終實(shí)現(xiàn)人為管理和信息化管理的有機(jī)結(jié)合和完美統(tǒng)一。在原始數(shù)據(jù)進(jìn)行采集的過程當(dāng)中嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真鑒別，查漏補(bǔ)缺。在管理的過程當(dāng)中要注意跟蹤，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)化管理。在查詢過程當(dāng)中要注意加強(qiáng)監(jiān)管，明確紀(jì)律，嚴(yán)格查閱權(quán)限，按照制度和規(guī)定科學(xué)管理。

（二）做好人事檔案信息化的安全保密工作，人事檔案具有高度的機(jī)密性，各級(jí)單位都必須采取有效的安全措施加以防范和保護(hù)。應(yīng)該建立健全管理制度，以確保信息的安全性，從開始的錄入處理到分析存儲(chǔ)的各個(gè)環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)安全性的措施。同時(shí)還要在技術(shù)層面上加以安全性的保護(hù)，特別是對(duì)檔案查閱權(quán)限等方面進(jìn)行分析和認(rèn)證，要確保訪問人的身份和等級(jí)與所具備的訪問權(quán)限相一致。同時(shí)要在計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)方面做好預(yù)警和監(jiān)測(cè)，確保檔案資料的安全性原始性和真實(shí)性，防止黑客的侵入，不斷地提高信息化的安全管理技術(shù)。