針對(duì)新時(shí)期檔案管理工作思路的探究

郭宇寧

（河北灤平高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì)，河北 灤平 068250）

重視檔案管理系統(tǒng)的安排與實(shí)現(xiàn)研究，有利于保持其良好的檔案管理效果，全面提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理中信息資源的高效利用。因此，需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要，對(duì)其管理系統(tǒng)的安排與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行深入分析，完善該系統(tǒng)所需的安排方案，從而為可持續(xù)發(fā)展提供可靠保障。

一、實(shí)踐中檔案管理系統(tǒng)的安排研究

（一）系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)安排

在檔案管理系統(tǒng)安排過(guò)程中，安排人員應(yīng)結(jié)合該系統(tǒng)的功能特性及檔案管理工作的實(shí)際需要，落實(shí)好系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)安排工作。具體表現(xiàn)為：（1）加強(qiáng)模塊化分析方法使用，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能模塊安排。該系統(tǒng)實(shí)踐應(yīng)用中所包含的功能模塊為：用戶管理模塊、機(jī)構(gòu)管理模塊、檔案庫(kù)及檔案管理模塊、借閱管理模塊等。安排中在明確這些功能模塊的基礎(chǔ)上，安排人員應(yīng)注重系統(tǒng)參數(shù)表設(shè)置，像文件類目表、檔案種類表等；（2）結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中不同功能模塊的實(shí)際作用，在其軟件結(jié)構(gòu)安排中需要在有效的安排方法支持下，確保系統(tǒng)功能模塊設(shè)置合理性，并對(duì)軟件結(jié)構(gòu)安排效果進(jìn)行綜合評(píng)估，以便滿足檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際需要。

（二）系統(tǒng)所需的順序圖設(shè)置

為了提高檔案管理人員的工作效率，保持其良好的管理水平，應(yīng)注重系統(tǒng)所需的順序圖設(shè)置。具體表現(xiàn)為：（1）檔案管理系統(tǒng)工作人員及相關(guān)人員登錄過(guò)程中，為了確保他們能夠順利登錄，并有個(gè)人的ID 及密碼，則需要根據(jù)實(shí)際情況，注重檔案管理系統(tǒng)中的登錄系統(tǒng)順序圖設(shè)置；系統(tǒng)運(yùn)行中為了達(dá)到添加用戶的目的，則需要設(shè)置添加用戶順序圖；（2）檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中對(duì)用戶進(jìn)行修改或刪除時(shí)，應(yīng)設(shè)置好相應(yīng)的修改及刪除用戶順序圖，確保系統(tǒng)實(shí)踐應(yīng)用中能夠處于穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)。

（三）系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)安排

在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中，為了達(dá)到數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及調(diào)用的目的，則需要重視系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)安排。具體表現(xiàn)為：（1）通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)各組成部分功能特性的深入分析，應(yīng)明確其中的用戶、檔案庫(kù)、機(jī)構(gòu)等要素的屬性、包含內(nèi)容等，從而為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)概念結(jié)構(gòu)安排提供相應(yīng)的參考依據(jù)，得到所需的安排方案；（2）通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)中用戶信息表、檔案信息表、系統(tǒng)日志信息表等不同數(shù)據(jù)庫(kù)表的定義分析，在確定各表關(guān)系模式的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)表的合理設(shè)置；（3）為了降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行中的問(wèn)題發(fā)生率，也應(yīng)在需求分析的基礎(chǔ)上，開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)完整性安排工作，確保最終安排得到的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)踐應(yīng)用中能夠達(dá)到檔案管理系統(tǒng)要求，并為檔案管理信息的高效處理及管理工作計(jì)劃的深入推進(jìn)提供相應(yīng)的支持。

二、實(shí)踐中檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)研究

（一）確定系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

當(dāng)檔案管理系統(tǒng)安排工作完成后，為了提升其潛在的應(yīng)用價(jià)值，需要在該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中確定其總體結(jié)構(gòu)。具體表現(xiàn)為：（1）通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的深入探討，在信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共同支持下，在計(jì)算機(jī)三維空間中繪制出系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖，從而為其后續(xù)工作開(kāi)展提供科學(xué)指導(dǎo)。

（二）實(shí)踐中的登錄窗口安排

在檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)研究中，為了確保用戶與系統(tǒng)之間能夠進(jìn)行交互，則需要安排人員對(duì)系統(tǒng)登錄窗口進(jìn)行安排。具體表現(xiàn)為：（1）在計(jì)算機(jī)三維空間中，通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中用戶實(shí)現(xiàn)基本功能流程圖的繪制，完善檔案管理功能，進(jìn)而為系統(tǒng)登錄窗口安排提供必要的參考信息；（2）結(jié)合用戶訪問(wèn)權(quán)限管理要求，在安排理念與方法的支持下，確定檔案管理系統(tǒng)所需的登錄窗口，確保其安排合理性。

（三）實(shí)踐中的驗(yàn)證模塊

為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的高效利用，保持其良好的運(yùn)行效果，則需要在系統(tǒng)登錄窗口安排工作完成的基礎(chǔ)上，設(shè)置好該系統(tǒng)所需的驗(yàn)證模塊。具體表現(xiàn)為：（1）結(jié)合檔案管理工作的具體情況，繪制出檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中的驗(yàn)證流程圖，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)登錄人員的身份驗(yàn)證，使得系統(tǒng)安全性能夠得到可靠保障，優(yōu)化其管理功能；（2）在檔案管理系統(tǒng)驗(yàn)證流程圖的基礎(chǔ)上，設(shè)置相應(yīng)的代碼，使得該系統(tǒng)運(yùn)行中的驗(yàn)證思想得以體現(xiàn)，為檔案管理系統(tǒng)的高效利用提供參考信息。

（四）系統(tǒng)的WEB 著錄操作界面

檔案管理系統(tǒng)中可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程著錄操作，同時(shí)還可以整理和移交檔案，操作之前，系統(tǒng)管理員會(huì)先進(jìn)行賬戶的設(shè)置操作，每個(gè)立卷歸檔的部門都會(huì)被管理員事先指定一個(gè)單獨(dú)的賬戶，通過(guò)該賬戶，用戶可以將需要立卷的文件進(jìn)行歸檔，并將其著錄在文件服務(wù)器上，這一過(guò)程中，需要網(wǎng)絡(luò)的支持。因此，需要注重WEB 著錄操作界面設(shè)置。其設(shè)置過(guò)程中應(yīng)從全宗著錄、檔案文件著錄等方面入手，確保該操作界面設(shè)置有效性。

（五）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中其它要點(diǎn)

在檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)研究中，除過(guò)以上所述的內(nèi)容，也需要明確該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中的其它要點(diǎn)。這些要點(diǎn)包括：（1）為了滿足文字類、圖片類等不同類型檔案的管理要求，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中的公共文件上傳安排，并設(shè)置好相應(yīng)的塊，確保系統(tǒng)應(yīng)用中的各類檔案文件能夠及時(shí)地長(zhǎng)傳到檔案管理系統(tǒng)中；（2）在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中，結(jié)合文件打印的實(shí)際要求，也需要落實(shí)好通用打印控件安排工作，提升檔案管理系統(tǒng)的潛在應(yīng)用價(jià)值。

綜上所述，結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)變化及檔案管理的實(shí)際需要，落實(shí)好其檔案管理系統(tǒng)的安排與實(shí)現(xiàn)研究工作，具有需要的現(xiàn)實(shí)參考意義：有利于提升檔案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未來(lái)發(fā)展中相關(guān)人員應(yīng)給予其所需的檔案管理系統(tǒng)安排與實(shí)現(xiàn)更多的關(guān)注，且在安排人員豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)的安排理念及方法等要素的支持下，確保檔案管理系統(tǒng)實(shí)踐應(yīng)用效果良好性。