合理進行固定資產(chǎn)檔案管理增加資產(chǎn)利用率

劉慧君

（湖南省株洲市中心醫(yī)院，湖南 株洲 412211）

檔案管理就是對其檔案工作的管理，是醫(yī)院的相關檔案管理部門對其檔案信息的利用和管理，對于在這其中的固定資產(chǎn)則是醫(yī)院發(fā)展中較為重要的資源，也是醫(yī)院非常重要的財務組成，能夠為醫(yī)院的革新和更新設備提供相應幫助。所以，對其固定資源的合理管理，就能夠讓其檔案的價值得到充分發(fā)揮，更好地提高其資源利用率，達到理想的固定資產(chǎn)管理價值。

一、固定資產(chǎn)檔案管理所存在的問題

一些醫(yī)院在對其固定資產(chǎn)檔案管理過程中，依然還是采取手工管理的方法，也就是對其設備名稱、規(guī)格、使用時間等等相應信息進行記錄和分類管理，那么如果需要對其核查，其工作量較多，而且還無法保證最終工作效率[1]。針對傳統(tǒng)管理方法所存在的問題，對其固定資產(chǎn)檔案管理信息化、規(guī)劃化就已經(jīng)成為當前檔案管理非常重要的內容，也是需要積極改變的內容。在對設備固定資產(chǎn)檔案管理過程中，存在缺少購買設備的收據(jù)，設備的使用記錄等等，這些都是因為管理人員缺少管理，沒有認識到自身責任所造成。這樣就使得一些檔案的管理利用價值不高，出現(xiàn)較多對醫(yī)院并沒有意義的檔案文件，使得檔案部門的工作內容增多。此外，一些醫(yī)院也沒有積極對固定資產(chǎn)的歸檔進行管理，甚至都沒有將檔案工作列入到醫(yī)院日常管理中，進而就導致其檔案管理無法有效的取得相應效果。

二、合理進行固定資產(chǎn)檔案管理增加資產(chǎn)利用率的策略

（一）合理建檔

想要對其規(guī)定資產(chǎn)檔案進行合理管理，那么就應該能夠合理利用相應的管理系統(tǒng)。每一個醫(yī)院的管理系統(tǒng)各不相同，在引進新型管理模式過程中，應該能夠對其檔案進行編號，這樣通過查找編號的方法就能夠找到相應設備，不僅能夠提升其工作效率，還能夠合理的運用計算機儲存空間，進而來對其固定資產(chǎn)檔案進行管理。固定資產(chǎn)檔案內容較為復雜，在對其整理過程中，也應該根據(jù)檔案的特點和具體內容來進行分類，在保證不會破壞其特點的基礎上，來讓其形成完整的檔案信息[2]。可以對固定資產(chǎn)檔案進行分卷管理，按照題目、目錄等等來進行建檔，這樣也更加方便日后對檔案進行有效管理，能夠讓檔案具有獨立且互有聯(lián)系的特點，對其固定資產(chǎn)檔案管理進行有效控制。

（二）加強對固定資產(chǎn)檔案的管理

在對其固定資產(chǎn)設備進行檔案管理過程中，應該能夠從購買和制造等方面進行，對于設備的安裝、使用、維修等等環(huán)節(jié)都進行記錄，并且在這其中需要注意：第一，在設備購買時，需要開箱驗證，在這其中要有專門的管理人員來對其進行檢查，針對其設備的文件和信息進行記錄，這樣才能夠讓其檔案信息更加完整。而對于一些較為貴重的設備，應該采取影像記錄的方法，以便于后續(xù)的檢查。第二，在分類入檔過程中，應該保留檔案自身的特點，按照設備的整體資料來對其進行整理，比如將設備的使用說明、發(fā)票等等都放入到同一檔案組中[3]。第三，應該積極對其設備進行管理，讓其設備的使用情況和檔案信息能夠有效貼合，并對其進行實時更新。對于固定資產(chǎn)投資檔案的管理，應該收集有關于這方面的所有內容，將其歸入到固定資產(chǎn)的檔案中，在這其中包括可行性報告、招投標公告等等。

（三）建立完整的管理制度

首先，應該根據(jù)醫(yī)院自身的實際情況，來為其制定相應的管理方法和實施內容，明確檔案管理相關的工作流程和職責，進而保證檔案的管理和建設工作能夠共同發(fā)展。其次，根據(jù)固定資產(chǎn)的具體情況來為其制定檔案管理工作，將其責任落實到實處，明確其歸檔的內容，以及在這過程中工作的工作人員職責。最后，根據(jù)歸檔的具體方法來對每一個項目進行歸檔，明確每一個項目的規(guī)模，積極和相關部門進行溝通，為其建立完整、全面的檔案范圍，保證其檔案的完成，為醫(yī)院的發(fā)展提供相應幫助。在建立管理制度時，醫(yī)院應該能夠明確其管理內容，要和固定資產(chǎn)的檔案相一致，為固定資產(chǎn)檔案管理提供明確的管理標準，這樣才能夠更好地提升檔案管理效率，提高資產(chǎn)利用率，更好的發(fā)揮固定資產(chǎn)的價值。

結語

總而言之，醫(yī)院的固定資產(chǎn)檔案管理內容較多，其涉及到的范圍較廣，這樣就使得固定資產(chǎn)檔案管理存在系統(tǒng)性、復雜性的特點，其檔管理是能夠有效提升醫(yī)院資源利用率的重要方法，能夠幫助醫(yī)院實現(xiàn)技術革新和資產(chǎn)有效利用。所以，醫(yī)院對于這一方面就應該加以重視，積極地做好對固定資產(chǎn)的檔案管理工作，相關部門應該加以配合，提高檔案管理人員的工作積極性，讓固定資產(chǎn)檔案管理工作能夠順利進行，為醫(yī)院的發(fā)展提供更好的幫助。