探索如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案的管理制度

王宏宇

（內(nèi)蒙古興安盟科右前旗政協(xié)辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟 137423）

事業(yè)單位檔案不僅數(shù)量較多，其種類也十分繁雜，如果采取傳統(tǒng)管理方式對其開展管理工作，不僅會影響整體使用效率，同時也不符合時代需求?；诖耍簿托枰聵I(yè)單位相關(guān)人員能夠?qū)n案管理工作進行一定優(yōu)化，改變傳統(tǒng)工作思路及模式，結(jié)合目前事業(yè)單位檔案管理情況，對管理制度進行優(yōu)化和完善，通過融入現(xiàn)代技術(shù)，促使管理效率得到進一步提升。

一、事業(yè)單位檔案的管理制度現(xiàn)狀

就目前事業(yè)單位檔案管理工作的開展情況而言，其問題主要出現(xiàn)在三個方面：其一，部分事業(yè)單位對檔案管理工作的重視度不夠，導致財力、物力以及人力的投入不足，最終影響到檔案管理工作的順利開展；其二，很多事業(yè)單位的檔案管理體系和制度不夠完善，導致檔案管理工作的開展過于隨意，不具備規(guī)范性，從而導致部分檔案不夠完善，失去存檔價值；其三，相關(guān)工作人員的綜合能力、信息意識不夠，無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的開展需求。

二、事業(yè)單位檔案的管理制度優(yōu)化措施

（一）增強事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度

要想對事業(yè)單位檔案的管理制度進行優(yōu)化，首先需要增強檔案管理工作的重視程度，也就需要提升相關(guān)領(lǐng)導的關(guān)注度，轉(zhuǎn)變其對檔案管理工作的傳統(tǒng)認知，能夠真正地明白事業(yè)單位檔案管理工作對現(xiàn)代化建設(shè)的意識，以及其對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，進而促使其將檔案管理工作提升到重要工作日程中，為更好地開展事業(yè)檔案管理工作打造一個良好的氛圍，增強財力、物力以及人力的投入，從而為優(yōu)化事業(yè)單位檔案的管理制度提供保障。

另外，相關(guān)工作人員也需要不斷提升自身的工作意識以及工作積極性，要具備一定的民族責任感，能夠?qū)n案管理工作進行認真處理，從而確保檔案的完整性、及時性以及全面性，保證事業(yè)單位檔案管理工作能夠順利開展[1]。

（二）對事業(yè)單位檔案管理制度進行不斷完善

在新形勢下，想要確保事業(yè)單位檔案管理制度能夠得到有效優(yōu)化，還需要對事業(yè)單位檔案管理制度進行不斷完善，并對檔案管理流程進行規(guī)范，只有這樣才能夠確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠高效運行。另外，在完善管理制度的過程中，需要相關(guān)管理人員能夠結(jié)合事業(yè)單位自身情況，根據(jù)自身的發(fā)展方向及管理內(nèi)容等因素，對檔案管理制度進行科學制定。具體完善措施如下：

其一，事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建具有現(xiàn)代信息特性的檔案管理制度，比如采用OA 系統(tǒng)等，以此對檔案數(shù)據(jù)庫進行完善，確保檔案信息能夠得到及時更新和完善。

其二，要對檔案管理的流程進行有效優(yōu)化，也就需要相關(guān)工作人員能夠?qū)n案的收集、匯入等管理內(nèi)容進行全面整合，對各個環(huán)節(jié)進行明確規(guī)范，并制定相應(yīng)的管理制度。比如，檔案管理人員不可以對原檔案進行自行更改；在對檔案進行借閱時，需要由相關(guān)管理人員進行審核，在簽字后方可提取。

其三，事業(yè)單位還需要建立檔案管理監(jiān)督機制，制定相應(yīng)的監(jiān)督制度，從而確保相關(guān)工作人員所開展的工作內(nèi)容，以及所進行的工作流程被全面監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題，需要對其進行及時指出，并進行相應(yīng)出來，以此提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體效率[2]。

（三）將信息化建設(shè)與事業(yè)單位檔案管理進行結(jié)合

為了確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠滿足現(xiàn)代社會需求，還需要將信息化建設(shè)與事業(yè)單位檔案管理進行結(jié)合，具體表現(xiàn)在以下三方面：

其一，需要對事業(yè)單位檔案管理相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)進行提升，不僅需要相關(guān)工作人員具備扎實的理論知識以及實踐能力，同時還需要其具有良好的道德品質(zhì)，能夠確保檔案的及時性、準確性以及完整性。因此，也就需要相關(guān)單位能夠定期組織工作人員進行培訓，確保工作人員能夠與時俱進。

其二，需要對事業(yè)單位檔案管理相關(guān)工作人員的信息化意識進行提升，要求相關(guān)工作人員熟練掌握現(xiàn)代技術(shù)，并將其運用到實際工作中，能夠?qū)τ嬎銠C等網(wǎng)絡(luò)資源進行充分利用，打破固有工作理念和方式，不斷提升檔案的全面性、真實性。另外，相關(guān)工作人員還需要對現(xiàn)存檔案資料進行充分利用，要不但提升自身的信息化意識，促使自身的工作思想能夠滿足社會發(fā)展需求，制定符合單位發(fā)展的高效管理策略。

其三，需要對事業(yè)單位檔案管理的信息化制度體系進行完善，從而確保檔案管理工作能夠在信息化背景下有秩序、有規(guī)律地進行；其次，通過完善信息化制度體系，也能夠為相關(guān)人員更好地開展事業(yè)單位檔案管理工作提供相應(yīng)依據(jù)，確保事業(yè)單位檔案管理工作有法可依，一旦出現(xiàn)問題能夠找到相應(yīng)負責人員[3]。

結(jié)束語

在新形勢背景下，事業(yè)單位想要更好地進行創(chuàng)新和改革，必然要對自身的檔案管理工作進行優(yōu)化，從而為實現(xiàn)自身創(chuàng)新和改革提供保障，推動自身在新形勢下快速發(fā)展?；诖?，也就需要對事業(yè)單位檔案的管理制度進行優(yōu)化，根據(jù)目前檔案管理工作的開展現(xiàn)狀，制定相應(yīng)的優(yōu)化措施，從而確保事業(yè)單位檔案管理制度能夠與時代要求相符。