新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

段芳

（內(nèi)蒙古烏蘭察布市卓資縣民政局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012300）

隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展水平不斷提高，新時期事業(yè)單位發(fā)展也面臨新的市場挑戰(zhàn)形勢。在激烈的市場競爭環(huán)境下加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新，有助于全面推動檔案信息資源的有效轉(zhuǎn)化，進(jìn)而不斷夯實事業(yè)單位改革發(fā)展基礎(chǔ)，提高科學(xué)化管理水平。目前事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作方面習(xí)慣于經(jīng)驗管理，創(chuàng)新性不足，檔案信息資源開發(fā)利用深度不夠，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的穩(wěn)定有序發(fā)展。加強(qiáng)新時期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新對策探究具有重要的社會意義和現(xiàn)實價值。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）信息化管理水平較低，設(shè)備不齊全

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，越來越多的新型產(chǎn)品被研發(fā)出來。事業(yè)單位檔案管理，傳統(tǒng)的實體管理方式已逐漸被信息化管理方式取代。隨著檔案管理系統(tǒng)中檔案數(shù)量的不斷增加，掃描儀、微縮儀成為檔案管理工作當(dāng)中的必須品。但從目前形勢看，很多事業(yè)單位的設(shè)備不齊全。這導(dǎo)致信息化檔案管理水平不高。同時，事業(yè)單位檔案室在建設(shè)的過程中也有很多不符合要求的情況發(fā)生，比如：易燃易爆的物品隨意擺放、檔案室的封閉性不夠好等。以上這些問題影響了事業(yè)單位長遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展。

（二）檔案管理機(jī)制不夠完善，規(guī)范性有待提高

受到多方面因素的影響，事業(yè)單位對辦公室檔案管理工作重視程度不夠，沒有將其作為一項重要的基礎(chǔ)工作來進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和調(diào)度安排。檔案管理相關(guān)的制度也不夠完善，僅僅是按照上級的要求來進(jìn)行檔案信息的采集和整理，沒有從規(guī)范性的角度全面加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，相關(guān)的制度不夠完善，管理體系需要健全，以此才能保證檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。此外，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作需要加強(qiáng)系統(tǒng)規(guī)劃，針對性完善相關(guān)的資金保障機(jī)制，切實保證檔案建設(shè)工作扎實有序開展，設(shè)置專項資金來進(jìn)行統(tǒng)籌管理，更好地推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

（三）管理效率偏低

由于長期手動整理各類檔案，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)度緩慢，難以高效率完成歸檔、分類、整理等工作，進(jìn)而很難在規(guī)定的時間內(nèi)高效率分類各種檔案，且在整理檔案和歸納的過程中需耗費人力，這為檔案管理人員帶來工作壓力，而且，檔案管理工作量繁重，如果長時間耗費人力管理和整理諸多的檔案，必然會增加檔案管理難度，還會出現(xiàn)檔案分類不明確的情況，進(jìn)而難以快速找到所需的檔案和文件，說明檔案管理方式有待創(chuàng)新。

二、新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

（一）打造數(shù)據(jù)中心，加強(qiáng)動態(tài)監(jiān)控

當(dāng)前迅速整合分散的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)有效的共享與利用已成為“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理中的重要內(nèi)容。而數(shù)據(jù)中心的籌建，不僅是解決以往檔案存儲和共享問題的主要途徑，還是檔案管理過程中，信息化建設(shè)的中心。與此同時，進(jìn)行科學(xué)性的頂層設(shè)計工作，及時總結(jié)現(xiàn)階段檔案管理信息化的建設(shè)，能夠全面總結(jié)相關(guān)數(shù)據(jù)的特點，以及根據(jù)實際情況總結(jié)相應(yīng)的管理經(jīng)驗，并且根據(jù)確定的數(shù)據(jù)模塊布局與內(nèi)在的邏輯信息，建立一套完整的保證系統(tǒng)。通過數(shù)據(jù)中心的動態(tài)監(jiān)控，保證能夠整體覆蓋全部單位的結(jié)構(gòu)，這樣，不但可以確保工作效率，還能減少不必要的成本，給人們的工作帶來有力的保障。

（二）做好充分的安全防范工作，避免出現(xiàn)信息泄露等問題

目前，由于互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，信息泄露事件屢見不鮮。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，做好檔案管理的安全防范工作至關(guān)重要。事業(yè)單位要充分意識到檔案管理安全的重要性。在對檔案進(jìn)行存放時，要確保檔案室門窗緊閉；應(yīng)派安保人員在檔案室門口進(jìn)行看守，防止其他人員的闖入。檔案管理人員要提高安全意識，做好相應(yīng)的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，應(yīng)不定期地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，教會他們?nèi)绾伪苊馕ｋU的發(fā)生。同時，事業(yè)單位應(yīng)制定相關(guān)的安全管理制度，對于出現(xiàn)違規(guī)操作的人員要給予一定的處罰。為了更好地落實檔案管理安全防范工作，事業(yè)單位可以從以下幾個方面入手：首先，要對檔案管理系統(tǒng)的訪問進(jìn)行設(shè)置，這是檔案管理安全防范工作最有效的方式之一，能夠有效地避免一些不法分子的闖入，從而提高信息化檔案管理的安全性；其次，添加防火墻技術(shù)，防護(hù)墻能夠在想要保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)之間產(chǎn)生“屏障”，從而避免其他網(wǎng)絡(luò)對于要保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的訪問。事業(yè)單位可以利用防火墻技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置，從而控制其他網(wǎng)站的訪問；最后是病毒防護(hù)措施，病毒能夠?qū)n案管理系統(tǒng)進(jìn)行破壞，從而使檔案管理系統(tǒng)的操作受到限制，因此，安裝病毒保護(hù)軟件非常重要。

（三）創(chuàng)新檔案管理制度

①將檔案管理工作分為幾部分，由不同級別的管理人員，指定完成相應(yīng)的工作內(nèi)容，也就是說按照劃分的工作量，完成檔案管理工作，以此確保檔案管理人員的工作量均等，并做到各司其職，以免因不公平的分工而影響管理人員工作情緒。②落實責(zé)任制，將工作職責(zé)細(xì)致劃分到每位管理人員的身上，有效增強(qiáng)管理人員對待本職工作的責(zé)任感。③落實獎懲機(jī)制、考核機(jī)制，定期考核管理人員的同時，對于違反管理規(guī)定的管理者予以嚴(yán)厲處罰，起到警示的作用，能使管理人員認(rèn)真做好檔案管理工作。④要求檔案管理部門的所有工作人員相互監(jiān)督、管理、相互合作、互幫互助，有利于增強(qiáng)檔案管理人員之間的凝聚力，進(jìn)而做好檔案管理工作，說明創(chuàng)新檔案管理制度的重要性。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，是一個系統(tǒng)建設(shè)的過程，其中會出現(xiàn)很多問題。因此，針對這些問題，事業(yè)單位要有針對性地提出解決對策，這樣才能推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，才能保障事業(yè)單位能夠健康穩(wěn)定發(fā)展。