談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理

楊春玲

吉林省工業(yè)和信息化廳機(jī)關(guān)服務(wù)中心，吉林 長春 130000

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理的關(guān)系

檔案管理工作的流程十分復(fù)雜，其由檔案信息搜集、整理、歸類、存儲(chǔ)、分析、提取和應(yīng)用這幾部分構(gòu)成。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，檔案信息化和數(shù)字化十分普遍，極大地方便了檔案管理，但依然有諸多檔案并未實(shí)現(xiàn)信息化的存儲(chǔ)及利用。如今在檔案信息管理中，依然采用傳統(tǒng)的管理方式。大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域，若將其融入到檔案管理中，則我國的檔案管理工作將得到很大的改善，檔案管理的速度顯著加快，極大地促進(jìn)了檔案管理的信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息建設(shè)的科學(xué)性和有效性，從而為檔案管理工作提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。從上可以看出，大數(shù)據(jù)與管理工作的發(fā)展息息相關(guān)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的措施

（一）創(chuàng)設(shè)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)

搭設(shè)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)是實(shí)行新型檔案管理模式的重要前提。日常工作中，工作人員應(yīng)高度重視準(zhǔn)備工作，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。目前，我國學(xué)校辦學(xué)規(guī)模明顯拓展，學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量較以往明顯增多。如依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，則一方面需要占用大量空間資源，另一方面也增加了管理人員的工作量，檔案查找工作效率較低。而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足。如創(chuàng)建信息平臺(tái)，豐富資源共享渠道，可有效提高檔案管理的綜合水平?；蛘咭部苫诖髷?shù)據(jù)技術(shù)管理紙質(zhì)檔案，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件，充分挖掘有價(jià)值的檔案信息。

（二）基于云技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案共享管理

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，云技術(shù)也逐漸應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)的諸多領(lǐng)域，且在長期的發(fā)展和應(yīng)用中從青澀逐漸走向成熟，人們對(duì)云技術(shù)的關(guān)注度和認(rèn)可度也顯著提高。電子計(jì)算機(jī)和智能手機(jī)是云技術(shù)的重要終端設(shè)備和物理接口，這使得智能終端也得以廣泛應(yīng)用。在檔案管理信息化發(fā)展中，檔案管理部門需在日常工作中合理應(yīng)用云技術(shù)，改進(jìn)檔案管理的質(zhì)量。

例如，在檔案信息管理中，可以云技術(shù)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資料的大范圍和全方位共享，之后對(duì)檔案信息采取云管理模式，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)的水平。在檔案管理階段，當(dāng)應(yīng)用云技術(shù)時(shí)，要求工作人員高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全。也就是說，檔案管理人員及單位其他部門崗位的工作人員必須在日常工作中增強(qiáng)信息安全意識(shí)和理念，使用云技術(shù)時(shí)采取多種有效的措施，加強(qiáng)檔案信息資料的完整性及安全性。創(chuàng)建檔案信息共享平臺(tái)時(shí)，檔案部門要嚴(yán)格按照規(guī)范要求做好各項(xiàng)工作，且注重各部門間的協(xié)作和溝通，從而促進(jìn)檔案共享工作的有效開展，擴(kuò)大檔案信息共享的范圍，為檔案數(shù)據(jù)的信息化管理提供良好的環(huán)境及條件。

（三）保障數(shù)字檔案信息安全

首先，為有效維護(hù)數(shù)字檔案信息的安全性，管理人員應(yīng)在檔案信息管理中合理應(yīng)用保密技術(shù)，加密數(shù)據(jù)檔案，同時(shí)合理設(shè)置權(quán)限，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性，防止不法人員侵入系統(tǒng)。其次，在管理工作中可采用證書數(shù)字簽名技術(shù)加固檔案文件簽名，規(guī)避檔案泄露問題。同樣重要的是，還需結(jié)合實(shí)際設(shè)立防火墻，防火墻可有效避免檔案管理系統(tǒng)遭受黑客的侵襲，從而提高系統(tǒng)的安全性。最后，電子檔案監(jiān)控技術(shù)也是不可忽視的技術(shù)手段，該技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，切實(shí)保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性、完整性和可靠性。

（四）完善檔案管理人員的綜合素質(zhì)

信息化的檔案管理離不開專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的支持。為此，檔案管理人員一方面要增強(qiáng)自身的專業(yè)能力，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，另一方面也應(yīng)熟練掌握信息技術(shù)，合理應(yīng)用信息技術(shù)完成檔案管理任務(wù)。為此，單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，根據(jù)檔案信息化管理的工作方式和工作要求，提高培訓(xùn)的全面性和針對(duì)性。引導(dǎo)檔案管理人員全身心地投入到檔案管理工作當(dāng)中，從而加強(qiáng)人員檔案管理的能力。培訓(xùn)中，還要為其普及法律知識(shí)，增強(qiáng)管理人員的法律意識(shí)，優(yōu)化管理人員的法律素養(yǎng)，引導(dǎo)檔案管理人員采取更加有效的手段完成檔案管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量。

不僅如此，檔案管理人員還需跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，自主學(xué)習(xí)最新的管理理念和管理技能，熟練地應(yīng)用信息技術(shù)，可以采用慕課和微課等多種方式學(xué)習(xí)最為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從而豐富自身檔案管理知識(shí)，推動(dòng)管理工作的順利開展。

三、結(jié)束語

檔案管理工作中，檔案信息資源日益呈現(xiàn)海量的特征。為改進(jìn)檔案信息管理的質(zhì)量，務(wù)必利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)建全新的檔案管理模式，應(yīng)用信息化檔案管理模式，增強(qiáng)檔案管理人員的工作能力，在檔案信息共享的基礎(chǔ)上開展檔案管理工作，以此優(yōu)化檔案管理，推動(dòng)后續(xù)工作的順利開展。