人力資源和社會保障局檔案管理有效措施探討

（圍場滿族蒙古族自治縣人力資源和社會保障局，河北 承德 068450）

人力資源和社會保障局收集大量的人才資源，為處在社會當(dāng)中的個人及社會提供相應(yīng)的就業(yè)與培訓(xùn)工作，提供一站式的社會保障服務(wù)，為推動社會的發(fā)展有重要的作用。檔案管理關(guān)系著人力資源和社會保障局組織效力，關(guān)系到人才資源是否能夠得到優(yōu)質(zhì)的分配。因此，檔案管理應(yīng)該嚴(yán)格的進(jìn)行規(guī)定，建立檔案管理制度，保障就業(yè)、培訓(xùn)、補(bǔ)貼的檔案等分類、整理、保存和統(tǒng)計以及儲存等工作，據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的要求對檔案進(jìn)行檢查整理和保管的任務(wù)，提升檔案管理水平。

一、人力資源和社會保障局中檔案管理工作進(jìn)行的意義

我國經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)發(fā)展，要想實現(xiàn)兩個一百年目標(biāo)以及經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展，最重要的就是對人力資源需求和分配進(jìn)行把控，達(dá)到人力資源的需求量和供應(yīng)量的平衡。人力資源需求和供應(yīng)的平衡，最重要的就是要發(fā)揮好人力資源和社會保障局檔案管理工作的重要性，通過檔案管理的合理管理為人才資源提供相關(guān)重要的社會保障服務(wù)，幫助人才解決心理和實際的困境以高昂的熱情投身到工作中。人社局檔案管理實際的管理工作會出現(xiàn)一段時期有大量的檔案資料需要進(jìn)行管理，同時每份檔案資料當(dāng)中的價值不可估量，這就需要對每一份檔案資料進(jìn)行整理保存和分檔為后續(xù)的工作開展做基礎(chǔ)，關(guān)于就業(yè)和創(chuàng)業(yè)不同的資料應(yīng)該進(jìn)行分類和整理，避免檔案資源發(fā)生混搭或者是遺失的狀況。人事局當(dāng)中的檔案資料是對人才各個階段的重要記錄，關(guān)乎人才將來的發(fā)展，所以檔案管理工作是非常重要且必要的。

二、人力資源和社會保障局的管理工作的現(xiàn)狀

首先，檔案管理工作本身不夠重視。對人力資源和社會保障局檔案管理工作綜合分析發(fā)現(xiàn)，檔案管理意識和重視程度不夠，是當(dāng)前人社局檔案管理工作最重要的核心問題在人社局實際的檔案管理工作當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為各項業(yè)務(wù)的處理是工作的中心，對檔案管理的工作并沒有提起重視，整個的答案管理體系并不夠完善，有的資料資源出現(xiàn)了混亂的狀態(tài)，對于人社局未來的發(fā)展存在著巨大的隱患。檔案管理工作重視度不夠，導(dǎo)致就業(yè)和培訓(xùn)的檔案以及補(bǔ)貼的檔案的整理分類和保存存在許多漏洞，并沒有對檔案進(jìn)行及時的檢查和保管。其次，檔案管理所有的工作人員素養(yǎng)不足。檔案管理是一門學(xué)問，需要專業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行管理。工作人員的專業(yè)度與職業(yè)操守直接影響著當(dāng)管理工作的結(jié)果。對于人社局來說，專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊是至關(guān)重要的，但許多管理人員都是沒有接受過檔案管理的培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對于檔案管理的專業(yè)性認(rèn)識不夠，對于檔案的收集、分類和管理各方面的知識也不足，直接影響著檔案管理工作的結(jié)果。再次，檔案管理制度不完善，人社局是擁有人力社會保障服務(wù)體系的，擁有不計其數(shù)的人才資源，接收大量的檔案資料，通過健全的檔案管理制度體系，保證檔案資料的安全性。但就當(dāng)下來說制度淪為形式，對于檔案管理各種行為沒有進(jìn)行強(qiáng)制性的約束，無法保證檔案管理的合理性，缺少相應(yīng)的獎懲機(jī)制，達(dá)不到對管理的重視，引發(fā)一系列檔案管理連帶問題。最后，檔案管理運用現(xiàn)代化信息技術(shù)水平不高。檔案管理雖融入了信息化技術(shù)，但是整個檔案管理體系還沒有達(dá)到精準(zhǔn)化的程度，對于現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用程度不足，依然采用傳統(tǒng)的方式，不能提高檔案管理的效率，檔案管理的工作人員并沒有進(jìn)跟上時代的潮流，對檔案管理工作進(jìn)行技術(shù)化和信息化。

三、人力資源和社會保障局的管理的有效措施

首先，提高對檔案管理工作本身的重視。從上級領(lǐng)導(dǎo)開始對下級領(lǐng)導(dǎo)深入貫徹檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的針對性和有效性，在檔案管理工作中加強(qiáng)更多的管理技巧，為檔案工作提供重要保障，同時人社局要做好的管理，各方面的開支和預(yù)算，保證足夠的資金支撐，選擇專業(yè)化導(dǎo)彈管理工作人員，采用先進(jìn)化、效率高的管理信息化技術(shù)設(shè)備保障提高檔案管理水平。其次，建立專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊。人社局檔案管理系統(tǒng)中最重要的就是擁有一支檔案管理團(tuán)隊，這個團(tuán)隊當(dāng)中每一個人都具有一定程度的檔案管理技巧不僅擁有專業(yè)的知識，而且對檔案管理信息化技術(shù)能夠熟練的運用，提高檔案管理的效率。在整個檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，對管理工作人員應(yīng)該定期培訓(xùn)，保證工作人員對檔案的收集、整理、檢查、歸類和保存等進(jìn)行完善，保證工作人員的專業(yè)性。同時應(yīng)該定期進(jìn)行專業(yè)檔案管理考核，對檔案管理工作人員檔案管理工作的能力進(jìn)行檢驗，保證所有上崗的人員都有能力管理好檔案，提高當(dāng)前檔案管理的效率。再次，要建立完善的檔案管理制度。對于以前的制度當(dāng)中所存在的不足進(jìn)行完善，增加當(dāng)前制度到管理檔案有效措施的針對性，將檔案管理工作責(zé)任到人，對于檔案管理工作出現(xiàn)的失誤給予懲罰，而表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員則應(yīng)給予獎勵，樹立檔案管理先鋒，保障各個制度能夠全面的落實，增加管理工作人員積極性和主動性以及對檔案管理工作的責(zé)任心。最后，要建立具有信息化技術(shù)的檔案管理平臺。人社局建立信息化的平臺能夠提高檔案各分類整理和保存的效率，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級和管理，增強(qiáng)整個平臺的穩(wěn)定性和可操作性。整個人社局的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置專門的密碼增強(qiáng)對資源保護(hù)的力度，安裝一系列的防火墻，防止不明路徑來盜取資源信息。

四、結(jié)語

人力資源和社會保障局管理的理念、隊伍以及方式方法都存在著一系列的問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，無法保證工作的正常開展。因此，應(yīng)該充分發(fā)揮人社局的重要作用，加強(qiáng)對管理工作的重視程度，建立專業(yè)性的管理團(tuán)隊，實現(xiàn)檔案資源信息化，通過嚴(yán)格的管理制度，保障檔案管理有效進(jìn)行。